Notulen bestuursvergadering 22 september 2016
Aanwezig: Thomas, Hidde, Arjan, Sander, Jaco
Voorzitter opent vergadering om 19:02
Notulen vorige keer
Second opinion - Het is complex om dit aan iemand anders aan te vragen, omdat we de hele situatie moeten uitleggen. Geen van de boekhouders tot nu hebben het onderwerp aangesneden. De actie staat nog steeds open bij de penningmeester. Thomas geeft aan dat hij iemand heeft die dit uit kan zoeken voor ons en de rest van het bestuur geeft aan dat de boekhoudster dit met de andere fiscalist kan bespreken.
Evaluatie zeiluitje
- Thomas: Was de moeite waard, jammer dat er zo weinig mensen aanwezig waren. De startlocatie werd als prettig ervaren, vanwege de toegankelijkheid. Het was ook interessant om de verschillende mensen te spreken over hun ervaringen. We hadden geen formele opening en sluiting gehad, wat jammer was.
- Jaco: Startlocatie maakte weinig uit, omdat hij met de auto was gekomen. Was wel heel gezellig.
- Hidde: Goede reacties gehad van vrijwilligers, maar de timing was wat krap. Jammer dat Fronteers niet iedereen kon bedanken op deze wijze.
- Sander: Het was ook de eerste keer dat we niet een datum konden prikken, waardoor het niet voor iedereen mogelijk was om bij te zijn.
- Arjan: De dag zelf was prima, de organisatie had inderdaad wat beter gekund. Vanwege het late organiseren had hij bewust gekozen om geen datum te prikken. Ook omdat er vorig jaar weinig verschil was tussen de verschillende data, was daar ook weinig nut bij.
- De discussie over het volgende uitje wordt doorgegeven aan het volgende bestuur, waarbij twee data wellicht een goed idee is.
Kascommissie
Voor het eerst ruim voor de ALV gedaan, wat een pluim waard is. De jaarcijfers en de grootboekrekening zijn zeer kritisch bekeken en de penningmeester kon op bijna alles antwoord geven. Het regelen van de jaarrekening van 2015 was meer werk doordat de vorige jaarrekening niet goed gedaan was door de vorige boekhouder. Er is een bedrag dat “verdwenen” is in 2014, waardoor de startbalans van 2015 niet klopt. Hier heeft de kascommissie een vraag over gesteld, waar nog een antwoord op wordt gegeven. Het bestuur wil dat er gekeken moet worden waar dit bedrag vandaan komt en gaat dat na het congres doen. Het is de bedoeling dat dit dan duidelijk is voor de ALV, om een verklaring te kunnen geven aan de kascommissie.
Begroting 2017
De penningmeester gaat deze opstellen samen met Sander. Arjan stelt voor dat er een post community-ondersteuning toe te voegen, daar is de rest van het bestuur het ook mee eens. En deze zal ruim voor de ALV naar de leden gestuurd worden met een extra uitleg over de community-ondersteuning.
Dom-code
Heeft helaas nog niks gehoord en het bestuur geeft aan dat dit waarschijnlijk komt omdat er best veel achter elkaar kwamen. Ze hebben concreet gevraagd om de kosten van het live ondertitelen te betalen. Ze willen graag ook wat promotie, daarvoor in ruil krijgen we dan een paar kaarten en ook een naamsvermelding. Het bestuur geeft aan dat Fronteers graag zouden willen dat het resultaat hiervan ook voor een breder publiek gepubliceerd is.
Hidde stuur hier een reactie en pakt dit op.
ALV
De ALV gaat plaatsvinden op 28 november, Hidde vraagt aan de kascommissie of zij aanwezig zijn. Jaco zal contact opnemen met de verschillende commissies voor een samenvatting en maakt een presentatie hierover. Er zal contact gelegd worden met een aantal potentiele kandidaten.
Congres 2016
De sprekers zijn geregeld, programma is klaar en de belangrijkste promotie-materialen zijn geregeld. Lokatie en catering zijn allemaal geregeld, het enige zorgpunt is dat er nog wat sprekers nodig zijn voor de jam-sessie. Thomas verwacht dat dit nog wel goed gaat komen.
Congres 2017
Een aantal van de mensen in de organisatie gaan er mee stoppen, waaronder ook Thomas. Het bestuur geeft aan dat het verstandig is om alvast te gaan kijken naar nieuwe commissie-leden en wie daar de leiding over deze commissie wil nemen. Hidde vraagt of er toevallig een handboek is en die blijkt er te zijn, maar die is de laatste tijd niet bijgewerkt. Het bestuur geeft aan dat het organiseren van spring conference niet de hoogste prioriteit heeft en dat het niet organiseren wellicht ook wat meer rust geeft voor de congres-commissie.
Activiteiten
De praktische overdracht naar een nieuwe commissie is nog niet gebeurd. Er is officieel nog geen afsluiting geweest voor de vorige commissie-leden, het was de bedoeling om dit eerder gedaan te hebben en zal snel worden opgepakt. Vanuit het bestuur zal er een kalender opgesteld worden en zullen er nieuwe commissie-leden uitgenodigd worden om mee te draaien in de nieuwe opzet.
Online
De nieuwe opzet wordt als zeer prettig ervaren en de aanpak op twitter en facebook is anders dan blogposts en worden vrij veel bekeken.
Workshops
De mogelijke commissie-leden zitten binnenkort samen met Hidde bij elkaar om de 2017 planning op te zetten. De aanmeldingen lopen goed en de communicatie met de deelnemers gaan ook goed. Vrijwel alle workshops kunnen doorgaan en dat wordt als zeer positief ervaren.
Youtube
Extra publiek naast Vimeo is prima, waar mogelijk zonder reclame. Jaco zal dit terugkoppelen aan de video-commissie.
Er is een vraag binnengekomen of we op Facebook kunnen adverteren om een groter publiek aan te boren voor onze workshops. Hierover ontstaat een discussie tussen de bestuursleden over Facebook als platform en of Fronteers betaalde advertenties zou willen nemen. Het bestuur is hier over verdeeld en besluit op dit moment geen advertenties op Facebook te willen plaatsen.
Rondvraag
- Sander geeft aan dat hij binnenkort de blogpost over uitgaven Fronteers zal plaatsen, maar dan zonder poll, maar met een formulier.
- Er was een ongeautoriseerde promotie van een congres-ticket, waar Fronteers niet genoemd werd, en dit ticket is ongeldig verklaard. Hierover is contact gehad met deze partij waarbij gewezen is op de algemene voorwaarden. Het geld zal niet gerestitueerd worden.
De volgende vergadering zal plaatsvinden op 10 november op een nader te bepalen lokatie