Notulen bestuursvergadering 12 december 2012

Aanwezig: Matijs Brinkhuis (via Skype), Arjan Eising, Vasilis van Gemert, Krijn Hoetmer, Tom Greuter, Sander van Lambalgen, Roy Tomeij.

1. Opening door de voorzitter

Tom opent de vergadering.

2. Notulen en terugblik ALV

Tijdens de Algemene Ledenvergadering werd gevraagd naar het laat aanleveren van de begroting. Dit moet enkele dagen, zo ver als mogelijk vooruit, voor de ALV gebeuren. Dit is een taak voor de penningmeester, maar zeker ook de rest van het bestuur.

Tom verwerkt nog een takenlijst van de notities die tijdens de ALV zijn gemaakt, en zal deze rondsturen naar de overige bestuursleden.

Sander stelt voor zo veel mogelijk lopende zaken en processen die vaak uitgevoerd moeten worden door bestuursleden, maar ook door commissies, te documenteren.

3. Notulen vorige vergadering

Arjan stuurt Vasilis en Roy de conversatie over de CongresCie, met evaluatie over de congrescie en hoe deze zich heeft geformeerd voor Fronteers 2013. De congrescie heeft zelf de beslissing genomen wie er volgend jaar meedoen, en wat de procedure is voor volgend jaar. De commissie zal regelmatig rapporteren. Belangrijk is dat de belangenverstrengeling t.o.v. Mobilism niet in het gedrang komt, Matijs zal hier als bestuursid en lid van de CongresCie op letten.

4 Overige

4.1 Commissie Vlaanderen

Arjan is bang voor het late aankondigen van de bijeenkomsten, zo werden er bijeenkomsten binnen een week van tevoren aangekondigd. SandervL: binnen de commissie Vlaanderen kan men dingen leren van wat we in Nederland al langer doen, en het naar een hoger niveau tillen. De commisie kan georganiseerd met de andere commissies samenwerken, zoals de activitetiencie en onderwijscie. Belangrijkste prioriteit is gestructureerd een hoger niveau bereiken. Activiteitencie zal actief met de commissie Vlaanden contact houden over wat daar zich afspeelt.

4.2 Commissie Marketing

Roy gaat met Isaac en Hidde om de tafel om een plan op te stellen van de manieren hoe we andere doelgroepen kunnen bereiken, dus meer kruisbestuiving tussen onze front-end community en andere communities.

Verder komt op tafel dat meer als personal branding, maar niet vanuit Fronteers, tijdens het spreken op bijeenkomsten/congressen Fronteers even geplugged wordt. Het moet alleen niet zo zijn dat Fronteers als sponsor gezien wordt als we het niet sponsoren, overdaad schaadt.

4.3 Overname penningmeesterschap

Matijs doet alle Rabobank dingen, en heeft ondertussen een pas in Brighton. Ledenadministratie blijft bij Krijn. penningmeester@ wordt nu doorgestuurd naar Matijs, en Paydro is over. Namen op de passen moeten over naar de nieuwe taakwaarnemers, zodat niet zometeen twee passen in Engeland zijn.

Ook moeten de processen van het penningmeesterschap gedocumenteerd worden. Hierin komende dae dagelijkse zaken en hoe vaak iets voorkomt, zodat iemand anders het snel over kan nemen. Matijs maakt een beginnetje.

Er moet even gecommuniceerd worden naar mensen die vaak declareren, zodat iedereen weet dat ze facturen naar Matijs kunnen sturen.

Voor onbetaalde facturen is Matijs is voorstander een incassobureau. Roy is er achteraan gegaan. Bellen werkt, maar we kunnen geen garantie geven aan een incassobureau van X onbetalende klanten per jaar. Eventueel kan dus ad-hoc besloten worden voor een incassobureau..

4.4 Afhandeling vacaturefacaturen

Er staat 22.000 tot 25.000 euro uit aan vacaturefacturen. Er zijn eind vorig jaar 121 mailtjes de deur uit gegaan, in batches van 10. Enkelen per batch bounceden, vaak omdat ze van een niet meer werkend persoon waren. Toen is een generieker e-mailadres geprobeerd. Langzaamaan beginnen de betalingen binnen te komen. 3000 euro is nu binnen. De betalingstermijn van 30 dagen die bedrijven hanteren nadert nu. Eventueel worden niet-betaalde facturen een creditnota. Voor bedrijven zou het jammer zijn, die kunnen we weigeren verdere vacturen of andere voordelen van de vereniging te gunnen.

De termijn voor betalen worden overal doorgevoerd op de site.

4.5 Logo

We willen de copyright overnemen van Eden. Dit is nog niet afgehandeld maar staat op de TODO van Arjan.

4.6 Onderzoek bestuursverantwoordelijkheid

Tijdens de ALV was er een discussie over de manier van management, mede naar aanleiding van het onderzoek naar aansprakelijkheid tijdens bijeenkomsten en het congres. Er kan altijd iets misgaan, maar dat hoeft niet mismanagement te zijn. Als we doelbewust de zaak flessen, zijn we uiteraard aansprakelijk.

Arjan mailt congrescie over aansprakelijkheid tijdens ongelukken.

De vereniging neemt de verantwoordelijkheid van het afgesloten boekjaar over tijdens de ALV.

Vennotschapsbelasting: concurrentie met bedrijven. Moeten wij belasting afdragen over dingen als het congres en workshops? Een scan is ht niet waard, maar zekerheid over waar we aan toe zijn zou prettig zijn.

Krijn gaat dit onderzoeken. Kunnen we een bureau erop afrekenen zwart-wit als info niet klopt? Moeten we van vorige jaren ook de belasting afdragen?

4.7 Bestuurse-mail

In het verleden waren een keer alle taken verdeeld, met het nieuwe bloed in het bestuur is de verdeling als volgt:

Congres: Krijn, commissie doet het nu. Intern voor de commissie. Is wel aan het bestuur om dit goed te laten gaan. Matijs regelt dit binnen de CIE. Op @Contact: Matijs.
Belgie: doorsturen de eerste die het ziet. Voelt raar, maar op termijn moet dit goed afgehandeld worden.
Onderwijs: Vasilis.
Leden : Krijn.
Buitenland: Sander.
Vacaturebank: Krijn.
Marketing: Roy.
Bijeenkomsten: Arjan.
Forum: wachtwoord vergeten: Sander.
Workshops: Matijs.
De rest: Arjan.

5 Tom's Visie 2013:

Wat zou Fronteers in 2013 (of later) moeten bereiken?
Waar moet het bestuur aan werken?
Welke bijdrage kun jij leveren om dat te bereiken?

5.1 Vasilis

Samenwerken vakgebieden, design, UX, back-end. De belangrijkheid leeft, ook bij andere vakgebieden, en ook de MarketingCie. Vooral moeten mensen met ideeën komen. Bestuur moet het makkelijk maken ideeen aan te dragen, en er iets mee te doen.

Onderwijs: iedereen heeft er baat aan betere front-enders opleiden. Moet hoog op de agenda staan dat studenten gedegen kennis meekrijgen tijdens hun opleiding.

In het bestuur: iemand die aan één product werken, die je graag in het bestuur kunnen en willen. Afspiegeling van de front-end wereld.

5.2 Roy

Marketing: anders naar buiten treden als Fronteers, samenwerken met blogs en dergelijke.

Op het gebied van onderwijs zorgen voor omscholing van mensen tot front-end developer, in een traject van een half jaar. Er is veel vraag naar bij bedrijven, wellicht kunnen we ze helpen intern iets op te zetten.

Organisatorisch wat meer structuur voor de vereniging, waar alles te vinden is. Telefoonnummers, teruglezen info, e-mailadressen.

5.3 Krijn

Meer toffe en handige dingen maken voor de website. Workshops, bijeenkomsten (kalenders, aanmelden etc). Verbeteren van de workflow. Ledenlijst koppelen, kan zien wat persoon X naartoe gaat, uiteraard als het lid dat zelf wil.

Twitter: meer evenementen en artikelen tweeten. Maar wat tweet je dan, en wat niet? En wie Tweet je niet? Dit wordt doorgespeeld naar de commissie online community.

5.4 Matijs

Vooral druk met penningmeester zijn, congrescie en workshopcie.

5.5 Arjan

Toffer maken Fronteerslid te zijn. Voordelen, leukheden, zoals acties en events voor leden, banners voor sites. Dat je met trots zegt: "ik ben Fronteerslid".

5.6 Tom

Een vijf-jarenplan voor de vereniging. Meer geavanceerdere workshops, zoals complexe JavaScript applicaties (collega van Vasilis zou dit wellicht kunnen doen).

5.7 Sander

Borging: hoe behouden we continuiteit. Hoe blijven we wat we goed doen, goed doen? Destilleren best practices, maar formaat.

Hosting? Krijn en Kilian, toetrekken van de servers naar de vereniging.

Beschrijven Fronteers als we internationaal gaan.

6. Discussie

We gaan dieper in op onderwijs, oranisatie en borging, en community.

6.1 Onderwijs

De mensen die nu front-end leren, kiezen dat heel bewust. Ze willen veel en snel iets leren. Om die mensen tegemoet te komen, moet Fronteers dingen organiseren.

SvL: groot en ambitieus, gaat het niet ten koste van onze visie. Is het niet te veel werk? Dienen we het doel?

Hoe sluis de mensen naar goede cursussen? Goede antwoorden geven (op de site, persoonlijk).

Mentoren? Inloopdagen? Meeloopdagen? Beeldvorming op de site?

Het is laagdrempelig, want iedereen kan HTML typen en openen in een browser.

7. Sluiting vergadering

Tom sluit de vergadering.