Notulen bestuursvergadering 28 september 2015

Aanwezig: Roy, Matijs, Sander, Hidde en Jaco
Afwezig: Arjan, met afmelding

Sander opent de vergadering om 19:15, Jaco notuleert.

Notulen vorige vergadering

Notulen van de vorige vergadering zijn goedgekeurd.

Zeiluitje voor vrijwilligers

Was wederom een succes, vanwege het onstuimige weer is er dit jaar ook daadwerkelijk gezeild. Het tochtje met de RIB-boot werd als zeer tof ervaren door iedereen!

Activiteiten

Edwin heeft zich aangemeld om Meta te helpen met het organiseren van activiteiten. Er zijn plannen voor nieuwe bijeenkomsten, maar die moeten nog concreet gemaakt worden.

Workshops

Er staat een nieuwe workshop gepland in november. Het bestuur zal nog even navragen wanneer de blog-post over de prijs-wijziging op de website geplaatst gaat worden. Het liefst voor de ALV, zodat hierover eventueel nog vragen over beantwoord kunnen worden.

Ledenadministratie

Het aantal leden is licht dalende en lijkt te stagneren rond de 500 leden, we verwachten dat er rond het congres mensen zich weer aanmelden. Krijn heeft aangegeven dat hij toegang tot de database zou regelen, waarschijnlijk gaat dit rond het congres ook goedkomen.

Congres

De voorbereiding van het congres zit in de afrondende fase, Hidde geeft aan dat de belangrijkste zaken geregeld zijn en dat er op het moment van de vergadering voornamelijk praktische zaken gedaan moeten worden. De commissie heeft ook een duidelijkere opzet voor de Code of Conduct opgezet, inclusief draaiboek. Voorgesteld wordt om deze CoC en het draaiboek bij alle activiteiten te gaan gebruiken. Dit zal in goed overleg met de betrokkenen bij de verschillende verantwoordelijke commissies moeten worden voorbereid, zodat dit ook breed gedragen zal worden. Verder willen we voor volgend jaar kijken of we de kaartverkoop voor leden beter kunnen regelen, hierbij zal Matijs een voorstel opstellen voor de ALV om dit beter te laten verlopen.

ALV

De ALV zal plaatsvinden op 3 december. Een aantal bestuursleden (Matijs, Hidde, Arjan) hebben aangegeven om per de ALV uit het bestuur te stappen. In de aankondiging van de ALV zal dit kenbaar gemaakt worden en het streven is om het bestuur uit minimaal 5, liefst 6 mensen te laten bestaan. Diverse bestuursleden hebben mensen op het oog om persoonlijk te vragen en daar zal een persoonlijke e-mail naar gestuurd worden. Verder zullen in ieder geval de volgende zaken op de agenda komen

• Melden dat de beeldregistratie rond is
• De prijs van workshops worden verhoogd
• De status van het afronden van 2014
• Voorlopige prognose van 2015
• Begroting 2016
• Status van de diverse commissie's
• Vertrek oude bestuursleden
• Verkiezing nieuwe bestuursleden
• Borrel met Bitterballen

Overige zaken

Roy meldt dat de boekhouder, na veel aandringen, nog altijd niks gedaan heeft. Hij zal nogmaals contact met ze opnemen en aangeven dat dit de laatste kans is en hierna een andere boekhouder gezocht zal gaan worden.