Notulen bestuursvergadering 5 november 2014

Aanwezig: Arjan, Krijn, Matijs (online), Roy, Sander en Vasilis.

Agenda

1. Notulen vorige vergadering
2. Commissies
3. ALV
   1. Beeldmerkregistratie
   2. Bestuurskandidaten
   3. Jaarstukken 2013 en begroting 2015
4. MoneyBird
5. Wijzigingen bestuur
6. Reiskostenvergoeding
7. Evaluatie congres
8. Ledenadministratie
9. Post

Notulen vorige vergadering

Deze zijn nog niet gemaakt, dus kunnen nog niet goedgekeurd worden. Taak Krijn: notulen 21 augustus uitwerken.

Onderwijs

Vasilis heeft aangegeven dat hij stopt als voorzitter. Niemand heeft zich opgeworpen als nieuwe voorzitter.

Activiteiten

Naar aanleiding van een mogelijke tolk bij een komende bijeenkomst heeft Roy met Meta overlegd over budget. Matijs geeft aan dat we op dit moment niet heel strak in de gaten houden of de commissies binnen budget blijven, omdat dat altijd het geval is geweest, maar vanaf komend jaar gaan we hier strakker op zitten (mede door gebruik van MoneyBird).

Workshops

De commissie heeft een uitverkochte workshop op de planning staan en helaas eentje die binnenkort afgezegd gaat worden wegens te weinig animo.

Marketing

De pokerkaarten zijn zo goed als afgetikt, wachten nog op input van Sander. Taak Sander: tekst voor pokerkaarten finetunen.

Een eerste opzet voor de opt-in nieuwsbrief ligt klaar. De feedback die Sander eerder had wordt hierin ook meegenomen.

Arjan geeft aan dat hij de presentjes voor vrijwilligers samen met iemand anders wil doen. Matijs geeft aan dat hij het jammer vindt dat dit zo lang is blijven liggen. We zijn het met elkaar eens dat dit zo snel mogelijk afgehandeld moet worden. Roy en Matijs zeggen dat ze ook willen helpen. Sander zegt dat het handig is als we ook extra goodies toe kunnen voegen, als we ze toch zelf gaan versturen.

België

Met het vertrek van Johan lijkt de VZW en het congres in België voorlopig helemaal van de baan. Bijeenkomsten lopen gelukkig verder gewoon goed door. Dit betekent vooral voor ons minder druk rondom de ALV.

ALV

Beeldmerkregistratie

Edenspiekermann wil de volledige rechten overdragen aan Fronteers, mits ze ergens op de site vermeld worden en ze twee vrijkaartjes voor twee komende congressen krijgen. Dit lijkt ons een prima deal. Taak Sander: juiste plaats bedenken voor colofon. Taak Krijn: colofon aanmaken en invullen. Zodra de rechten overgedragen zijn, gaat het beeldmerkregistratietraject bij Bureau Heemskerk in.

Bestuurskandidaten

Op dit moment hebben we nog geen aanmeldingen van nieuwe bestuurskandidaten binnen, wat betekent dat we een bestuur van 5 man gaan krijgen, tenzij we nog extra communiceren en/of op zoek gaan naar een nieuw bestuurslid. De meerderheid van het bestuur is voor een 6e persoon in het bestuur. Veel discussie over mogelijke kandidaten, maar we gaan actief proberen nog mensen te krijgen.

Jaarstukken 2013 en begroting 2015

De status van de jaarstukken van 2013 is nog onbekend; waarschijnlijk zijn deze nog niet af. Als dat inderdaad zo is, moeten die prioriteit krijgen voor de ALV. Taak Matijs: contact opnemen met boekhouding.

De voorlopige cijfers van dit jaar gaat Matijs presenteren op de ALV. Taak Matijs: cijfers verzamelen. We willen ook graag weer deze cijfers en de jaarstukken van 2013 een dag voor de ALV naar alle bezoekers rondmailen.

Voor de begroting van 2015 willen we 10 dagen voor de ALV de commissievoorzitters vragen om hun prognose. Taak Matijs: huidige cijfers en draft begroting doorsturen naar de commissievoorziters en vragen om input.

MoneyBird

Als bestuur vinden dat we genoeg onderzoek hebben gedaan naar hoe MoneyBird omgaat met privacy van onze ledengegevens. We zijn dus akkoord dat we MoneyBird gaan gebruiken.

Nieuwe boekhouder

Taak Matijs: het bestuur de boekhoudkosten van 2014 (huidige kosten) en 2015 (prognose nieuwe boekhouder) doorsturen. Los daarvan staan we er als bestuur achter dat we naar een nieuwe boekhouder overstappen. Belangrijke voorwaarde voor het nieuwe kantoor is wel dat we vanaf het nieuwe jaar over zijn op iets als MoneyBird.

Penningmeesterschap

Matijs wil toch het penningmeesterschap opzeggen; Roy gaat dit van hem overnemen. Er komt een korte periode waarin zowel Matijs als Roy penningmeester zijn en dingen samen oppakken, vooral vanaf januari. Sander vraagt of wel alles (vanaf nu) gedocumenteerd kan worden, zodat dit ooit makkelijker overgenomen kan worden.

Overdracht Vasilis

Vasilis' postbussleutel gaat over naar Arjan.

Vasilis wil ook dat het verenigingsadres (op dit moment op zijn adres) verandert. Taak Krijn: uitzoeken of het vestigingsadres dat van het nieuwe accountantskantoor kan worden. Uiterlijk 1 februari 2015 wil Vasilis dat dit geregeld is. Taak Krijn: wijzigingsformulieren voor de KvK klaarmaken en meenemen naar de ALV.

Reiskostenvergoeding

Matijs vraagt zich door een aantal declaraties die dit jaar gedaan zijn af hoe het bestuur ondertussen tegen reiskostenvergoeding aankijkt, en of dit wel bekend genoeg is bij de commissies. We zijn het erover eens dat dit alleen voor uitzonderlijke gevallen geldt, maar dat dit misschien wel duidelijker nog eens aan de commissievoorzitters verteld mag worden.

Evaluatie congres

De evaluatie van het congres en de communicatie met de commissie hebben we voor het eind bewaard. Het congres dit jaar was erg goed, daar zijn we het allemaal over eens, maar de communicatie met de commissie liep niet bepaald op rolletjes, wat veel mensen onnodig veel energie heeft gekost. Van diverse kanten hebben we evaluaties en aanbevelingen gekregen. Sander stelt voor dat we nog een keer allemaal ons hart luchten en daarna op zoek gaan naar een weg naar voren. Alle betrokkenen hebben dit jaar het beste congres ter wereld neer willen zetten; de intenties van iedereen waren dus goed. Ook daarover verschilt niemand van mening.

De komende twee uur bespreken we onder andere de volgende vragen: Hoe communiceer je? Hoe zou je willen communiceren, als bestuurslid en niet-bestuurslid? Wat willen we van het congres? Wat is het beste voor de vereniging m.b.t. het congres? Is dat het beste congres ter wereld? Of überhaupt een congres? Zijn er congressen die we niet zouden willen? Waar leggen we de prioriteiten en grenzen? Waar zouden wij voor het congres als bestuur inhoudelijk een mening over moeten hebben? Wie is eigenaar van het congres? Wie moet er iets over mogen vinden? Er zijn veel partijen die zich betrokken voelen bij het congres, maar waar hoort de verantwoordelijkheid? Mogen bestuursleden op persoonlijke titel een mening hebben over dingen? Moeten we vanuit het bestuur de commissie een opdracht geven en ons er verder niet mee bemoeien? Wie zouden er vrijkaarten moeten krijgen? Wie bepalen dat?

Verantwoordelijk zijn en verantwoordelijk voelen zijn twee verschillende dingen, die dit jaar voor de nodige problemen gezorgd hebben. We komen vanzelfsprekend niet tot een eenduidige conclusie over hoe dit in een keer veel beter kan. De commissie krijgt van ons veel verantwoordelijkheden (en een behoorlijke zak geld), maar ook input van buitenstaanders die zich toch betrokken voelen vinden we belangrijk, los van met welke pet op ze zich betrokken voelen. In een goed gesprek met de (nieuwe) commissie willen we kijken hoe we hier voor iedereen een werkbare situatie kunnen vormen en behouden. Taak Sander: nieuwe commissie en enkele bestuursleden bij elkaar brengen. Taak Krijn: een stuk schrijven die van de afgelopen jaren in grote lijnen de ontstane problemen (tussen mensen) beschrijft, zodat we de nieuwe commissie dat duidelijk kunnen meegeven.

Na ruim 3,5 uur zit het er voor ons op en sluiten we met meer begrip, en een duidelijk positievere houding de vergadering.