Notulen ALV 3 december 2015

De voorzitter opent de vergadering om 19:15, Jaco notuleert.

Besluiten eerdere ALV's

Beeldmerkregistratie van Fronteers is nu officieel afgerond.

Vacaturebank

De vacatures lopen goed, in de maand december bijvoorbeeld hebben we al 24 vacatures geplaatst (tot nu toe). Er is momenteel veel vraag naar front-enders en ze komen dus ook bij ons terecht om die vacatures te plaatsen;
De tweets plaatsen via Buffer loopt nog steeds prima, dit jaar zijn we nauwelijks tegen de maximale 10 tweets-limiet aangelopen, dus er is geen reden om hier op dit moment een andere licentie voor aan te schaffen;
De vacature-workflow moet nog gedocumenteerd worden in de Wiki. Het Twitter-account wordt momenteel ook regelmatig voor andere zaken gebruikt, waardoor het geen vacature-stream meer is, hoewel het natuurlijk nog steeds veel vacature-tweets zijn.

Marketing

Dit jaar zijn er diverse spullen gekocht voor promotionele doeleinden, vooral de sprekers-cadeautjes werden als zeer goed ervaren. Deze zijn ook uitgedeeld aan de actieve vrijwilligers die op de boot aanwezig waren. Ook is er een start gemaakt met een nieuwsbrief, maar vanwege de dubbel-functies van de meeste commissie-leden is hier helaas weinig uitgekomen.

Ledenadministratie

Dit jaar heeft Krijn aangegeven dat hij, na jarenlange inzet, helaas geen tijd meer zou hebben voor de ledenadministratie. Hij heeft dit intussen overgedragen aan Jaco, die zijn best gaat doen om dit op dezelfde persoonlijke wijze op te pakken.

Workshops

Dit jaar is goed begonnen en goed afgesloten met een grote dip in het midden. Gedurende het jaar hebben we wat zaken gehad waardoor de focus wat minder was bij commissieleden. Onze steun en toeverlaat (van de beamerlogistiek) was helaas niet meer beschikbaar, vanwege een lang verblijf in het buitenland. Gelukkig is de laatste tijd Michael een goede hulp in de commissie. Maar we zijn nog wel op zoek naar een nieuw lid ter versterking.

De plannen van vorig jaar (en het jaar daarvoor) om een enquete te houden en wat meer vraaggestuurd workshops te gaan organiseren zijn nog niet tot uitvoering gekomen. Het blijkt wat moeilijk om een goede vorm te vinden waar iedereen het eens mee is en het medium via welke deze enquete gehouden moet worden blijkt ook een discussiepuntje te zijn.

De commissie is van mening dat het nog steeds een risico is om aanbod-gestuurd workshops te organiseren terwijl daar nog geen indicaties voor zijn uit de markt. Wel is er besloten om de workshop-prijs en de fees voor workshop-gevers te gaan verhogen om zo de kwaliteit te verhogen, het was niet rendabel voor freelancers om een workshop te komen geven, zo bleek uit uitvoerig onderzoek. De blogpost om deze verhoging aan te kondigen is gepost op 25 november op de Fronteers website en ging per 1 januari 2016 in.

Congres

Over het algemeen is het congres goed verlopen op zowel financieel als organisatorisch gebied. Alle commissie-leden hebben aangegeven ook volgend jaar weer het congres te willen organiseren, waarvan drie leden dit jaar nieuw waren. Verder geeft de commissie aan dat ze volgend jaar nog meer aandacht zullen besteden aan de aankleding. Verder is er ook een aankondiging gedaan voor het Spring Conference, waarbij de insteek 3 sprekers met kortere presentaties en een discussie-panel zal worden. Op de vraag waarom het congres niet naar een andere (grotere) locatie zou willen gaan, wordt aangegeven dit om meerdere redenen niet te willen doen, waarbij de sfeer als belangrijkste wordt gemeld. Tijdens de ALV is er gesproken over de kaartverkoop die ook dit jaar weer sneller verliep dan de jaren ervoor, ook mede dankzij het nieuwe ticket-systeem dat als zeer positief werd ervaren. Daarbij zijn een aantal alternatieven besproken voor de kaartverkoop. Vanuit het bestuur is gevraagd aan de aanwezigen wat de mening was voor het aanbieden van kaarten voor minderheidsgroepen. Hieruit kwam vooral naar voren dat vooral (actieve) leden voorrang verdienden bij de kaart-verkoop. Na discussie gaven de meesten aan dat geen van de opties ideaal was en het bestuur zal hier in de toekomst nog eens extra aandacht aan besteden, in samenwerking met de betreffende commissie.

Activiteiten en Belgie

De activiteitencommissie blijft op zoek naar vrijwilligers. Voor de vacature op de vrijwilligerspagina op fronteers.nl wordt regelmatig aandacht gevraagd. Leden van de commissies communiceren voornamelijk per IRC, met IRCcloud en steeds adhoc. E-mail wordt voor externe contacten gebruikt. Het plannen van IRL werkoverleg voor de activiteitencommissie staat op een laag pitje, eerst wegens gebrek aan commissieleden, later is het niet gelukt elkaar te spreken voorafgaand aan een bijeenkomst. Er is een goed georganiseerde en bijgewerkte Trello-omgeving in gebruik. De marketingcommissie heeft ons voorzien van presentjes voor sprekers, draagbaarder en meer gewaardeerd dan bier. Misschien kan er na deze serie weer iets anders ingekocht worden.

Kascommissie

Helaas is het dit jaar niet gelukt om de jaarstukken op tijd af te krijgen, vanwege communicatie-problemen met de boekhouder. De ALV heeft de kas-commissie van 2014 toestemming gegeven om op basis van de jaarstukken te besluiten of er een extra ALV nodig zal zijn om direct te rapporteren, of - als alles in orde wordt bevonden - te besluiten dat dit in de volgende reguliere ALV kan gebeuren. Verder zullen in de kascommissie van 2015 Krijn en Yassine plaatsnemen.

Aftreden Matijs en Roy, bestuursverkiezing

Dit jaar zijn Matijs en Roy afgetreden als bestuurslid, Hidde is kort aan het woord over beider verdiensten, deze tekst zal als blogpost worden gepubliceerd. Verder is Arjan herkozen met 13 stemmen en zal Thomas, die vanuit Australië de ALV bijwoonde, ook lid worden van het bestuur met 16 stemmen.

Krijn Hoetmer erelid

Krijn wordt benoemd tot erelid wegens zijn verdiensten als bestuurslid, webmaster, ledenadministrator, congresorganisator, taalpurist en algehele drijvende kracht sinds de oprichting van Fronteers.

Rondvraag

Q: Hoeveel succes heeft het plaatsen van vacatures op de website? Meten we dat?
A: We meten bewust niet, maar de meesten bedrijven komen nog steeds terug. De reacties op de vacatures zijn vaak laag in volume, maar hoog in kwaliteit

Q: Hoe zien we de ledengroei? Maakt het bestuur zich zorgen over de stagnatie in aantallen?
A: Ledengroei is niet direct iets waar we ons op willen richten, maar we willen wel meer bieden voor leden. Waarbij het verder ontwikkelen van kennis voorop staat.

Q: Is het Congres van plan om livestreams aan te gaan bieden?
A: De congres-commissie gaat de mogelijkheden verder onderzoeken.