Notulen ALV 28 november 2016

De voorzitter opent de vergadering om 19:00

Welkom en opening

De voorzitter geeft een uitleg over de agenda en verwelkomt alle leden. Bij het bestuur zijn 14 machtigingen binnengekomen, waarbij 8 aanwezige leden een of twee extra mogelijkheden hebben om te stemmen.

Besluiten eerdere ALV's

Er is een vraag gesteld over het live streamen van het congres, Thomas geeft aan dat een belangrijke bottleneck hiervoor is dat er een aparte internetverbinding moeten zijn, zodat dit geen problemen oplevert met de wifi. Een ander punt is dat de insteek van de video's anders is omdat sprekers nu naderhand akkoord geven over de kwaliteit van de video, maar dit bij streaming impliciet gebeurt. Er wordt aangegeven dat het ook mogelijk is om een kostenbesparing te hebben als de video's op te slaan. Dit heeft tot nu toe niet de voorkeur gehad. Ook kan er gekeken worden naar betaalde live-streams.
De ALV heeft besloten dat de congrescommissie serieus gaat onderzoeken om livestreams alsnog te doen.

Toelichting Commissie's

Workshops

Diverse workshops zijn gegeven en er staat een vaste planning voor het komende jaar. Er wordt gevraagd of de workshops goed lopen, Hidde vertelt dat er een drempel is, waarbij de workshop wordt afgelast onder de 6 bezoekers. Dat is tot nu toe nog niet gebeurd, ook omdat ze ruim van tevoren werden aangemeld.

Activiteiten

Dit jaar hebben er in totaal 12 activiteiten plaatsvinden, dat is er 1 minder dan vorig jaar. Voor het volgende jaar is er een kalender opgesteld, waarbij bedrijven op een schema geplaatst worden. Ook is het de bedoeling om grotere activiteiten neer te zetten, waarbij ook mogelijk sprekers uit het buitenland worden uitgenodigd. Gevraagd wordt of de grotere activiteiten specifiek in Amsterdam gehouden worden, waarbij wordt aangegeven dat dit een soort proef is en dat er zeker gekeken zal worden naar andere locaties, mogelijk buiten de randstad.

Online

Er zijn er een aantal mensen toegevoegd in de online commissie, waardoor alle online activiteiten zijn gebundeld onder 1 commissie. In februari 2016 is begonnen met het gebruiken van Slack als communicatiemiddel waarbij dit als een succes wordt ervaren. Er zal een code of conduct worden opgesteld. Twitter wordt vooral gebruikt als een zend-middel, waarbij ze aangeven dat dit mogelijk kan veranderen in 2017, omdat dit bij FrontCheers als positief is ervaren. Irc wordt op dit moment eigenlijk niet meer gebruikt. Er wordt op dit moment nog betaald voor de irccloud gebruikers, maar dit zal worden uitgefaseerd.
Er is recent begonnen met het gebruik van Youtube om video's te plaatsen. Er is een vraag gesteld over het plaatsen van de code op github, waarbij wordt aangegeven dat er gekeken gaat worden op welke wijze externen kunnen bijdragen aan de website

Congres

Dit jaar is er een extra congres georganiseerd, het spring conference. Dit congres was 1 dag in een ander format dan het congres in oktober, waarbij diverse sprekers gegroepeerd werden op onderwerp. Daarnaast is er ook een congres georganiseerd in oktober, waarbij dit jaar extra aandacht is besteed aan het consistent neerzetten van de aankleding. Dit jaar is de Jam session verplaatst naar de donderdag en is FrontCheers georganiseerd op woensdag.
De video's zullen in een ander format gepubliceerd worden en na akkoord van de sprekers zullen deze gepubliceerd worden.
In 2017 zal het 10e congres plaatsvinden, waar een nieuwe commissie voor gezocht wordt. Op dit moment zijn er geen nieuwe commissie-leden, wat uniek is. De verschillende leden hebben om diverse redenen besloten om hier niet verder te gaan. Aangeraden wordt om te kijken of het mogelijk is om te zitten tijdens het eten. Verder is het mogelijk om de brand identity te kunnen hergebruiken. Er zijn twee meldingen geweest in het kader van de code of conduct en deze zijn
naar tevredenheid van de melders afgerond. Er wordt gevraagd of volgend jaar de jamsessie toch weer op de donderdag kan, hierbij wordt aangegeven dat de opzet dit jaar een heel ander karakter heeft gekregen.

Rapportage Kascommissie 2014

Na een steekproef en het doorkijken van het bankboek zijn de jaarstukken van 2014 goedgekeurd.

Rapportage Kascommissie 2015

Na een steekproef en het doorkijken van het bankboek zijn de jaarstukken van 2015 goedgekeurd. Er was wat onduidelijkheid over een post, maar de kascommissie heeft dit niet als direct problematisch ervaren.

Jaarstukken 2015

Dit jaar heeft er een wijziging plaatsgevonden van boekhoudster, vanwege de tegenvaller van de cijfers van 2014. In de maand november is begonnen met het laten factureren van de workshops en vacatures door de boekhoudster. Er wordt gevraagd wat de reden is om af te stappen van Moneybird, waarbij wordt aangegeven dat de penningmeester liever de waarheid bij de boekhouder laat liggen. Er is geconstateerd dat Fronteers teveel winst maakt en hierbij is een fiscalist ingeschakeld om een opinie
in te winnen bij de belastingdienst. Hierbij zullen de boekhoudster en de fiscalist zorgen dat hier een gunstige regeling uit komt.

Stelpost nieuwe website: Er wordt gevraagd of hiervoor een nieuwe commissie voor opgesteld wordt. Hierbij wordt aangegeven dat het bestuur dit inderdaad overweegt en deze post heeft opgesteld zodat er dit jaar actief gekeken kan worden of en hoe de website aangepast kan worden. Dit kan ook betekenen dat de commissie besluit om dit zelf te doen en dat van deze post de pizza en de drankjes betaald worden.

Er wordt gevraagd of het mogelijk is dat er in 2017 alsnog een winst wordt gedraaid, aangezien er al jaren minder kosten worden gemaakt en of dit problemen oplevert. De penningmeester geeft aan dat de hoeveelheid winst die er is gemaakt niet direct als een probleem gezien wordt, omdat deze nog verder onder de drempel brengen.

Er is een motie gedaan om de lidmaatschapskosten te verlagen, deze is door de alv afgewezen.
Uitkomst van de fiscalist zal als blogpost geplaatst worden op de website.

Kascommissie

Koen Willems en Wim van Iersel nemen plaats in de kascommissie 2017.

Voorstel: inschakelen leverancier voor organisatie congres

Thomas licht zijn voorstel toe, dat gedaan is door hem in het bijzonder, met medeweten van (maar niet namens) Jan. Hij geeft aan dat hij tijdens de jaren die hij in de congrescommissie heeft gezeten geconstateerd dat het vrij veel werk is dat overdag gedaan wordt. Dat geeft hem de mogelijkheid om nog steeds het congres te blijven organiseren, waar hij zeer veel plezier aan beleeft. De verwachtingen die leven bij bezoekers van het congres, zorgt er wat hem betreft voor dat er een professionaliteitsslag
gemaakt moet worden. Hij heeft dit voorstel gekoppeld aan zijn eigen event-bedrijf zodat het direct van tevoren duidelijk is en er bewust gekozen wordt door de alv, in plaats van dat dit achteraf alsnog moet gebeuren en alsnog de nodige commotie met zich mee brengt. Hij stelt voor om de praktische en logistieke zaken te scheiden van de inhoud.
Dat betekent dat er een commissie nodig zal zijn om zich bezig te houden met de sprekers-keuze, het thema en de planning. Er wordt gevraagd waarom er specifiek gekozen wordt voor de leveranciers-rol en niet voor betaalde vrijwilligers. Hij geeft aan dat hij dit gekozen heeft om te zorgen dat het een bewuste leveranciers-positie te houden, zodat er concrete afspraken gemaakt kunnen worden en de leverancier afgerekend kan worden op de resultaten. Hij geeft aan dat de zij-evenementen niet onderdeel zullen zijn van het takenpakket van EventStack.

Jan geeft aan dat bij diverse evaluatie-sessies aangegeven werd dat het niet altijd even leuk is geweest om het congres te organiseren. Hij stelt dat dit een gevolg is van de opzet van de congrescommissie. Doordat er juist veel tijd in gaat zitten, vrije dagen genomen moeten worden en dit ook stressvolle en emotionele discussies opleverde. Hij geeft aan dat dit op een gezondere wijze gedaan moet worden. Hij geeft aan dat hij dit graag wel zou willen doen en dat dit voorstel er bij kan helpen om dit op een gezondere wijze te doen.

Het voorstel is aangenomen met 21 voor, 18 tegen en 4 blanco stemmen.
Na deze stemming is Thomas opgestapt als lid van het bestuur, om te voorkomen dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Hidde stapt ook op als bestuurslid, omdat hij vindt dat hij met deze beslissing niet kan functioneren in het bestuur.
Roy Tomeij meldt zich op dat moment aan als kandidaat bestuurslid.

Rondvraag

Hoe zal er met de genomen beslissing over de uitvoering van het congres omgegaan worden?
Het bestuur zal hier zoveel mogelijk over communiceren en zal zo snel mogelijk een congres commissie te formeren en de onderhandeling met EventStack oppakken.
Is het bestuur bezig geweest met de diversiteit van de vereniging?
Dit is inderdaad een aandachtspunt en is actief bezig geweest om hier wat mee te doen.

Motie vrijwilligersvergoeding

Er is een motie ingediend door leden Arjan Eising en Hidde de Vries om actief uit te zoeken welke voordelen en nadelen kleven aan het betalen van vrijwilligers voor hun inzet binnen de vereniging. Gekeken wordt naar de haalbaarheid, procedures, juridische en fiscale vraagstukken en hoe dit binnen de statuten, of binnen aan te passen statuten, kan werken om de doelstellingen van Fronteers te behalen. De resultaten dienen op een ALV in 2017 te worden gerapporteerd, eventueel bijgestaan door beleidsvoorstellen die eruit volgen.
Deze motie is aangenomen.