Notulen bestuursvergadering 16 maart 2015

Aanwezig: Roy, Arjan, Matijs, Hidde en Jaco
Afwezig: Sander, met afmelding

Jaco opent de vergadering om 19:00 en notuleert.

Notulen vorige vergadering

De notulen van de vorige vergadering worden goedgekeurd.

Workshops Commissie

Roy en Jaco hebben vanuit de marketing-commissie overleg gehad met de workshop-commissie om te praten over meer samenwerking en mogelijke ideeën om de workshops anders in te steken. Daarbij is gesproken over het verhogen van prijzen, zodat het makkelijker wordt om sprekers te werven. Ook werd aangegeven dat we meer zouden willen doen voor leden en workshops daarom voornamelijk beschikbaar te maken voor leden en als er plek over is, voor niet-leden. Met die inspiratie is de workshop-commissie verder op pad gegaan, het bestuur heeft aangegeven dat dit soort kruis-bestuiving-sessies waardevol kunnen zijn binnen Fronteers en wil dit voor alle vrijwilligers gaan organiseren. De penningmeester geeft aan dat er een workshop-bezoeker is die moeilijk doet met betalen en stelt voor om de inschrijvingen op workshops net als de vacatures te gaan behandelen. Als iemand zich niet afmeldt en niet komt opdagen, dient hij/zij hier wel voor te betalen, er zijn immers kosten gemaakt in de veronderstelling dat die persoon er zou zijn.

Activiteitencommissie

De activiteitencommissie leeft op dit moment niet erg, de commissie-leden hebben weinig tijd voor Fronteers. Wesley heeft aangegeven dat hij zich meer bezig zal gaan houden met het organiseren van activiteiten in België. Het aantal activiteiten is minder dan vorig jaar, voornamelijk omdat Meta dit nu alleen moet oppakken. Er ontstaat een levendige discussie wat precies de toegevoegde waarde is van Fronteers voor onze leden, waarbij de meesten aangeven dat dit waarschijnlijk de korting is voor het congres of de workshops. Het bestuur wil graag meer doen voor de leden, maar weet nog niet precies hoe dit opgepakt moet worden. Vastgesteld wordt dat de meetups die door het hele land worden georganiseerd zonder problemen vol zitten en dat deze enthousiast bezocht worden. Diverse meetup-groepen hebben meer dan 100 leden en zijn in feite directe concurrentie voor de Fronteers-meetups. Het idee wordt geopperd om zelf ook een meetup-groep op te starten waar de inschrijvingen op plaats vinden, verder zou dan op de website en via de mailchimp-nieuwsbrief diverse interessante (fronteers en externe) bijeenkomsten kunnen worden aangekondigd. Mogelijk kan hierbij ook een samenwerking plaatsvinden met de diverse losse groepen, besloten wordt om dit in de volgende vergadering verder te bespreken.

Vacaturebank

Een paar bedrijven heeft moeite met het betalen van de rekening en reageert niet op aanmaningen. Daar zitten er twee bij die uit de achterstallige stapel facturen komen en daar zal dan ook actie op worden ondernomen. Wanneer bedrijven stelselmatig rekeningen niet betalen, wordt dit bedrijf op een blacklist geplaatst en worden deze voortaan geweigerd.

Ledenadministratie

De samenwerking tussen de ledenadministratie en de penningmeester verloopt goed, een aantal leden heeft ondanks de waarschuwingen nog altijd niet gereageerd. Besloten wordt om die nog een laatste waarschuwing te geven en ze daarna uit te schrijven. Zo'n 35 leden hebben aangegeven geen lid meer te willen zijn en hier zouden dan zo'n 60 leden bij komen die niet gereageerd hebben.

Congrescommissie

Er wordt aangegeven dat er een aantal sprekers zijn bevestigd, de website is live gegaan en de eerste begroting is opgeleverd. De samenwerking binnen de commissie zal iets formeler gemaakt worden, zodat ook voor nieuwe commissie-leden de taken duidelijker worden. Hidde geeft aan dat de commissie op de goede weg is en op schema ligt en merkt op dat er goed gereageerd wordt op vragen. Zodra de begroting definitief is, zal deze besproken worden in het bestuur en daarna officieel goedgekeurd. Er wordt ook gesproken over een nieuw ticket-systeem, waarbij iedereen aan geeft hier positief tegenover te staan, maar graag snel duidelijkheid wil hebben op welke manier dat aangepakt gaat worden.

Rondvraag / Losse zaken

De penningmeester heeft de gewaarmerkte statuten gevonden bij Tom. Er wordt voorgesteld om deze voortaan op te slaan in een kluis op naam van Fronteers. Ook heeft hij het papierwerk 2014 naar de accountant gestuurd met het verzoek dit uit te zoeken, waarschijnlijk gaat dat wat meer tijd en geld kosten.