Notulen bestuursvergadering 3 september 2012

Notulen bestuursvergadering Fronteers, 3 september 2012 gehouden in de Zilveren Toren in Amsterdam. Aanwezig: Arjan Eising, Krijn Hoetmer, Matijs Brinkhuis (via Skype), Peter-Paul Koch, Sander van Lambalgen en Tom Greuter.

Notulen vorige bestuursvergadering.

Commissies

Commissie Congres (voorzitter Peter Beverloo)

Het Congres is bijna in kannen en kruiken, maar niet alles verliep even vlekkeloos in de voorbereiding. De sessieteksten zijn laat bekend geworden (nodig voor het congresboekje), de laatste sprekers zijn pas laat bevestigd.
Het bestuur vraagt de congrescommissie om een blauwdruk (draaiboek) op te leveren van de organisatie van het congres, zodat in theorie een volledig nieuwe commissie het congres zou kunnen organiseren.

Commissie Diplomering (inactief)

Voormalig commissievoorzitter Wilfred Nas wil op de ALV een motie indienen om de commissie Diplomering op te heffen. Wilfred zal hierover een blogpost schrijven.

Commissie Online community (voorzitter Krijn Hoetmer)

De discussies op het forum lopen aardig, maar mogen nog wat meer aangezwengeld worden.

Commissie Onderwijs (inactief)

Niels Sijm is - zoals hij al eerder aangekondigd had - opgestapt als voorzitter en de commissie leidt sindsdien een slapend bestaan. Het nieuwe bestuur moet met een visie op de onderwijscie. komen.

Commissie Marketing (voorzitter Hidde de Vries)

De commissie verricht ondersteunende taken voor het congres. Verder denkt de commissie na over de vraag marketinggeld aan sponsoring uit te geven, bijvoorbeeld ter ondersteuning van kleinschalige meetups (de cie. kan daar zelf naar op zoek gaan of het aanbieden als iemand Fronteers om hulp vraagt).
Later deze maand komen een paar mensen bij elkaar om te kijken op welke manier we fronteers.nl een opfrisbeurt kunnen geven.

Commissie Webrichtlijnen (voorzitter Peter-Paul Koch)

Namens Fronteers heeft Janita Top zitting in de normcommissie van Drempelvrij. Momenteel is de commissie bezig met een nieuwe evaluatiemethode voor het toetsen op Webrichtlijnen 2 (WR2) en met de beschrijving van de technieken voor WR2. Wanneer de evaluatiemethode getest en goed bevonden is door de inpectie-instellingen, dan kan het waarmerk ook verleend worden voor WR2 (nu alleen nog voor WR1).

Commissie Cursussen (voorzitter Matijs Brinkhuis)

Behalve in de zomermaanden lopen de cursussen goed. Nu Matijs naar Engeland verhuisd is, hebben Arjan Eising en Hidde de Vries de praktische zaken (zoals het brengen van de beamer naar de cursuslocatie) op zich genomen. De overige taken blijven bij Matijs.

Vaste agendapunten

Ledenadministratie (Krijn)

Momenteel heeft Fronteers 477 leden. Het factureren gaat stukken beter nu niet-betalende leden (na 1 herinnering) direct uitgeschreven worden. Vorig jaar heeft Fronteers ongeveer 10% van de bestaande leden verloren. De aanwas van nieuwe leden is echter groter.

Financiën (Krijn)

De kascommissie kan de boeken controleren. Krijn zal hen hiervoor benaderen.

Vacaturebank (Krijn)

De vacaturebank loopt prima. Het factureren loopt alleen een jaar achter. Matijs en Krijn pakken dit nu gezamenlijk op.

Bijeenkomsten (Arjan)

Er vinden steeds meer bijeenkomsten plaats, vaak twee per maand. Tot en met het einde van dit jaar zitten we al vol.

ALV (Tom)

De ALV willen we eind november houden. Na kritiek van vorig jaar willen we eerder met een (uitgebreidere) agenda komen.

Nieuwsbrief (Sander)

Voor de ALV wil Sander de nieuwsbrief versturen.

Wat verder ter tafel komt

De lustrumcommissie

Een deel van de plannen heeft de lustrumcie. kunnen verwezenlijken:

• hackaton (de opkomst viel tegen)
• de bijeenkomst bij Lost Boys

Het uitgeven van een boek en de organisatie van een barcamp zijn niet doorgegaan.

Creative Commons licentie voor website

Op de ALV is verzocht de website en andere "content" die door de vereniging wordt geproduceerd onder zo vrij-mogelijk licenties beschikbaar te maken, zodat de vereniging indien nodig geforked kan worden.

Het merendeel van het bestuur heeft niet de behoefte zich hier een gedetailleerde mening over te vormen. Daarom is het voorstel van de ALV effectief volledig overgenomen. Alle inhoud op de website die door het bestuur van de vereniging is gepubliceerd (de meeste blogposts en inhoudelijke pagina's) zullen een CC0 licentie krijgen (effectief "public domain"). Overige inhoudelijke blogposts zijn grotendeels geïnventariseerd waarbij de schrijvers voor het merendeel toestemming geven voor CC BY-NC-SA. (Dit moet nog in detail worden nagelopen; de default voor bestaande blogposts door derden zal (c) blijven.) Schrijvers van alle toekomstige blogposts krijgen de optie voor CC0 danwel CC BY-NC-SA, maar geen (c). Congresvideo's zijn al CC BY-NC-SA (met toestemming van de sprekers), en dit zal ook gelden voor de transcripts. Vacatures blijven (c) van het bedrijf dat ze plaatst.

De website zal moeten worden aangepast om deze licentie informatie per pagina eenduidig beschikbaar te maken. Krijn geeft aan dat dit een relatief eenvoudige aanpassing zal zijn.

Bestuursvergaderingen

Het bestuur vindt dat we op regelmatigere basis bij elkaar moeten komen. Momenteel blijven te veel taken liggen. We hebben voorlopig de ambitie om elke twee maanden de koppen bij elkaar te steken.

Vertrek PPK

• Peter-Paul Koch heeft aangekondigd bij de komende ALV zichzelf niet langer kandidaat te stellen voor het bestuur van Fronteers. Dit betekent dat het bestuur op zoek zal moeten naar een nieuwe voorzitter. Dit is een taak voor het nieuwe bestuur dat in november aantreedt.
• PPK zag al langer geen grote rol voor zichzelf weggelegd in het bestuur. Mogelijk wil hij wel betrokken blijven bij de congrescommissie. Dit zal de evaluatie van het congres 2012 uitwijzen.
• Het bestuur bereikt geen eensgezindheid over de vraag of we het bestuur willen indikken naar 5 man of dat we vers bloed willen verwelkomen. We zullen in elk geval een blogpost schrijven dat kandidaatbestuursleden zich tot een maand voor de ALV mogen aanmelden.

Rol bestuur

We constateren dat het bestuur de afgelopen jaren vooral uitvoerend is bezig geweest. Idealiter neemt het bestuur een meer ondersteunende/sturende rol op zich. Een belangrijke taak hierbij is het borgen van de kennis en ervaring van de vereniging, zoals de organisatie van het congres.
Het nieuwe bestuur zal met een nieuwe visie op de vereniging moeten komen en na moeten denken over de rol van Fronteers in de komende 5 jaar. Vragen die aan de orde kunnen komen zijn "hoe willen we buitenlandse front-enders ondersteunen die een op Fronteers gelijkende vereniging willen opzetten?" of "hoe borgen we de kennis van de vereniging?"

Penningmeester

Krijn heeft al eerder aangegeven dat hij af wil zijn rol als penningmeester. Voorlopig deelt hij deze taak met Matijs. Voor de ALV moet een visie op de financiën van Fronteers opgesteld worden.
We onderscheiden drie taken:

1. Visie op financiën: dit is een taak van het volledige bestuur.
2. Facturen e.d.: Krijn + Matijs
3. Presentatie op de ALV: Matijs.

De volgende bestuursvergadering is op dinsdag 23 oktober om 18.00. Locatie TBA.