Notulen bestuursvergadering 6 januari 2015

Aanwezig: Sander, Roy, Jaco, Matijs, Hidde en Arjan

Notulen vorige vergadering

De notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd.

Workshops Commissie

De workshop van Frances van der Waal komt er binnenkort aan en we zijn bezig met een workshop over WordPress met Paul van Buuren. De plannen zijn om binnenkort met de marketingcommissie af te spreken om plannen te maken voor de enquete.

Activiteitencommissie

December is een rustige maand, vanwege het op vakantie gaan van de contactpersonen bij gastbedrijven. De nieuwjaarsborrel in Utrecht staat op de planning. Op dit moment zijn er 28 aanmeldingen en zullen we nog extra moeite doen om de leden te overtuigen om langs te komen.

Onderwijs Commissie

Op dit moment is er geen voorzitter voor deze commissie, sinds de ALV is er geen voortgang geweest. Arjan heeft het idee om samen met de Activiteiten-commissie een bijeenkomst te organiseren voor docenten. Hiervoor zal hij ook contact opnemen met de leden van de onderwijscommissie.

Webrichtlijnen Commissie

Zoals ook in de ALV werd gemeld, is er bij deze commissie ook weinig voortgang. Hidde heeft aangegeven dat hij gaat kijken hoe we hiermee verder willen gaan.

Commissie België

Bijeenkomsten in december zijn over het algemeen lastig te organiseren, dus de afgelopen tijd is het rustig geweest. De verwachting is dat het in januari wel weer gaat lopen.

Marketing Commissie

Roy heeft zijn interim-positie als voorzitter omgewisseld voor een lidmaatschap van de marketing-commissie. Jaco neemt per direct zijn taken over. Op dit moment wordt de tekst voor de sprekerspresentjes afgerond en willen we deze in januari gaan bestellen. Pokerkaarten zijn helemaal rond en zullen ook in januari besteld gaan worden. Het bestuur geeft aan dat er geen bezwaren zijn tegen het opzetten van een nieuwsbrief met bijvoorbeeld mailchimp zolang deze opt-in is en het geen verwarring oplevert met de reguliere nieuwsbrief voor leden. Ook geeft het bestuur mee dat de nieuwsbrief niet te lang moet zijn, zodat het interessant blijft. Verder zullen Arjan en Jaco aanwezig zijn bij de ISOC-nieuwjaarsmeeting met wat Fronteers promotie-materiaal.

Vacaturebank

Met de vacaturebank gaat het goed, sinds we Buffer gebruiken voor het plaatsen van de tweets kan alles 's avonds verwerkt en klaar gezet worden. Verder gaan de betalingen voortaan via MoneyBird, zodat dit proces wat makkelijker gaat verlopen. Roy is samen met Bernard aan het kijken hoe dit proces verbeterd kan worden.

Ledenadministratie

Aan het begin van het jaar krijgen alle leden de factuur binnen voor het lidmaatschap en is er vaak een kleine daling in het leden-aantal te zien. Voorlopig lijkt het dat er minder leden zich afmelden dan vorig jaar. Verder zal er dit jaar ook voor het eerst een koppeling komen met MoneyBird om ook deze administratie soepeler te laten verlopen voor de betrokken vrijwilligers.

Congrescommissie

De congrescommissie is druk bezig geweest sinds de ALV en heeft al diverse reserveringen gedaan bij leveranciers. Ook is er contact opgenomen met diverse vrijwilligers die graag, in meer of mindere mate, mee willen helpen bij de organisatie van het congres. Het is de bedoeling dat deze bezetting in januari rond is. Ook is er contact opgenomen met de eerste mogelijke sprekers en zal hiermee verder gegaan worden. Het is het bestuur opgevallen dat nazorg, dus taken zoals transcripts en de site in de verleden tijd zetten, niet altijd een hoge prioriteit krijgen. Specifiek voor transcripts bieden Sander en Hidde aan het op te pakken als de commissie dat wil. Hidde neemt contact op met de commissie om dit voor te leggen.

Definitieve verdeling van het bestuur

De formulieren en de benodigde papieren voor de RaboBank zijn ingevuld. Hierbij is vastgesteld dat Roy dit bestuursjaar de penningmeester is en Jaco zal de taak van secretaris op zich nemen. Roy zal de formulieren inleveren bij de Kamer van Koophandel.

Bedankjes vrijwilligers

Arjan heeft met hulp van Krijn en Roy alle vrijwilligers een mooie Dopper gestuurd als bedankje voor de inzet van het afgelopen jaar. Hij geeft daarbij aan dat de verzendkosten en het inpakwerk eigenlijk teveel waren. Bij een volgende keer zal dan ook gekeken worden of we dit op dezelfde manier weer willen doen. De rest van het bestuur geeft aan dat de kosten geen probleem zijn, omdat de reacties uitsluitend positief waren. Ook raadt hij aan om de lijst met vrijwilligers beter bij te houden gedurende het jaar en ook regelmatiger te vragen of er adres-wijzigingen zijn. Verder was er een discussie wat precies de definitie is van een actieve vrijwilliger en of een aantal mensen niet ten onrechte een bedankje hebben ontvangen. Conclusie was dat het lastig is om hierin een duidelijke lijn te trekken en we de definitie van een actieve vrijwilliger het liefst zo ruim mogelijk willen houden.

WVTTK

Roy geeft aan dat de nieuwe boekhouder, ondanks meerdere pogingen, niet te bereiken is per e-mail. Ondertussen gaat hij kijken welke partij beter geschikt is, zodat deze spoedig aan de slag kan. Jaco geeft aan dat de takenlijst te lang is geworden en het verstandig is om er een datum bij te zetten, zodat we kunnen zien hoe lang iets open staat.