Notulen ALV 2 december 2014

Agenda

1. Besluiten eerdere ALV’s
2. Toelichting commissies
3. Rapportage kascommissie 2013
4. Jaarstukken 2013 / Financiën 2014 / Begroting 2015
5. Kascommissieverkiezing
6. Voorstel ledenadministratie buiten bestuur
7. Aftreden Krijn en Vasilis, bestuursverkiezing
8. Rondvraag
9. Afsluiting

Sander opent de alweer achtste ALV van Fronteers. Van de 549 leden zijn er 18 op de ALV aanwezig. Achter de bestuurstafel zitten Arjan Eising, Krijn Hoetmer (secretaris), Matijs Brinkhuis (penningmeester), Roy Tomeij, Sander van Lambalgen (voorzitter) en Vasilis van Gemert. In de zaal zitten Edwin Martin, Jaco Koster, Joël Kuijten, Jules Ernst, Meta Kruijs, Peter-Paul Koch, Sander Aarts, Thomas van Zuijlen, Tom Greuter, Tom Hartwig, Wesley Lancel en Wim van Iersel. Een zestal leden heeft een machtiging aan een ander aanwezig lid gegeven: Hidde de Vries (aan Thomas van Zuijlen), Charis Rooda (aan Thomas van Zuijlen), Paul van Buuren (aan Jules Ernst), Jan van Hellemond (aan Sander Aarts), Michael Hastrich (aan Sander Aarts) en Justin Halsall (aan Arjan Eising).

Besluiten eerdere ALV

Korting voor studenten op ons eigen congres

De Onderwijs Commissie heeft een prijsvraag bedacht voor 10 gratis kaarten, die door slechts 4 studenten uitgevoerd is. Resultaten hiervan waren helaas niet heel geweldig, dus geen enkele student heeft uiteindelijk een kaart gekregen. Deze 10 kaarten zijn daarna teruggegaan in de normale verkoop en allemaal door leden gekocht. Vasilis denkt niet dat we deze actie nog een keer gaan doen, omdat niemand in de Onderwijs Commissie dit voorlopig lijkt te gaan organiseren.

Bedrijfsnamen verplicht noemen in vacatures (via recruiters)

Dit is doorgevoerd en levert geen problemen op. De vacaturebank loopt nog steeds erg goed.

Beeldmerkregistratie

Dit is twee jaar geleden op de ALV besloten, maar bleef hangen op het auteursrecht op het logo, dat nog bij Eden lag. Inmiddels is dit overgedragen naar de vereniging en is de beeldmerkregistratie in gang gezet.

Toelichting commissies

Workshops Commissie

In de eerste helft van het jaar zijn veel workshops georganiseerd, in de tweede helft werd dit wat minder, omdat het toch erg veel tijd kost. Voor komend jaar wil de commissie meer met enquetes gaan doen binnen de vereniging, een agenda opstellen die verder vooruit kijkt en het aanmelden voor workshops verder automatiseren.

Tom vraagt waar de hoeveelheid tijd vooral in gaat zitten. Joël geeft aan dat er nog veel handwerk zit rondom het aanmelden en factureren. Tom vraagt ook of het elke keer brengen en ophalen van de beamer niet te veel vraagt van een vrijwilliger. Aangezien Adriaan in de buurt woont, vormt dit geen probleem, maar de commissie kan natuurlijk altijd terugvallen op het huren van een beamer (bij Seats2Meet).

Er was qua uitgaven dit jaar €15.000 begroot, waarvan €12.000 is uitgegeven. Voor inkomsten was €7.000 begroot, wat ook binnen is gekomen. Voor komend jaar wordt dit op €15.000 en €10.000 begroot.

Activiteitencommissie

Meta zegt dat er behoorlijk wat verloop in commissieleden is geweest, wat voor de nodige communicatieproblemen heeft gezorgd. Communicatie verloopt via e-mail, Trello en IRC. Met name Trello wordt goed gebruikt om alles in bij te houden, waardoor nieuwe commissieleden makkelijk hun weg kunnen vinden. Dit jaar zijn 14 bijeenkomsten in Nederland georganiseerd en 6 in België, vooral de gebruikelijke twee of drie presentaties op een avond. Opkomst varieert van 8 tot 160 bezoekers, waar de commissie geen klachten over heeft. Voor de toekomst wil de commissie ook specifiek voor freelancers iets gaan opzetten.

Tom vraagt wie de actieve commissieleden zijn op dit moment, of er altijd iemand van de commissie aanwezig is en of dat geen problemen oplevert bij bijeenkomsten die wat verder weg zijn. Wesley geeft aan dat er genoeg commitment is en dat er in geval van nood een ander actief of betrokken lid benaderd wordt om de introductie over te nemen. Ook vraagt Tom of het uitvallen van sprekers in Den Haag en Amsterdam toeval was of vaker gebeurt. Dit waren de enige keren, dus dat was toeval (of men wist dat Tom zou komen :). Een ander onderwerp van discussie zijn meetups die buiten Fronteers om georganiseerd worden (Angular, Meteor, AmsterdamJS en recentelijk NLHTML5), vaak wel met of door leden van de vereniging. De Activiteitencommissie zegt hier geen problemen mee te hebben, er bijvoorbeeld wel over te tweeten, maar deze meetups niet te communiceren via de Fronteers site. Sander (van Lambalgen) haakt hierop in door te zeggen dat de mening van het bestuur hierin anders is, en dat we wel degelijk dit soort meetups graag en vaker willen delen, aangezien ze goed zijn voor front-end development in Nederland.

De uitgaven waren begroot op €4.000, waarvan €1.400 is gebruikt. Voor het komende jaar staat €3.500 begroot.

Marketing Commissie

De commissie heeft een tijdje stilgelegen, maar met Jaco en Roel als nieuwe leden lijkt er weer wat verzet te gaan worden. Er zijn nieuwe pennen en stickers besteld en er komen goodies voor sprekers aan. Voor komend jaar wil de commissie meer gaan samenwerken met andere commissies, zoals Workshops. Edwin vraagt of er concrete plannen zijn, bijvoorbeeld voor het opzoeken van de pers. Jaco zegt dat alleen al aanwezig zijn, bijvoorbeeld bij andere meetups, heel belangrijk is. Sander (Aarts) vraagt of meer aansluiting zoeken bij andere congressen in Nederland misschien wat oplevert. De ideeën daarvoor moeten nog ontstaan, maar zijn natuurlijk meer dan welkom.

Er was €1.000 begroot aan uitgaven, waarvan €1.200 is uitgegeven. Het budget voor komend jaar wordt, mede door de nieuwe plannen, verhoogd naar €2.500.

Commissie België

Het plan voor het congres in België is helemaal stil komen te liggen. De organisatie van bijeenkomsten loopt nog goed, en die zijn vrijwel altijd vol. Ook de plannen voor de oprichting van een onafhankelijke vereniging (VZW) in België zijn voorlopig van de baan; er ontbreekt iemand die dit gaat trekken. Het bestuur wil hier graag ondersteunend in zijn, maar ziet het niet als haar taak om dit op te starten.

Er was €1.000 begroot aan uitgaven, waarvan €150 gebruikt is. Voor 2015 wordt weer €1.000 begroot.

Onderwijs Commissie

De commissie is begin dit jaar weer nieuw leven ingeblazen, maar door gebrek aan leiderschap komt er weinig uit. Er zijn ideeën over een nieuwe docentendag en verder is de studentenactie voor het congres door de commissie uitgevoerd.

Peter-Paul vraagt of de commissie komend jaar nog wel iets gaat bereiken, waarop Vasilis positief antwoordt, mits iemand wel de kar gaat trekken. We zijn dus duidelijk op zoek naar iemand die dit op zich wil nemen. Meta suggereert een vacature op de vrijwilligerspagina.

Er was €2.000 begroot, waarvan €100 is gebruikt. Voor komend jaar wordt dit op €1.000 ingeschat.

Webrichtlijnen Commissie

Begin dit jaar zijn twee nieuwe leden toegetreden tot de commissie, met het plan om meer te schrijven over de webrichtlijnen, maar tot op heden is hier helaas niets mee gebeurd. Ook hier is iemand nodig die de boel actief trekt.

Joël geeft aan dat het bloggen op de site voor vrijwilligers over het algemeen wel een drempel kan zijn, aangezien hij niet precies weet wat de verwachte toon is. Krijn zegt eens te kijken in het archief en Sander (van Lambalgen) noemt het forum, dat een stuk laagdrempeliger is.

Dit jaar was er geen budget begroot voor deze commissie, en ook volgend jaar lijkt dat niet nodig.

Commissie Online Community

Dit is vooral een slapende commissie, die afwacht tot iemand onder deze vlag dingen wil ondernemen. Op dit moment houdt de commissie zich voornamelijk bezig met IRC, het forum en het onderhouden van de IRCCloud accounts voor vrijwilligers.

Thomas vraagt zich af of er iets gedaan kan worden met een workshop over de online tools die we bij Fronteers gebruiken. Roy gaat hierop in door ook schrijven erbij te betrekken. Wellicht dat dit gecombineerd kan worden in een leerzame dag voor vrijwilligers. Taak Roy en Thomas: dit verder uitwerken.

Deze commissie heeft geen budget, en ook volgend jaar lijkt dat niet nodig.

Congres Commissie

Dit jaar zijn bewust minder bezoekers dan vorig jaar bij het congres toegelaten. In het begin zijn ook andere locaties dan Tuschinski overwogen, maar dat is uiteindelijk niet doorgegaan. De commissie is iets over budget gegaan, mede doordat dit jaar geen gebruik is gemaakt van sponsorgeld. Komend jaar wil de commissie met een leuk team een fantastisch congres neerzetten, voortbordurend op de kennis en ervaring van de voorgaande zeven congressen.

Wim vraagt of het een bewuste keuze is geweest om verlies te maken dit jaar. Sander (van Lambalgen) zegt dat vanuit het bestuur de opdracht is gegeven om meer ledenkaarten (waar minder tot geen winst op gemaakt wordt) te verkopen, zodat meer leden ook met korting toegang zouden krijgen. Vorige jaren heeft het congres altijd winst gemaakt, dus hier was gewoon een buffer voor. Joël vraagt waarom er minder bezoekers waren. Thomas zegt dat het met name tijdens de pauzes anders wel erg druk was, en dat dit goed is bevallen. Komend jaar wil de commissie dit dus ook aanhouden. Peter-Paul vraagt of de datum van 2015 al vaststaat, wat niet zo is. Peter-Paul vraagt ook of de commissie het idee had dat er te veel Amerikanen waren en dat daardoor de kosten hoger uitvielen. Dit leek wel mee te vallen. Peter-Paul merkt ook op dat hij vindt dat er (ook bij vorige commissies) gebrek aan loyaliteit is naar oudgedienden die geholpen hebben het congres groot te maken. Thomas onderkent dit. Tom vraagt zich af of de huidige drie overgebleven commissieleden het congres gaan trekken, of dat ze op zoek zijn naar meer leden. Thomas zegt dat er naar aanleiding van de evaluatie na het congres veel nieuwe aanmeldingen zijn binnengekomen, en dat die zeer binnenkort uitgenodigd gaan worden voor een kennismakingsronde. De verwachting is dat er snel een hecht nieuw team is voor komend jaar.

Het budget voor dit jaar was €165.000, wat ook gebruikt is. Er is €7.000 minder binnengekomen dan verwacht, maar doel voor komend jaar is om weer quitte te draaien, met hetzelfde budget.

Rapportage kascommissie 2013

Jeroen Hulscher had vorig jaar toegezegd in de kascommissie van dit jaar te zitten, maar die kon er helaas niet bij zijn. Wim heeft zich weer opgeworpen om zijn plek in te nemen. Na een korte poll in de zaal gaat de ALV hier ook mee akkoord. Wim merkt op dat de boeken weer erg kort voor de ALV doorgenomen zijn, wat hopelijk volgend jaar beter gaat. Ook vraagt hij om een extra lijst met alle inkomende en uitgaande posten met omschrijving. Edwin en Wim keuren verder de boeken van 2013 goed.

Financiën 2014 / Begroting 2015

Matijs licht de financiën van 2014 en de begroting voor 2015 verder toe. Met name omhoog gaan de administratiekosten, vanwege de overstap naar een nieuw kantoor, en de kosten voor ledenwaardering, omdat we die iets breder willen trekken dan het actieve ledenuitje. Al met al hopen we zo'n €18.000 over te houden, wat de continuïteitsreserve verder aanvult.

(Op dit perfect getimede moment wordt ook een schaal bitterballen binnengebracht.)

Tom stelt een vraag over het aantal lidmaatschappen, dat inderdaad voor het eerst lager ligt dan het jaar ervoor. Het bestuur maakt zich hier geen zorgen om, ondanks dat het denkt dat we nog wel kunnen groeien. Op dit moment hebben we 550 leden.

Kascommissieverkiezing

Edwin Martin en Tom Greuter worden gekozen.

Voorstel ledenadministratie buiten bestuur

Krijn treedt dit jaar terug uit het bestuur. De statuten stellen dat het bestuur de ledenlijst bijhoudt en het inschrijvingsformulier zegt expliciet dat alleen het bestuur persoonsgegevens van leden te zien krijgt. Aangezien Krijn graag de ledenadministratie wil blijven doen, vraagt het bestuur toestemming voor deze uitzondering; om iemand aan te kunnen wijzen buiten het bestuur, die de ledenadministratie bijhoudt.

Tom vraagt of de kennis van de ledenadministratie goed geborgd is. Technisch gezien is dit wel zo, maar praktisch gezien op dit moment nog niet. Krijn gaat daar komend jaar ook expliciet aan werken, zodat dit ooit goed over te dragen is.

Na stemming gaat de ALV akkoord met dit voorstel.

Aftreden Krijn en Vasilis, bestuursverkiezing

Na respectievelijk 6 en 2 jaar verlaten Krijn en Vasilis het bestuur. Bedankt. Jaco Koster en Hidde de Vries hebben zich als bestuurskandidaat aangemeld en stellen zich kort voor, waarna de stembiljetten gretig ingevuld worden. Tom en Peter-Paul werpen zich op om de stemmen te tellen. In totaal zijn 24 stemmen uitgebracht. Jaco krijgt 22 stemmen en Hidde 21 stemmen, wat betekent dat beide vanaf nu in het bestuur van Fronteers zitten.

Rondvraag

Joël heeft een vraag over de vergoeding voor workshopgevers, welke wel vaker terugkomt. Sander (Aarts) haakt daarop in met de vergoeding voor workshopgevers bij het congres, die in vergelijking erg hoog ligt. Na wat discussie over kennisdeling, vrijwilligerswerk, de inschrijfkosten en professionele tarieven laten we dit toch aan de Workshops Commissie. Er is ruimte om te experimenteren met andere vormen en het bestuur staat open voor betere voorstellen.

Tom zegt dat de meetup scene in Amsterdam geëxplodeerd is en dat veel van deze meetups zich vooral ook op internationale bezoekers richten. Bij Fronteers, met uitzondering van het congres, vallen deze buiten de boot. Willen we daar als vereniging iets in veranderen? Sommige presentaties bij bijeenkomsten worden wel al in het Engels gehouden, dus bij bijeenkomsten wordt dit soms al aangepakt, maar in de communicatie op onze site doen we hier niet veel mee. Natuurlijk ondersteunen we het als iemand dit wil veranderen, maar als bestuur zien we dit als erg veel werk voor weinig gewin.

Afsluiting

Na bijna drie uur wordt de ALV afgesloten en haasten we ons naar de bar, waar de echt interessante dingen nogmaals langs zullen komen...