Notulen bestuursvergadering 10 november 2016

Aanwezig: Thomas, Hidde, Arjan, Sander, Jaco

De voorzitter opent de vergadering om 19:13

Notulen vorige keer

Dat is helaas ontschoten bij de secretaris, hij zal direct de notulen ter beoordeling naar het bestuur sturen.

ALV

De begroting wordt besproken door Hidde en Sander en zal voor rondgestuurd worden naar alle leden voor de ALV. Het bestuur van volgend jaar wordt aangeraden om wel minimaal 5 leden te hebben, dus er zal wel extra aansporing moeten plaats vinden. Er worden nog een aantal mensen apart aangesproken. Ook is het mogelijk dat er op de ALV zelf gevraagd wordt om vrijwilligers.

Er is een beleidsvoorstel om het lidmaatschap te halveren na een periode van vijf jaar, waarbij Jaco als secretaris aangeeft dat het lastig is omdat dit op dit moment niet bijgehouden wordt. Arjan, Hidde en Jaco geven aan dat ze liever zien dat er meer gedaan wordt met het geld, in plaats van de inkomsten te drukken. Uit de blogpost kwam vooral naar voren kwam dat scholing en ondersteuning van vrijwilligers de voorkeur had. Ook de prijs van de workshops en het congres voor leden verlagen zou een goede richting zijn, volgens de leden. Vanuit een aantal leden kwam ook de opmerking dat het tijd werd voor een nieuwe layout van een website, Hidde stelt voor om dat uit te besteden. Dat levert een discussie op of dit aan de leden voorgelegd gaat worden en op welke wijze dat gebeurt. Besloten wordt dat er een apart voorstel wordt ingediend voor een aparte stelpost gemaakt wordt waarover gestemd zal worden bij de ALV.

Er is gesproken bij de congres-commissie over het aanbieden van live-streams, naar aanleiding van een vraag op de vorige ALV. Thomas zal dit voor de ALV verder uitzoeken.

Uitbesteden facturatie

De boekhouder heeft aangegeven dat het prettig is als de totale boekhouding in een pakket wordt beheerd, dat maakt het dan mogelijk om de facturatie over te nemen. Voornamelijk heeft het de voorkeur om de facturatie van de workshops en de vacatures over te nemen, waarbij de leden-facturatie dan optioneel is. Het heeft de voorkeur van de penningmeester om dit inderdaad te doen, zodat het minder tijd kost om de facturen te doen. Er wordt aangeraden om te kijken of het mogelijk is om makkelijk over te stappen naar een ander pakket, wanneer dit eventueel opkomt. Jaco heeft twijfels hoe we dit het beste kunnen combineren met de ledenadministratie, maar hij geeft toe dat het een goed idee is om een enkel systeem te hebben.

Emails

Hidde geeft aan dat het nodig is om een goede oplossing te hebben voor de workshop en activiteiten commissie. Sander heeft aangegeven dat er een hosted mailman oplossing is. Jaco zal er voor zorgen dat dit geregeld gaat worden

Activiteitencommissie

Er zijn al diverse activiteiten geweest en die lopen goed. Er wordt gebruikt gemaakt van een planning waarbij elke maand een activiteit plaats vindt. Een aantal bedrijven hebben zich al aangemeld voor een bijeenkomst in de komende maanden, waarbij het een en ander al geregeld moet worden. Thomas geeft aan dat er wat duidelijkheid moet zijn wat betreft de leiding en zal dat voorlopig op zich nemen

Congrescommissie

De commissie is erg blij met hoe het congres verlopen is en heeft vrijwel uitsluitend positieve reacties gehad. Op dit moment staan de video's klaar voor keuring door de sprekers, dat wordt op dit moment gedaan. Hierna zullen ze geupload worden op vimeo, het streven is om dat voor de ALV geregeld te hebben, maar het zou kunnen dat dit door de transcriptie wat later zal worden. Er is een evaluatie geweest waarbij diverse commissieleden hebben aangegeven volgend jaar niet meer plaats te nemen in de commissie. Een tweetal leden geeft aan dat ze dit niet meer in een vrijwilligers-opzet zouden willen doen, maar dit wel betaald zouden willen doen en mogelijk daar een voorstel voor indienen bij de ALV. Het bestuur vraagt aan de huidige congrescommissie om op zoek te gaan naar nieuwe leden.

Workshops

Er zijn net twee workshops geweest die goed gingen, de komende twee lopen iets minder hard, maar die zullen wel doorgaan. Er zal daar nog wat extra reclame gemaakt voor worden en de reacties tot nu toe zijn zeer positief. Mogelijk zal er in het volgende jaar ook buitenlandse sprekers worden uitgenodigd. Er wordt druk gewerkt aan nieuwe workshops voor januari en februari.

Commissie online

Er is een youtube-kanaal opgezet voor de video's naar aanleiding van de vorige bestuursvergadering. Ook is de commissie bezig met het opstellen van een CoC voor de communicatie op slack. Het bestuur is hier blij mee en ondersteunt dit.

Rondvraag

Thomas: Naar aanleiding van het intrekken van een kaartje bij het congres heeft die specifieke persoon gedreigd met een juridische procedure. De commissie heeft aangegeven dat ze verder geen communicatie meer zullen hebben, tot er mogelijk wel iets binnenkomt.
Thomas: Er zijn een tweetal minder acute meldingen geweest in het kader van de code of conduct. Deze zijn beiden afgerond naar tevredenheid van de melders. Sander geeft aan deze rapportering over de incidenten erg te waarderen, en stelt voor bij alle CoC incidenten dergelijke rapportering naar bestuur op te nemen in het draaiboek, zodat er 1 centraal punt in de vereniging is met overzicht.
Hidde: Vraagt of het naar aanleiding van de nieuwe kennis dat vorige boekhouders wel over dit onderwerp hebben gesproken nog steeds nodig is om een second opinion aan te vragen bij een fiscalist. Het bestuur geeft aan dat die noodzaak er niet is, Hidde zal boekhouder vragen de procedure in gang te zetten om een voorstel naar de Belastingdienst te sturen
Arjan: vraagt of het mogelijk is om een soort van lustrumcommissie op te zetten om het tienjarig jubileum te vieren. Hij gaat even kijken hoeveel geld daaraan besteed zou worden en of dat op apart op de begroting gedaan moet worden.