Notulen bestuursvergadering 4 augustus 2016

Aanwezig: Arjan Eising, Hidde de Vries, Jaco Koster, Sander van Lambalgen, Thomas van Zuijlen

De voorzitter opent de vergadering om 19:06

Punten na de vorige vergadering:

Second opinion over de vennootschapsbelasting

Deze is nog niet aangevraagd, maar de penningmeester is hieraan herinnerd.

Slack : Vacatures in de ander channel

Het bestuur stelt voor om dit bij de nieuwe voorzitter van de online commissie neer te leggen.

Openstaande notulen van de laatste vergadering

Het is niet gelukt om hier voor tijd te vinden en Jaco heeft aangeboden om dit over te nemen.

Blogpost over het betalen van vrijwilligers

Deze is op 3 augustus naar de andere bestuursleden gestuurd en is helaas nog even blijven liggen. De andere bestuursleden beloven om hier snel inhoudelijk op te reageren, zodat dit op de website kan komen.

Zeiluitje

Het bestuur zou graag willen dat het zeiluitje dit jaar vanaf IJburg wordt gevaren, zodat het qua (openbaar) vervoer makkelijker is om te breiken. Na discussie per e-mail over de kosten en welke vrijwilligers we met dit uitje bedanken, is besloten dat ook een (kleine) groep vrijwilligers worden uitgenodigd die niet lid zijn van Fronteers. Ook is besloten dat bij de volgende bestuursvergadering het zeiluitje geëvalueerd zal worden om te kijken of we dit volgend jaar ook doen of we iets anders zullen organiseren.

Modelovereenkomsten Belastingdienst

Het bestuur heeft de volgende vraag van een lid ontvangen: "Kan Fronteers advies verstrekken aan leden over de modelovereenkomsten en iets richting de Belastingdienst roepen?"

Het bestuur heeft het liefst dat dit uitgezocht wordt door een lid, waarbij we (financiele) ondersteuning kunnen geven. Thomas geeft aan dat er diverse meetups zijn waar meer informatie wordt gegeven, ook voor ons specifieke vakgebied. Naar aanleiding van een van deze meetups, zal gekeken worden of het een goed idee is om hiervoor als Fronteers een bijeenkomst te organiseren. Het bestuur ziet Fronteers op dit moment niet als de juiste partij om dit bij de Belastingdienst aan de kaak te stellen.

Congres 2016

Er zijn meerdere mensen aangeschreven die, om verschillende redenen, niet in de gelegenheid zijn om te spreken op het congres . Dit zorgt er voor dat er op dit moment nog twee sprekers nodig zijn, maar het liefst zou de commissie er nog minimaal vier willen hebben. Thomas heeft goede hoop dat dit binnen korte tijd goed gaat komen. De samenwerking binnen de commissie begint snelheid te krijgen, al zijn er nog diverse knopen die doorgehakt moeten worden. Behalve de zorg om sprekers, ziet Thomas geen grote obstakels bij de voorbereiding.

Congres 2017

Thomas heeft de leden van het bestuur een uitgebreide e-mail gestuurd met het voorstel om het congres volgend jaar betaald te organiseren. Hiermee zou hij meer tijd kunnen steken om het congres te organiseren en geeft aan dat dit ten goede komt van de kwaliteit van het congres. Over het algemeen vinden de leden van het bestuur het een mooi idee en begrijpen ze goed waarom Thomas dit idee aangedragen heeft, maar ook hebben ze diverse kanttekeningen bij het plan. Sander geeft aan dat dit in het verleden ook al is overwogen, maar dat dit om diverse redenen niet door is gegaan. Jaco heeft gekeken in de notulen en geeft aan dat deze gedachten al sinds het eerste congres spelen, en minimaal bij één ALV voorgelegd is aan de leden. Bij deze ALV is bewust gekozen om hier een commissie voor op te richten om de continuiteit te kunnen waarborgen. Hidde geeft aan dat dit mogelijk voor scheve verhoudingen zorgt bij diverse andere vrijwilligers die hiervoor dan niet betaald worden. Arjan voegt hier aan toe dat dit gecompenseerd kan worden door ook de andere vrijwilligers financieel te compenseren. Jaco twijfelt over de continuiteit voor een langere periode en als we voor deze richting zouden kiezen dat er een keuze gemaakt zou moeten worden tussen meerdere commerciele partijen. Sander geeft aan dat het Thomas vrij staat, als hij hier echt achter staat, dit als voorstel bij de ALV in te dienen. Thomas neemt de feedback van het bestuur ter overweging en zal hier later op terug komen.

Activiteiten

Arjan heeft contact gehad met Edwin en er is op dit moment geen activiteit gaande voor een bijeenkomst in Rotterdam. Ondertussen heeft Hidde het initiatief genomen om een andere bijeenkomst te organiseren en die heeft nu het maximale aantal inschrijvingen, met een wachtlijst. Thomas vraagt wanneer de volgende bijeenkomst zal worden georganiseerd na die in augustus en dat het verstandig is om meerdere bijeenkomsten vooruit te plannen, op dezelfde wijze als dat nu gedaan is voor de workshops. Thomas zal samen met Arjan contact opnemen met de commissie en hier een plan voor te maken.

Workshops

Er staan voor dit jaar een aantal workshops in de planning waarbij verwacht wordt dat deze in de loop van volgende week aangekondigd worden. Ook heeft Hidde contact met potentiële nieuwe workshopleden, zodat deze commissie weer uit zichzelf zal gaan lopen, zonder leidende rol vanuit het bestuur.

Online community

De online community heeft een herstart gekregen met een nieuwe enthousiaste voorzitter. Vanwege de drukte op Slack en de vermindering van het gebruik van IRC zullen zij ook kijken wie er nog baat heeft bij het hebben van een irccloud-abonnement.

België

Op dit moment is het vrij rustig vanwege de zomerperiode. Wel moet er gekeken worden naar de actieve leden en of er aanpassingen gedaan moeten worden op de website.

Ledenadministratie

De secretaris zou graag willen dat de facturatie weer losgelaten wordt door de congres-commissie, zodat er onderhoud gedaan kan worden in de factureren. Thomas zal dit bespreken met de congres-commissie en terugkoppelen aan Jaco en Hidde.

Financieën

Hidde zou graag willen dat de boekhouding daadwerkelijk gedaan gaat worden door een boekhouder en geeft aan dat Moneybird op dit moment niet een volledig boekhoudpakket is. Er missen volgens de boekhouder een aantal zaken die het problematisch maken om de juiste verslagen er uit te krijgen. In theorie kunnen aanpassingen worden gemaakt om de externe betaal- en facturatiesystemen volledig te integreren, maar dat is in de afgelopen maanden niet gelukt. Hidde is nu van plan om Moneybird enkel te gebruiken als facturatie-pakket en de boekhouding bij de boekhouder neer te leggen, hij zal dit bespreken met de boekhouder en het bestuur op de hoogte houden van de voortgang.

Penningmeesterschap

Hidde heeft aangegeven dat hij in het volgende bestuursjaar niet de rol van de penningmeester zal gaan vervullen. Hij zou graag zijn tijd willen steken in andere dingen, zoals de activiteiten en workshops. De rest van de bestuursleden geeft aan dat zij zichzelf niet geschikt vinden om deze rol te vervullen in het volgende bestuursjaar. Bij het zoeken naar een penningmeester geeft Jaco aan dat hij dit graag zou willen koppelen aan de nieuwe samenstelling van het bestuur voor het komende jaar. Zowel Arjan als Sander geven aan dat ze volgend jaar niet van plan zijn om onderdeel te zijn van het bestuur en dat er dus op zoek gegaan moet worden naar twee nieuwe bestuursleden, waarvan een bereid om het penningmeesterschap op te pakken. Alle bestuursleden zullen een voorstel doen voor een tweetal potentiele leden.

Rondvraag

• Arjan meldt dat de meetup waar ondersteuning voor was aangevraagd zonder problemen is verlopen en geeft aan dat deze opzet een volgende keer prima te doen is.
• Hidde geeft aan dat er op slack een vraag is gesteld over het organiseren van een enquete onder de frontend-developers. Meerdere bestuursleden geven aan dat dit een goed idee is, maar dat dit moeilijk is om echt goed te doen. Er wordt gekeken naar iemand die dit een paar jaar geleden heeft gedaan, mogelijk kan die hierbij helpen hiervoor.
• Thomas geeft aan dat er een verzoek is geweest voor community-ondersteuning waarbij de blogpost en communicatie hierover vrijwel is afgerond. De blogpost hierover zal spoedig geplaatst worden door Thomas.