Notulen bestuursvergadering 11 juli 2016

Locatie: ten kantore van Frontlab B.V. in Amsterdam
Aanwezig: Arjan Eising, Hidde de Vries, Jaco Koster, Sander van Lambalgen, Thomas van Zuijlen

De voorzitter opent de vergadering om 19:11.

Notulen van vorige keren

JK: de voorlaatste notulen staan live, die van de ALV staan in QMS en kunnen na een laatste check live worden gezet. Laatste notulen zijn al gedeeld met het bestuur, maar die moeten nog iets worden uitgewerkt om ze te kunnen publiceren. TvZ zal dit morgen doen.

Mogelijk exploitatieoverschot

HdV: onze boekhouder heeft laten weten dat ze vermoedde dat we gezien de geboekte winsten in de afgelopen jaren als vereniging zouden moeten onderzoeken of we vennootschapsbelastingsplichtig zijn. Haar fiscalist bevestigde dat en stelde een aantal vragen (het is volgens hem afhankelijk van een aantal factoren). Het lijkt HdV verstandig als bestuur te kijken of we een goed deel van die winsten in onze missie kunnen steken.

SvL vraagt of we er iets op tegen zouden hebben om winstbelasting te gaan betalen? Allen eens dat we de winst beter in onze doelstellingen zouden kunnen steken. TvZ stelt voor dat we een second opinion aanvragen. HdV zal boekhouder vragen of ze een tweede fiscalist kan vragen.

We bespreken de mogelijkheden om onze winst te verlagen:

SvL: ledenkorting op congres en workshops vergroten.
SvL: lidmaatschapskosten omlaag brengen
SvL: stoppen met vacaturebank of deze gratis maken (allen: dat laatste is geen goed idee, te veel druk op onze vrijwilligers)
JK: beter ondersteunen van dingen die we aan leden aanbieden, door in het duurdere segment terechtkomen qua activiteiten: af en toe sprekers uit het buitenland binnenhalen, locaties boeken in plaats van bedrijven en meer mensen uitnodigen. Meetupniveau ontstijgen.
HdV: we zouden alle ‘actieve vrijwilligers’ een vast bedrag kunnen betalen voor elk jaar dat ze een functie uitoefenen, bijvoorbeeld €1000 per jaar voor organisatie van congres, activiteiten (inclusief video's), workshops, vacaturebank, de website of bestuur. Die functies zouden we dan strak moeten definiëren. SvL: problemen hierbij zijn: (1) wie bepaalt wie 'the cut' maakt?; (2) alle mensen die in het verleden veel meer hebben gedaan gaan zuur kijken; (3) wie trek je daarmee aan? HdV: in het verleden hadden we geen budget om dat te doen, dankzij de mensen toen hebben we dat nu wel: dat is zuur, maar geen reden om het niet te doen. Bepalen wie de cut maakt moet te doen zijn.
TvZ: we zouden vrijwilligers ook een opleidingsbudget kunnen geven, bedoeld voor persoonlijke ontwikkeling waar jijzelf iets aan hebt, en Fronteers ook. Als je activiteiten organiseert voor Fronteers, zou je bijvoorbeeld een time management cursus kunnen doen.
HdV: bij het workshopoverleg kwam Rachid met het idee iemand in te huren om front-enders te leren spreken. Zou ook een mooie manier zijn om individuele leden persoonlijke ontwikkeling te bieden, en tevens een manier om mensen die bij onze meetups willen spreken, maar dat spannend vinden, een duwtje in de rug te geven. TvZ: jaa, Fronteers Academy!

Sommige ideeën zouden zo ingrijpend zijn dat ze instemming van de ALV zouden vereisen. Sander schrijft een blogpost met voorstellen, zodat we vast om reacties van onze leden kunnen vragen en aan de hand daarvan een mogelijk voorstel voor de ALV kunnen voorbereiden.

Activiteitencommissie

Edwin is bezig met een meetup bij Incentro in Rotterdam in september. HdV is een meetup aan het organiseren met iemand uit het Progressive Web Apps kamp, ook in Rotterdam.

HdV merkt op dat de activiteitencommissie versterking nodig heeft en dat het de taak van het bestuur is daar voor te zorgen. Allen zijn het erover eens dat de commissie een kickstart moet krijgen. HdV geeft aan dat hij te druk is met penningmeestertaken en de workshopcommissie, SvL geeft aan dat hij niets wil organiseren, JK geeft aan dat TvZ te druk is met congrestaken en JK te druk met ledenadministratie- en facturatie. AE gaat Edwin vragen hoe het gaat met de meetup in Rotterdam.

Vacaturebank

Onderwerp is ingebracht door HdV. We krijgen veel reacties over vacatures op Slack. Moeten we hier iets mee? Daarnaast is Tim Severien een document gestart met richtlijnen voor vacatureteksten, waaraan diverse mensen op Slack inmiddels hebben bijgedragen. Dit wordt misschien een blogpost.

Allen zijn het erover eens dat we niet per se iets hoeven te doen met de reacties, maar dat we een uit die reacties volgend document of blogpost erg zouden aanmoedigen.

HdV vraag of we in principe vacatures zouden willen we filteren. JK: zeker, maar het is praktisch niet te doen. SvL: ja, zouden we graag willen, maar niet realistisch. Allen eens dat het mooi zou zijn als, maar dat het extra werk zou kosten en daar willen we Bernard niet mee opzadelen.

Besloten: we gaan niet filteren. We moedigen richtlijnen zeker aan. HdV houdt contact met Tim hierover.

Zeiluitje

De Compagnie heeft de afgelopen drie jaar een zeiluitje voor de actieve vrijwilligers van Fronteers verzorgd. AE: ik heb dit jaar met ze gekeken naar nieuwe elementen die we zouden kunnen toevoegen. Nieuwe actieve elementen die we dit jaar eventueel zouden kunnen invoeren: een wedstrijd-achtig element of zelfs lasergamen.

SvL: misschien Scheveningen overwegen. Ook makkelijker te bereiken via ov. AE zal onderzoeken of we bereikbaarheid kunnen verbeteren door vanuit Amsterdam te vertrekken.

Commissies

België (JK)

JK: geen updates

Marketing (JK)

JK: geen updates

Workshops (HdV)

De oude workhopcommissie is opgeheven, en HdV is een nieuwe commissie gestart met daarin Sharon Martens en hijzelf als interim voorzitter. Michael sluit zich mogelijk weer aan einde van het jaar. De wijzigingen zijn op het blog aangekondigd, en in dezelfde post is de leden gevraagd naar suggesties voor nieuwe workshoponderwerpen. De nieuwe commissie heeft ambitieuze doelen, te beginnen met vier workshops in dit kalendarjaar, en bovendien de doelstelling om steeds een aantal workshops vooruit gepland te hebben, zodat deze kunnen worden aangekondigd bij bijeenkomsten. Op langere termijn wil de commissie ook variaties in steden en experimenten met buitenlandse sprekers. De bedoeling is om, als de workshopcommissie weer loopt, nieuwe leden aan te trekken. De workshopbeamer staat bij JK.

HdV: We zouden willen heroverwegen hoe congresworkshops en workshops van de workshopcommissie zich tot elkaar verhouden, en misschien als workshopcommissie weer goed loopt zelfs workshops voor de congrescommissie te organiseren. TvZ geeft aan dat de congrescommissie dit juist goed gestructureerd heeft, HdV begrijpt dit en stelt voor hier als het zover komt met elkaar over te spreken.

TvZ: We zouden als congrescommissie graag kennis delen met de workshopcommissie. Spaces is een plek die fijn werkt voor de congresworkshops. Congrescie kent mensen die wel naar Nederland willen komen.

HdV: Laten we inderdaad samenwerken!

Online community

HdV vroeg zich af waarom Charis Rooda, Peter van Grieken en Koen Kivits niet in commissie online Community zitten, gezien ze gedrieën de Slack, Facebook en Twitter draaiende houden?

SvL: ikzelf (en ik denk Krijn ook) zouden er geen bezwaar tegen hebben om niet meer in de commissie OC te zitten. Voornaamste is of Charis/Peter/Koen ook verantwoordelijkheid willen hebben, namelijk beleid maken/hebben en op de ALV willen rapporteren.

Actiepunt HdV: Charis, Peter en Koen vragen of ze dit zouden willen.

Congres (TvZ)

TvZ:

de kaartjes zijn uitverkocht, en dit is voorspoedig gegaan. We kregen minder teleurgestelde berichten en vragen achteraf. Dat is fijn. Qua mail: als congres willen we een onverstoorbaar-vriendelijke indruk achtergelaten bij de mensen met wie we mailen.
Voor workshops hebben we naar aanleiding van vorig jaar alleen combitickets in de verkoop dit jaar. Helaas hadden we dit jaar de workshops niet op tijd rond en ging dat iets minder snel dan gehoopt, maar ze zijn nu meer dan voor de helft vol en dat is voldoende om ze door te laten gaan. Eventueel doen we op aanvraag ook workshop-only tickets als mensen erom vragen.
We hebben reeds acht sprekers bekend gemaakt, deze week maken we er nog vier bekend. We moeten er ook nog vier en het is de bedoeling dat we dat deze maand rond krijgen (we zijn in contact met mensen, maar die hebben nog niet bevestigd). We hebben dit jaar te maken met wat tragere reacties van sprekers.
Over de Jam Session hebben we gesproken met Koen Willems; het idee om de Jams te verplaatsen naar donderdagavond en ze meer 'binnen' het congres te trekken werd door hem goed ontvangen. Het idee is dat er meer mensen naartoe komen en het meer onderdeel van het congres wordt. Van before- tot afterparty willen we het congres nu helemaal afdekken en als commissie zorgen dat er altijd iemand van ons aanwezig is. De woensdagavond zal door twee actieve Fronteers-leden worden ingevuld, met een side event -- niet vanuit het congres, maar wel vanuit Fronteers.
In de commissie merken we regelmatig dat de interne samenwerking en verdeling van taken veel aandacht vereist.
We hebben de firma Ready for Takeoff gevraagd om met ons te werken aan een visuele identiteit die past bij het congres en over meerdere jaren kan worden gebruikt. Deze nieuwe stijl is al grotendeels klaar, en moet gaan helpen mensen te binden bij de community rondom het congres.

SvL: moeten we sprekers misschien gaan betalen?
HdV: ik vind van niet; het kost sprekers veel tijd om een congrestalk voor te bereiden en afwezig te zijn van werk (zeker als ze freelancers zijn), maar het congres kost het onbetaalde congresteam ook erg veel tijd; zowel sprekers als organisators onbetaald laten zijn is een goed evenwicht.
TvZ: ik zal het binnen de congrescommissie bespreken.

Rondvraag

TvZ: willen we volgend jaar een voorjaarscongres? SvL: ja, ik denk de vereniging zeker, maar het is niet noodzakelijk, en zou dus alleen moeten als de betrokken vrijwilligers er niet aan onderdoorgaan.
AE: een collega van me is een project gestart, ik heb hem gewezen op onze pagina voor communityondersteuning. Hebben jullie hier een mening over? Allen: klinkt goed, we kunnen misschien helpen promoten.

Om 21:19 sluit de voorzitter sluit de vergadering.