Notulen bestuursvergadering 11 april 2016

Aanwezig: Arjan Eising, Hidde de Vries, Jaco Koster, Sander van Lambalgen, Thomas van Zuijlen

Wat er is besloten

Notulen: HdV: formulering inzake bestemming van gelden Fronteers (Spring) Conference. Wordt aangepast.
Vrijwilligersdag: HdV en AE: wel overleg tussen Arjan en Hidde, maar nog geen concrete datum/planning.
Axxie-hulp-dag: TvZ en AE: geen concrete dag, Thomas intussen ingesprongen bij activiteiten
Penningmeester: ontslag en overdracht accountant, wel opgestuurd gekregen. (SvL "Yay voor ontslaan")

Activiteiten

Dat loopt gestaag; 1 of 2 keer per maand verzoeken van bedrijven (recent Ahold en CLEVER-FRANKE), Meta reageert er netjes op, maar we zouden graag iets meer doorpakkerij zien (dus sneller tot concrete afspraken komen). Thomas sprong bij, of doet permanent?, twee avonden, maar probleem van weinig actieve mensen blijft. Belangrijk om nieuwe en andere mensen erbij te betrekken. Nieuw elan, hoeft niet per se periodieke afspraak te zijn, maar wel (aanvankelijk) met bestuurslid. Actiepunt: beleggen van activiteit met activiteitencommissie

Workshops

Beetje extra actie nodig voor praktische zaken (planning, reserveringen).
Joël heeft het druk nu Mirella iets minder beschikbaar is.
Eerder een voorstel gekregen van eBrella om praktische actiepunten (reserveringen) door hun medewerker Sharon over te laten nemen.
AngularJS-workshop was goed gevallen, kan nog herhaald worden.
Voorstel Paul van Buuren en wat andere ideetjes, nog niets concreets.
Vraag via Twitter van Darice; workshop accessibility? HdV --> Even Jules polsen (deed het in 2014)?
HdV: Benaderen we andere oude workshopmensen? (Neen, maar er zijn wel mensen die dat leuk zouden vinden.)
Idee (JK): jaarplanning maken van workshops en blijven inplannen tot die vol zit.
Advies aan cie: leg data vast (regelmaat van 1x per twee maanden), zoek daar docenten bij (bijv. oud-workshoppers), en communiceer

Ledenadministratie

Onder de 500 leden gezakt. 442 leden. We verwachten er nog ca. 20 bij deze maand. Het Spring Conference heeft een redelijke aantrekking op aantallen leden (wekelijks 1 à 2) Mogelijk trekt dit eind van het jaar nog bij richting de 500
Facturatie duurde wat langer vanwege de facturatiestop inzake congres
Voorstel HdV: nieuwe facturen versturen in december? SvL: raden we af
Top: kunnen we opnieuw een 500-leden-borrel

Wat doen we met declaraties?

Aanleiding: 1. Vlucht commissielid binnen congres. 2. Parkeerboete tijdens congres 2015.
We handhaven het beleid "Je inzet voor de vereniging mag wel tijd kosten, maar geen geld".
Bestuur iets terughoudender met declaratie.
Als het moet voor je Fronteerswerk, is het te declareren. Volume is bepalende factor (dus niet te vaak, bijvoorbeeld, vanuit het buitenland reizen).

Beheer Fronteers IT-infrastructuur

Prio: mailinglijsten nu bij Krijn weg.
Idee: beleid ontwikkelen voor, en team samenstellen om, samen te trekken
Domeinnamen en e-mailconfiguratie weg bij een verenigingslid
Bestaat nu een VM waar forum en wiki op draait (beheer door Matijs), bij TransIP of Exilia
VM ernaast zetten met mailvoorzieningen?
Commissie en beleid, infra-commissie opzetten
Langdurigheid ontbreekt nu - sturen op duurzaamheid en beheerbaarheid
Jaco wil zich inzetten voor de infra-task force.

Merkconflict dutchfrontiers.com

Geen grote overlap.
Kleine kans dat inbreuk aantoonbaar is en na te streven.
Geen actie

Handhaving IRCCloud-accounts

Moeten we die in ere houden?
Kost voor vrijwilligers per kwartaal circa €100 - kosten dus laag.
SvL: Eerst aankijken: drie maanden gebruik analyseren, daarna mensen aanschrijven om te vragen of ze nog behoefte hebben. Als niet, afsluiten. (AE: en als mensen weer willen beginnen, kan het weer aangezet worden.)

Rondvraag

Idee: externe partnerships bij onderdelen van de vereniging, en bijvoorbeeld te documenteren met wie je 'bevriend' bent. Zou in wiki kunnen ('achter de schermen') of op de website.
Voorstel: standaardiseren partnerschappen? Checklist maken voor uitruilconstructies. Lijst maken / publiceren van bedrijven waar we te gast zijn geweest. Overzicht maken van dingen die we kunnen bieden voor organisaties die meetups e.d. kunnen organiseren. Rolodex waardevol voor sprekers.
SvL: Uitermate belangrijk om onafhankelijkheid Fronteers te behouden en te waarborgen. Er bestaat al veel informatie hierover, maar die is vaak verspreid over de site. "Partner" als term uiterst terughoudend gebruiken. HdV: Goed idee om dit ook bij een functionaris onder te brengen. Prioriteitenstelling nummer 1 is beheerbaarheid.

Acties

Hidde zet virtuele meeting op voor overleg over workshopsessie-vrijwilligersdag
Hidde neemt contact op met CLEVER-FRANKE om na te vorsen wat er gebeurd is
Thomas plant avond/middag-activiteit in om Axxie vlot te gaan trekken
Arjan: advies leg data vast (regelmaat van 1x per twee maanden), zoek daar docenten bij (bijv. oud-workshoppers), en communiceer
Thomas: confconf-blogpost
Thomas: Jamsessies lostrekken; voorstel formuleren, op bestuurslijst, en daarna afspreken met Koen
Jaco: infrastructuur-commissie/beleid inrichten
Hidde gaat over 3 maanden IRCCloud-afsluit-vraag naar actieve leden sturen
Volgende keer "partnerships" als separaat agendapunt. Hidde en Thomas gaan dit initieel verder trekken.