Notulen bestuursvergadering 10 september 2013

Congres

Hidde heeft Tom een mail gestuurd met de aankondiging van zijn opstappen na congres 2013. Matijs zal ook uit de commissie stappen. Er wordt bediscussieerd wat dit betekent voor de voortgang van het congres, en hoe er mensen gevonden kunnen worden die de juiste commitment willen geven. In het verleden hebben oproepen voor nieuwe vrijwilligers enthousiaste reacties gehad. Als we de benodigde commitment juist kunnen uitdrukken, heeft dat goede kans op resultaat. Een oproep in de vorm van een blogpost wordt door Vasilis geschreven. Datum van publicatie rond 19 september.

Sander: terugkomend op handboek, graag beschikbaar maken voor bestuur. Dit is een taak voor Matijs.

Vraag uit de congrescie: of de kaartjes zonder ledenkorting mag verkopen?

Conclusie na enige discussie: tien kaarten komen beschikbaar waarvan twee met ledenkorting. Dit wordt door Matijs teruggekoppeld aan commissie.

We moeten nog beslissen wat te doen met de sollicitaties, merkt Sander op. Graag van iedereen die er nu in zit de vraag of ze commitment hebben door te gaan.

Sander vraagt aan Krijn: Wat is jouw insteek. Zou je weer willen meedoen?

Krijn beantwoordt Sander's vraag met een "nee".

Vasilis vraagt: zijn we gerust?

Wil de vereniging geen congres, dan krijgen ze geen congres, merkt Tom op.

Vasilis: als er niet genoeg mensen zijn; dan ga ik er weer in. Als een laatste strohalm. Ik ben het echter niet van plan.

We gaan je er aan houden. —Roy

Roy: reageren er 20 waarvan 15 fatsoenlijk; dan okay. Anders laatste 'reddingsacties'.

Krijn: kudos naar de congrescie.

Bestuursbezetting

Tom heeft per e-mail aangegeven niet meer verder te willen gaan als bestuursvoorzitter van Fronteers. Tom: wellicht overdracht als ik in november herkozen moet worden?

Ongenuanceerd zegt Roy: kutplan.

Tom: Ik doe het al zes jaar en met meer tegenzin dan normaal. Naast rol van de voorzitter bij de vergadering weinig invulling geven als voorzitter. "Als jij het niet wil, wil ik ook wel voorzitter zijn."

Roy: is de beslissing reeds besloten of nog open.

Sander: voorzitter blijven of in bestuur blijven.

Roy: praktische, hoofdelijke voorzitter. Controlerende functie die Sander zou vervullen heeft ook implicaties. Arjan als voorzitter zou geen sceretaris en actief lid. Vasilis en Roy te nieuw.

Vasilis: goede voorzitter in tegenstelling tot wat je zelf denkt.

Tom: hoe denken andere mensen als ze van buitenaf kijken.

Sander: ik ben nuttiger als algemeen bestuurslid. Mochten er niemand anders zijn dan wil ik me opofferen.

Vasilis: heb je ambities?

Sander: kans tot in rol te groeien. Tijd om daaraan voorbij te komen. Je geeft jezelf te snel op.

Matijs: focus op het argument 'tijd'. Als je de tijd er niet voor vrij kunt maken, dan doen alle andere argumenten er niet meer toe.

Tom: weinig tijd vrijmaken voor de rol. Mijns inziens magere invulling.

Sander: significant andere tijd?

Tom: ik was secretaris en dat heeft andere eisen. Plus het leven als freelancer is tijdrovend.

Sander: als ik gemotiveerd ben, dan krijg ik veel gedaan.

Arjan: meer van een voorzitter dan de goede rol hoeven we niet te verwachten.

Roy: slaap er nog een nachtje over.

Krijn: ik wil geen voorzitter worden, ik wilde zeggen dat je als secretaris supergoed was. Vergelijking met secretarisrol is wellicht te krom.

Vasilis: gebrek aan motivatie.

Tom: dit is het karakter van vrijwilligersorganisatie, eerst moet je je eigen brood verdienen.

Tom slaapt er nog een nachtje over.

Penningmeesterschap

Sander vraagt of er een meeting is geweest met Roy, Matijs en Krijn, over de inhoud van taken van penningmeester?

Roy antwoord: moeilijk in te schatten welke inspanningen er precies waren. Er zijn ook enkele veranderingen die ik voor wil stellen, maar ik ben gedemotiveerd om de complete structuur overhoop te moeten gooien. Verder heb ik persoonlijk ook niet alle benodigde tijd voor. Verder ben ik liever penningmeester naast Tom als voorzitter dan voorzitter zelf. Er gaat veel tijd in zitten om het goed te doen.

Er is dus een vacature voor rol als penningmeester binnen het bestuur. Wellicht is er een nieuw iemand die dit wil gaan doen?

Thomas van Zuijlen als penningmeester? Sander: heel netjes wat hij voor het congres doet. Tom en Arjan: motivatie is er zeer zeker wel. Roy: oppassen dat we hem niet uit de congrescommissie trekken.

Er zijn verder geen ideeën voor een mogelijke kandidaat. Als taak wordt opgeschreven 'blogpost voor de penningmeesterrol'.

Grootte bestuur gaat zeker naar 6 wellicht naar 5.

Gaan we de ALV vragen of de ledenadministratie buiten bestuur kan? Wil Krijn uit het bestuur? Krijn: ja.

Matijs vraagt aan Tom of als hij voorzitter af is, ook bestuurslid af wil zijn? Tom: ja.

Tom: en de rest van de bestuursleden?

Vasilis: ik wil zeker wel blijven. Ik wil meer doen. Zeker nog een jaar.

Roy: ik wil ook graag blijven.

Arjan: ik wil graag secretaris af zijn. Algemeen bestuurslid is prima.

Roy: hoe is ons boekjaar?

Matijs is graag af per ALV.

Sander: bestuur yay or nay? Ik mag mezelf niet toestaan uit het bestuur te stappen voor ik geborgd heb dat de vereniging blijft draaien. Ik verwacht niet uit het bestuur te willen.

Visie op penningmeesterschap door Roy zal Roy gaan mailen.

Stukje infrastructuur van Krijn is problematisch in de ogen van Roy. Roy zal een voorzet mailen. Hij zet zijn gedachten op papier en vraagt bestuur of we daar achter kunnen staan. Dit zal nog deze maand gebeuren.

Kascommissie

Wim is bereid om, omdat Isaac weg is, de plek van Isaac over te nemen en de kas te controleren. Begin oktober tikken we de kascie af. De ALV kiest de kascie. Zij kan en moet rapporteren aan de ALV.

Algemene Ledenvergadering

Al jaren lopen we er tegenaan dat we dit niet goed organiseren, het verloopt chaotisch van tijd tot tijd en we zijn te laat met zaken zoals de aankondiging, de agenda etc.

We willen de stukken graag gelijk bij de aankondiging verspreiden.

Algemene vraag is: Matijs, wat kun jij hiermee als penningmeester, met betrekking tot de financiële stukken?

Roy vraagt: hoe kunnen we Matijs ontlasten van de ALV verplichtingen in combinatie met het congres?

Vasilis vraagt: doe je dat wel even? Of heb ik hulp nodig?

Matijs antwoord: ga ik de boekhouder vragen.

Sander merkt op dat de ALV specifiek heeft gevraagd om extra informatie rond de financiën. Dit zou minimaal een paar dagen van tevoren naar de leden gemaild moeten worden. "Om te beslissen of je naar de ALV komt wil ik alle info hebben."

Matijs: ik heb zelf een inzicht in wat alles kost en waar alles heen gaat. Graag wil ik een verhaal op papier zetten zonder veel cijfers.

Tom: heb altijd een globale agenda gehad.

Sander: specifieke cijfers inlezen moet een paar dagen van tevoren zodat je dat kunt bekijken en of er gekke dingen in zitten.

Arjan: combinatie ingebrachte stukken + financiële visie + daadwerkelijke cijfers is golden…

Wellicht publiceren we dit in de vorm van een blogpost.

Als we het type vraagstukken weten, moeten we de zaken een maand van tevoren helder hebben, het liefste twee maanden van tevoren.

Krijn vraagt: en het draaiboek?

Tom zet het draaiboek in wiki.

Tom: de locatie is oké.

Arjan oppert dat Arjan en Tom een keer moeten samenzitten om de ALV voor te bereiden.

Tom antwoordt dat het draaiboek eerst af moet.

Sander merkt op dat er veel dingen zijn waar Arjan als secretaris niets van weet, met betrekking tot de ALV.

Tom blikt terug op voorgaande jaren, het kan liever veel korter en meer to-the-point. Goed voorstel aldus Sander, het is stroef nu kan het beter.

Voor een datum, zou begin december eventueel oké zijn? vraagt Tom. Aan Matijs en Krijn: komen jullie naar Nederland specifiek voor de ALV?

Matijs vraagt of de penningmeester persé aanwezig moet zijn? Sander stelt: het is aan jou.

Tom zorgt voor een datumprikker voor de ALV.

Takenlijst

Sander stelt dat de takenlijst een mooie trigger is om iets te doen. Arjan kwam met wiki, dat werkte even goed maar werd op den duur niet meer bijgehouden.

Roy vindt het allemaal leuk en aardig maar een wiki is niet handig. Sander's methodiek is beter.

Krijn, Matijs en Vasilis stellen dat ze beter werken via e-mail.

Graag zo snel mogelijk afvinken wat we hebben gedaan. Sander neemt de taak watcher over van Arjan.

Tom vindt de keren dat de takenlijst binnenkomt een mooie reminder. IRC is verder een tijdvreter.

Bij elkaar komen is ook erg motiverend, vindt Tom

Voor Vasilis werkt tijdsdruk vooral motiverend.

Rondvraag

Per stad een meetup die professioneel worden opgezet. Wij kunnen ook zoiets doen, bijvoorbeeld elke maand een Fronteers-iets in Amsterdam?

Eventueel kunnen we toffe formats financieel ondersteunen, maar waarom zouden we locaties vastpinnen?

Thematisch zouden we het breder kunnen trekken. Mensen rondom Fronteers bereiken, denk aan ontwerpers en back-enders. Ruimte voor discussies en grotere groep mensen.

Sander stelt voor dit naar de activiteitencommissie door te sturen als een voorstel.

Roy gaat de activiteitencommsissiemailinglijst lurken.

Roy: bol.com was leuk. Bij meer bedrijven praten met mensen die verwachten zouden kunnen hebben van Fronteers. Leuke PR voor Fronteers.

Sander zou graag willen weten wat er zoals verteld wordt tijdens zo een gesprek, en vraagt Roy dit te mailen naar het bestuur.