Notulen bestuursvergadering 16 juli 2013

Opening

Tom opent de vergadering.

Bestuursverantwoordelijkheid en spaarrekening

Jurist van ICTRecht heeft geoffreerd dat het circa 1 dag werk is om de bestuursverantwoordelijkehid uit te zoeken.

Sander vraagt of we daarna zekerheid hebben. Roy antwoord dat dat zijn vervolgvraag is. Het hoort niet geheel vrijblijvend te zijn wat het advies is.

Sander aan penningmeester: is er genoeg geld? Matijs: ja.

Spaarrekening kan niet geopend worden als de stukken niet correct zijn bij de KvK, en de statuten.

Het hoort zwart-op-wit geregeld te zijn, niet mondeling.

Statuten zijn meegestuurd naar Triodos. Sander: het is raar dat jaarlijks de statuten gewijzigd moeten worden.

Sander geeft aan dat als er noodzaak is voor het wijzigen van de statuten, we er doorheen moeten met een stofkam en erg kritisch moeten zijn.

Tom stelt voor het antwoord van ICTrecht mee te nemen naar de volgende vergadering.

Roy vraagt wat was de reden was voor de tweede spaarrekening? Algemeen antwoord is het spreiden van het risico.

Roy gaat uitzoeken hoe het zit met garantie voor bankgelden.

Aftreden Matijs

Tom begrijpt dat na jaren trouwe dienst, plus wonende in Engeland, Matijs het voor gezien houdt. Er zijn enkele belangrijke taken: de commissies en workshops, en het penningmeesterschap.

Wie is een potentiële opvolger workshopcie voorzitter?

Arjan geeft aan eventueel de samenwerking tussen de workshopcie en axxie kan worden bekeken. Krijn oppert dat we ook een nieuwe vrijwilliger kunnen vinden. Vasilis vraagt of de we niet samen kunnen werken met scholen.

Sander vraagt of Hidde dit wellicht kan doen, en of er borging is van de taken. Matijs antwoord dat dit vrij goed is bijgehouden. Overal spreadsheets van (oa alle kosten).

Penningmeesterschap blijft Matijs in ieder geval doen tot aan de algemene ledenvergadering.

Kan iemand vanuit het huidige bestuur de taken daarna overnemen? Algemene vraag daarop terug is: hoeveel werk is het?

Matijs antwoordt dat het elke dag wel wat werk is. Zeker in tijden met het congres, is het veel werk. Betalen van vacatures en workshops controleren. Vrijwilliger is vrijwilliger. Het wordt niet betaald, en brengt wel wat consequenties met zich mee: verantwoordelijkheid dat er verwachtingen zijn. Het is ca 15 minuten per dag werk, soms wat meer of minder.

Roy vraagt of er overwogen is een automatische tool te gebruiken? Krijn antwoordt gebruiken we al deels, maar er zijn veel voor- en nadelen aan beide oplossingen.

Roy wil serieus zijn gedachten over het overnemen van het penningmeesterschap laten gaan.

Matijs merkt op dat je niet 'wij zijn het administratiebureau van Fronteers' kunt laten mailen naar leden die niet betalen. Het is niet geloofwaardig.

De verantwoordelijkheid van penningmeesterschap ligt bij het bestuur. Korte taken, mits de moeite waard, kunnen naar een extern bureau.

Roy wil graag goed samenzitten met Matijs over de helse taak die op Roy wacht.

Onderzoek bezoek bijeenkomsten

Sander heeft kwantitatief onderzoek uitgevoerd over de opkomst bij bijeenkomsten. Gemiddelden en de mediaan per keer. Een paar bijeenkomsten waren uitschieters in de aantallen, maar het is sneu als er bij en gastbedrijf slechts 15 man was.

Krijn merkt op dat een groot aantal mensen zich wel inschrijven, maar niet komt opdagen.

Matijs merkt op dat bij een AngularJS bijeenkomst via Meetup.com er 30 man en geen Fronteersleden aanwezig waren. Zijn het dan allemaal back-enders?

De bijeenkomsten in Amsterdam worden slechter bezocht, aldus Tom. Roy: er zijn continu meetings in Amsterdam, elke dag wel een Meetup die voor ontwikkelaars interessant is. Sander: ons eigen succes laat het lijken dat het nu slecht gaat.

Volgens het onderzoek van Sander zijn er vrij weinig leden op de bijeenkomsten, circa 15 tot 20%. Locatie is volgens veel mensen een groot probleem als die slecht bereikbaar is, en die komen dus gewoonweg niet. Onderwerpen lijken de mensen minder te boeien, zelfs 'bekende' sprekers zoals de internationale bijeenkomst lijkt niet veel te boeien.

Conclusie: er dient meer bewuster naar locaties en onderwerpen gekeken te worden. Daarnaast dient er veel ruchtbaarheid aan gegeven te worden via de marketingcommissie.

Arjan: misschien als we vaste datums prikken, plus goed bereikbare locaties. Eventueel huren we de locaties af. Daarnaast kan er gericht thema's vinden voor alle locaties zodat er een soort curiculum is.

Sander merkt op dat het hebben van een stappenplan goed helpt. Zodra je datum weet: naar marketingcommissie. Gaat dit beter in de toekomst? Zo ja, vervolgstappen. Niet te veel hooi op de vork nemen.

Roy: de bijeenkomst bij True is anders georganiseerd, we zijn naar True toegestapt en dat levert andere verwachtingen op.

Onderwijscommissie

Vasilis: het oprichten van de onderwijscie lukt moeizaam. Het organiseren van de eerste bijeenkomst komt er telkens niet van.

Sander: waarom lukt het niet?

Vasilis: tweemaal is er een datum geprikt, maar daarna niets georganiseerd. Dit is niet mijn sterkste punt.

Overige bestuursleden: wellicht een idee om Jeroen Hulscher, potentieel lid onderwijscie, vragen dit te doen?

Vasilis: wel positief nieuws, met twee beroepsveldencommissies van hogescholen kennis gemaakt. Ze waren zeer geïnteresseerd.

Tom vraagt of er voldoende info is om het organiseren bij Jeroen te leggen?

Meerjarenplanidee

Sander merkt over het meerjarenplan op dat er vier onderwerpen zijn om verder uit te werken. Vraag aan de rest van het bestuur: is concept iets? En zijn de onderwerpen correct?

Vasilis antwoordt dat het inhoudelijk goed is, maar nog een keer houden samen met iemand anders.

Matijs wil graag snel van de leden horen wat die graag willen.

Vasilis is het niet eens met Matijs. We hebben toch visie, en zijn gekozen door de leden. Uiteraard luisteren we als bestuur, maar we hoeven niet de hele tijd om een mening vragen.

Sander merkt op dat we wellicht gestuurd kunnen vragen op basis van de brainstormsessie, en de leden meer laten kiezen op wat zij ervan vinden?

Vasilis wil graag dat voor we stappen ondernemen, we er eerst goed over nadenken en alles discussiëren.

Sander stelt voor dat het bestuur het samenstelt, en de leden erover laat kiezen na publicatie. Hoe sta je hier tegenover Matijs?

Roy zegt dat vanuit veel commissies ze niet weten wat er leeft. Als we nu 550 man een vraag voorleggen over een meerjarenplan, weet niemand goed te beantwoorden.

Tom wil graag doorgaan met het vijfjarenplan. Hij is het eens met het feedback vragen. Laat de leden er op schieten.

Sander laat voor de zekerheid weten dat het meerjarenplan niet in steen gebeiteld staat.

Tom vraagt wie het eens of oneens is met Matijs of Vasilis + Sander.

Tom en Arjan eens met Vasilis + Sander.

Krijn wil graag Fronteers nuttig te maken.

CMD Festival HvA

Roy merkt dat het een leuke dag was, maar door hogere machten een beetje wat onhandigheden met OV. Roy zou gaan, maar er waren geen treinen/bussen/OV. Er was niemand van Fronteers.

Rondvraag

Arjan:
Niets

Krijn:
Niets

Matijs:
Niets

Tom:

De autonomie van de congrescie. De congrescie mist band met de vereniging en het bestuur. Zou het los moeten staan?

Matijs merkt op dat er diverse grote nadelen zijn als de administie een financiele knip krijgt tussen congres en vereniging. Wat zijn de voordelen?

Roy is absoluut tegen.

Sander merkt op dat onder andere de vrijwilligers worden georganiseerd door de vereniging. Percentage leden-bezoekers is hoogste in jaren.

Roy ziet in dat een andere penningmeester misschien een andere blik op het geheel kan werpen, maar heeft zelf geen aspiratie om in congrescie te zitten.

Volgens Sander is beslissing niet met huidige congres te realiseren, dus er is tijd het nog uit te zoeken voor volgend jaar.

Roy vraagt hoe het dan zit met 'ledenkaarten', en hoe sturend het bestuur moet zijn voor de congrescie. Tom antwoordt dat de commissie elke keer autonomer is gaan werken, en dat we alleen indien nodig moeten bijsturen.

het bestuur heeft altijd input gegeven volgens Krijn.

Sander en Roy merken op dat we pas nu een eerste keer geforceerd input hebben moeten geven.

Volgens Vasilis moet voldoen het congres gewoonweg aan doelstellingen vereniging voldoen.

Sander stelt voor dat we wellicht het congres een doelstelling of boodschap mee moeten geven voor 2014.

Krijn vraagt of we er rekening mee houden dat er volgend jaar misschien geen congres is?

Sander werven nieuwe leden?

We hebben niet genoeg vrijwilligers voor volgend jaar die er 100% draagkracht voor hebben.

Tom: en vertrouwen in commissie als bestuur zijne?

Sander vraagt of het risico echt 150k is?

Krijn wil meer handvaten om in te grijpen en de intentie om in te durven grijpen.

Roy lijkt het 't beste om het handboek klaar moet zijn voor einde congres 2013.

Sander vraagt of we toegang hebben tot het huidige draaiboek? Matijs: ga ik regelen. Sander gaat aan de hand daarvan overwegen een voorzet A4tje te doen.