Notulen bestuursvergadering 4 juni 2015

Aanwezig: Roy, Arjan, Sander, Hidde en Jaco
Afwezig: Matijs, met afmelding

Sander opent de vergadering om 19:00, Jaco notuleert.

Notulen vorige vergadering

Er zijn een aantal op en aanmerkingen op de vorige notulen, met het verzoek om ze voortaan wat eerder op te stellen. De secretaris geeft aan dat het de laatste tijd op persoonlijk vlak wat druk was en belooft beterschap.

Congres-commissie

Het nieuwe ticketsysteem is een succes. Binnen het eerste weekend zijn alle 300 congreskaarten uit de eerste batch verkocht zonder grote problemen. Een enkeling heeft even moeten wachten op de mail om de reservering mee te bevestigen; daarom gaat bij de tweede batch de vervaltijd omhoog van 15 naar 20 minuten. We hebben drie á vier kleine betaalproblemen gehad, maar die zijn allemaal binnen een dag verholpen. De penningmeester geeft aan dat een groot deel van de kaarten daadwerkelijk al betaald zijn en is bezig met het regelen van een aparte bankrekening voor de commissie. Naast de congrestickets, is ook de workshop van Remy Sharp binnen enkele dagen uitverkocht en de workshop van Wes Bos loopt ook prima, op het moment van de vergadering zijn daarvan 14 van de 20 kaarten verkocht. De launchparty is, ondanks de matige opkomst, goed verlopen. Hidde geeft aan dat de gastenlijst ook rond is. Deze zal worden gebruikt voor bezoekers die worden uitgenodigd voor het congres, zoals ex-sprekers, sponsors en het bestuur. Beleid hieromtrent zal volgend jaar wat explicieter moeten worden geformuleerd in overleg met de commissie van nu/dan.

Workshops

Het aantal workshops is minder dan vorig jaar, ook hiervoor hebben we nog extra vrijwilligers nodig om dit op te pakken. Het bestuur geeft aan dat hiervoor ook kan worden teruggegrepen worden op sprekers van vorige jaren. Ook heeft de commissie aangegeven dat het moeilijker is om mensen te vinden die een workshop willen geven, als reden wordt vrij vaak de vergoeding genoemd. De commissie is van plan om de vergoeding voor sprekers te verhogen en ook de prijs iets te verhogen. Het bestuur geeft aan dat de prijsverhoging voor leden pas vanaf 1 januari 2016 in kan gaan en vraagt de commissie om een blog-post hierover te schrijven. De verhoging van de vergoeding voor sprekers kan per direct plaatsvinden en zal worden bekostigd door inkomsten uit andere bronnen.

Vacaturebank

De commissie en de penningmeester geven aan dat zowel de samenwerking als het verwerken van de vacatures vlekkeloos verloopt. Daarbij wordt opgemerkt dat er tot nu toe een record-omzet wordt gedraaid en een aanzienlijk deel van de inkomsten hier vandaan komt.

Ledenadministratie

Krijn geeft aan dat hij steeds minder gevoel bij de ledenadministratie begint te krijgen en dat hij dit graag zou willen afbouwen. De secretaris zal samen met Krijn gaan kijken hoe dit het beste over gedragen kan worden en op welke termijn dit gaat gebeuren.

Communicatie naar leden

Als de opt-in nieuwsbrief ten tijden van de aankondiging van de ALV getest is en goed draait, kan deze dan in de algemene nieuwsbrief aan alle leden bekend gemaakt worden. De marketing-commissie zal hier voor gaan zorgen. Ook is het bestuur voornemens om regelmatiger andere zaken dan vacatures op twitter te zetten, mogelijk in combinatie met een blog-post op de website.

Activiteiten / toegevoegde waarde voor leden

Het bestuur is van mening dat er meer georganiseerd moet worden voor leden, zodat ze meer waar voor hun geld krijgen. Hierbij wordt gedacht aan, naast de huidige bijeenkomsten, leden-exclusieve bijeenkomsten met hoogwaardige sprekers. Ook gaat het bestuur actiever initiatieven ondersteunen die het doel van de vereniging onderschrijven. Vastgesteld wordt dat er buiten de randstad weinig bijeenkomsten zijn om kennis te delen en zal geprobeerd worden om lokale groepen te ondersteunen met het al bestaande netwerk en eventueel een financiële impuls zoals dat bij de eigen activiteiten gebeurd.

Post

Jaco heeft de sleutel van Arjan over genomen en zal voortaan regelmatig langs de postbus gaan.

Rondvraag / Losse zaken

Arjan is begonnen met de voorbereiding voor het zeil-uitje voor vrijwilligers en zal een lijst doorsturen met de leden die uitgenodigd zullen worden.
Coldfront, een congres in Denemarken, heeft aangegeven dat zij twee kaarten voor leden van Fronteers beschikbaar stellen. Middels een loting zullen twee mensen worden uitgekozen die hebben aangegeven hier interesse in te hebben. Overige geïnteresseerden kunnen gebruikmaken van een 30% korting, bij het kopen van een kaartje.