Vorig jaar tijdens de ALV merkte de ALV op dat het bestuur geen duidelijke en eenduidige visie op de financiën van de vereniging had, en dan specifiek op het gebied van de aan te houden reserve. We hebben toen de opdracht gekregen deze visie te ontwikkelen. Ter voorbereiding op de ALV van volgende week willen we in deze blogpost graag meer duidelijkheid verschaffen over de financiële situatie van de vereniging, en hoe het bestuur nu over dit onderwerp denkt.
De vereniging heeft veel inkomsten. De grootste activiteit van de vereniging (het congres) wordt scherp gebudgetteerd (mogelijk gemaakt door een buffer aan overgedragen winst van vorige jaren), maar maakt toch ieder jaar winst (een klein percentage, maar een fors bedrag in absolute getallen). De een-na-grootste activiteit (cursussen) leidt licht verlies doordat voornamelijk leden deelnemen (voor wie de kosten deels gesponsord worden), maar blijft binnen budget. Verder maakt de vereniging kosten waar niet direct inkomsten tegenover staan (website, commissies, administratie, bijeenkomsten, sponsoring). Deze kosten zijn echter een relatief klein percentage van de inkomsten van de vereniging waar niet direct kosten tegenover staan (lidmaatschapsgeld, vacaturebank). Dit betekent dat de vereniging elk jaar winst maakt. (Over 2011: €8.500 euro voor het congres, en €8.900 voor de rest van de vereniging. Over 2012 verwachten we vergelijkbare getallen.)
Aan de kant van de inkomsten heeft de ALV meerdere keren een signaal afgegeven dat de hoogte van het lidmaatschapsgeld niet naar beneden aangepast dient te worden, aangezien het blijk geeft van enige "commitment" van de leden, en een drempel creëert die aangeeft dat een lid professioneel bezig is met front-end ontwikkeling. (We willen graag op de komende ALV controleren of dit nog steeds de houding van de ALV is, maar verwachten van wel.) Dit doel zou theoretisch op andere manieren kunnen worden afgevangen, maar het bestuur is hier op dit moment geen voorstander van, voornamelijk wegens de hieraan gekoppelde administratieve lasten, en de inflexibiliteit van dergelijke regels. Het bestuur is ook geen voorstander van lagere kosten voor de vacaturebank, wederom omdat deze kosten een drempel opwerpen voor bedrijven (alleen serieuze vacatures), waarmee de kwaliteit van de vacatures hoog blijft, en de administratieve lasten beperkt blijven.
Aan de kant van de kosten hebben we nieuwe activiteiten ontplooid (o.a. een hackday, sponsoring van leden om andere congressen bij te wonen, en binnenkort een buitenlandse spreker die voor een cursus wordt ingevlogen), welke een gematigd succes lijken te zijn, maar deze extra kosten blijven nauwelijks de extra inkomsten door aanwas van leden voor. Het bestuur zal expliciet nieuwe initiatieven van leden financieel blijven ondersteunen, en de leden blijven aanmoedigen om met dergelijke nieuwe initiatieven te komen. We hebben als bestuur een nieuwe richting ingeslagen waarbij we zelf minder operationeel bezig zijn, en meer van onze energie stoppen in het ondersteunen van een steeds grotere groep actieve vrijwilligers. We hopen hiermee deze vrijwilligers te kunnen helpen om meer activiteiten te ontplooien. Desondanks verwachten we niet op korte termijn te zien dat onze kosten sterker zullen stijgen dan onze inkomsten. (Wel zien we dat de "winst" per lid, zowel inclusief als exclusief congreswinst, de afgelopen jaren sterk is gedaald, en over 2011 op ~€22 per lid lag. (Excl. congreswinst.))
Op dit moment stoppen we de volledige "winst" die we elk jaar maken in de algemene reserve. Aan het begin van het jaar was deze reserve uitgegroeid tot €75.000, waarvan €20.000-€25.000 buffer is voor het congres. (Dit willen we op de balans in een aparte post gaan opnemen.) Vraag hierbij is hoe groot deze reserve "zou moeten zijn", voordat deze kan worden beschouwd als onrealistisch groot en de vereniging moet besluiten wat dan te doen met verdere inkomsten.
Om deze vraag te beantwoorden moet gekeken worden naar het doel van de reserve. Dit is in onze optiek tweeledig: 1) Het garanderen van de continuïteit van de vereniging door ons de mogelijkheid te geven onverwachte tegenvallers op te vangen, en 2) De vereniging de mogelijkheid te geven in te springen op onverwachte maar voor de doelstellingen van de vereniging zeer belangrijke gebeurtenissen. Waarschijnlijk verdienen deze twee doelen ieder een eigen reserve, zodat het dienen van het ene doel het andere niet in gevaar brengt.
Ten opzichte van 1) zijn er geen direct te vinden standaarden voor de aan te houden hoogte van de reserve waarmee continuïteit kan worden gegarandeerd. Zoekacties naar jaarrekeningen van verenigingen en andere documentatie hierover laten zien dat verenigingen die een continuïteitsreserve aanhouden, trachten deze een grootte te geven die valt tussen de 3 en 24 maanden aan uitgaven.
In het bestuur heeft enige discussie plaatsgevonden over hoe "arbitrair" deze grootte is, en dat de grootte van deze reserve door het ontplooien van meer activiteiten (dan wel door het afsluiten van lopende activiteiten) aan sterke fluctuaties onderhevig zou kunnen zijn. Desondanks moet worden vastgesteld dat de reserve enige relatie dient te hebben ten opzichte van de grootte van de vereniging en de door haar ontplooide activiteiten. (€10,000 is een grote reserve voor een vereniging met 10 leden, maar klein voor een vereniging met 1000 leden.) Het risico dat de vereniging loopt op onverwachte tegenvallers lijkt ook groter te zijn naarmate het aantal lopende activiteiten toeneemt. Aangezien de onbekendheid van de tegenvallers die we willen kunnen opvangen het onmogelijk maakt deze in te calculeren, lijken we geen ander houvast te hebben om de grootte van de reserve aan vast te knopen dan aan de cashflow.
Waar we - door hier over na te denken - onbekendheden als kleine risico's voorzien (bijvoorbeeld aansprakelijkheid bij een ongeluk tijdens het congres of een bijeenkomst), doen we er goed aan ons hier expliciet tegen in te dekken (d.w.z. laten we uitzoeken of er verzekeringen tegen dergelijke risico's kunnen worden afgesloten), maar er zullen altijd verdere onbekende risico's blijven bestaan.
Ten opzichte van 2) kunnen we ons voorstellen dat de vereniging de komende jaren uitdagingen op hoger niveau kan verwachten. Wederom is deze investeringsreserve bedoeld voor onverwachte gebeurtenissen, maar we denken hier in de trant van inspringen op politieke veranderingen m.b.t. de status van de webrichtlijnen. Of stel dat we internationaal gaan, en de vraag krijgen om de opstart van meerdere Fronteers verenigingen in het buitenland financieel te ondersteunen (net zoals het PIBN ons bij onze oprichting heeft ondersteund). Idealiter zouden we dergelijke gebeurtenissen al hebben zien aankomen en zouden we er in onze begroting al expliciet op zijn voorbereid, maar het is goed om de slagkracht te hebben op dergelijke gebeurtenissen in te kunnen spelen zonder daarmee de vereniging financieel in gevaar te brengen.
Gegeven deze overwegingen willen we op de ALV een drietal moties indienen:
- De vereniging bouwt een continuïteitsreserve op, waarvan we de grootte vaststellen op 50% van de gemiddelde cashflow over de vorige twee jaar. (D.w.z. dat we onmiddellijk stoppen met mogelijke onverwachte uitgaven als die er ooit voor lijken te zorgen dat de reserve kleiner wordt dan a) dit minimum bedrag, of b) de grootte van de continuïteitsreserve aan het begin van het boekjaar (voor de jaren waarin dit lager ligt dan dit minimum). Onder deze grens geld uitgeven zou alleen mogelijk moeten zijn als het voortbestaan van de vereniging op het spel staat.)
- De vereniging bouwt, nadat de continuïteitsreserve de gewenste grootte heeft bereikt, ook een investeringsreserve op, waarvan we de uiteindelijke gewenste grootte vaststellen op 75% van de cashflow over het gemiddelde van de vorige twee jaar. (D.w.z. dat we winst over jaren in de reserve blijven pompen totdat we deze grens hebben bereikt.)
- Het bestuur van de vereniging zal geen acties ondernemen ten aanzien van het uitvoeren van activiteiten met als doel de hoogte van de cashflow (en dus van de reserves) te beïnvloeden. (D.w.z. dat we gewoon nieuwe activiteiten blijven ontplooien, en dat activiteiten soms afgesloten zullen worden, maar dat dit op zichzelf staande acties zullen zijn, waarbij geen rekening gehouden zal worden met het effect dat dit zal hebben op de cashflow en de reserves.)
We verwachten de continuïteitsreserve aan het eind van 2013 op het gewenste niveau te hebben, en rond 2020 de investeringsreserve op het uiteindelijke gewenste niveau te hebben, hoewel we volledig onderkennen dat de onzekerheid bij een verwachting op een dergelijke termijn erg groot is. We hebben nog geen visie over wat de vereniging zou moeten doen met verdere winsten na het bereiken van dat punt.
We gaan op de ALV graag dieper in op dit onderwerp, maar hopen jullie met deze blogpost al de gelegenheid te geven van te voren een mening over deze voorstellen te vormen.