Notulen ALV 30 november 2017

Aanwezigen

• Paul Verbeek
• Wim van Iersel
• Peter-Paul Koch
• Tom Greuter
• Niels Leenheer
• Jan van Hellemond
• Paul van Buuren
• Arjan Eising
• Jules Ernst
• Jasha Joachimsthal
• Sander Aarts
• Edwin Martin
• Jaco Koster (voorzitter & secretaris)
• Roy Tomeij (algemeen bestuurslid)
• Sander Vink (penningmeester)

Welkomstwoord

Jaco opent de ALV. Vorig jaar was een bewogen ALV. Weinig ‘echte’ bestuursvergaderingen, want snel eensgezind, en veel online overleg. We hebben geen controversiële dingen gedaan, maar de vereniging draaiende gehouden. Aangenomen moties van vorig jaar waren al (in)spannend genoeg.

Toelichting commissies

Activiteiten
Vorig jaar hadden we een enthousiaste start met de Activiteitencommissie, die met name door twee mensen werd gerund; een van die twee hield er mee op (Thomas), en daardoor is de Activiteitencommissie op een wat lager pitje terecht gekomen. Er zijn al veel meetups e.d. en we hebben initiatieven ondersteund via onze vereniging (met name publiciteit).

Workshops
Workshopcommissie was dit jaar heel succesvol. Veel workshops gehad, met ook goed aantal inschrijvingen (veel leden). Vergoeding voor sprekers omhoog gegaan, waardoor we (zo lijkt het) wat makkelijker aan workshopgevers komen. En uiteraard doet de commissie zelf ook goed werk!

België
België-commissie is ook weer goed aangetrokken. Organiseren regelmatig meetups, en zijn actief. Daar zijn we blij mee! We hopen dat ze dat blijven volhouden, en proberen dat zoveel mogelijk te ondersteunen.

Online Community
De online community van Fronteers doet het goed. Er is veel activiteit op Slack met goede ondersteuning van de commissie, en onze Social Media kanalen worden goed bijgehouden.

Vacaturebank
Vacaturebank gaat ook nog steeds goed. Bernard doet dit goed, en zorgt voor een goede stroom aan extra inkomsten. Dit jaar was de vacaturebank tijdelijk gesloten (Bernard is getrouwd dit jaar).

Evaluatie congres

Vorige ALV heeft het bestuur de opdracht gekregen om de organisatie uit te besteden. Het jubileumcongres was Fronteers-waardig en is goed ontvangen, ondanks dat de weg daar naartoe niet zonder frictie was. De evaluatie daarvan heeft geleid tot duidelijke bespreekpunten voor een volgende keer. Communicatie en verwachtingsmanagement had beter gekund, en afspraken waren soms niet specifiek genoeg. Bezoekers waren tevreden, en vonden het een goed congres.

Op de vraag of de commissie het ook als Fronteers-waardig heeft ervaren, is het antwoord deels ‘ja’, en deels ‘nee’. Sprekers-selectie was volledig in handen van de commissie, maar sommige andere zaken niet (waarvan de verwachtingen niet goed gemanaged zijn). Daar gaan we absoluut van leren. Helaas heeft deze commissie daar de pijn van gevoeld. Het heeft wel geholpen qua tijdsbesteding: commissieleden hebben geen extra vrij hoeven nemen om zaken op de rit te houden/krijgen.

De dingen rondom het congres, zoals FrontCheers en Jam Sessions, zijn geregeld door anderen. Daar heeft Eventstack geen organisatie voor gedaan (behalve ondersteuning waar nodig qua logistiek).

Vrijwilligersvergoeding

Vorig jaar is ook een motie aangenomen tot het onderzoeken van de haalbaarheid van een vrijwilligersvergoeding, en het bestuur (met name Roy) heeft dat uitgevoerd. Er zitten een aantal voorwaarden aan:

• Maximaal €4,50 per uur / €150 per maand / €1500 per jaar (hetgeen het eerst bereikt wordt).
• Onkosten (reis, overnachtingen, etc.) gaan hier ook vanaf, en kunnen niet meer apart ingediend worden.
• Bij overschrijding dienen we een salarisadministratie op te zetten, maandelijks loonaangifte te doen, en loonheffing te betalen.
• Leden moeten bijhouden wanneer, hoeveel, en waaraan ze werken.
• Penningmeester moet dit toetsen, maxima bijhouden, en uitkeren.

Aantal rekenvoorbeelden:

• 65 uur gewerkt verspreid over 2 maanden: €292,50
• 65 uur gewerkt in één maand: €150
• Begroting: 20 leden die 8 uur per maand werken = €8640 per jaar

Als bestuur zien we een aantal drempels:

• Wie bepaalt waaraan betaald gewerkt wordt?
• Wie bepaalt wanneer een lid actief genoeg is voor een vergoeding, en hoeveel dan?
• Bepaalde gevallen, bijv. rondom het congres, op kosten van de vereniging 2 nachten hotel à €150 is niet meer mogelijk.
• Het levert extra werkdruk op die het bestuur in de huidige grootte niet aan kan.
• Mochten we in de toekomst winstbelasting moeten betalen, dan zou deze totale regeling komen te vervallen (en moet alles o.b.v. een salarisadministratie).

Conclusie van het bestuur: wij zijn geen voorstander van een vrijwilligersvergoeding vanwege de extra administratie die dit oplevert, en de mogelijke creatie van (de schijn van) een werkgever-werknemerrelatie. Het bestuur stelt een alternatief voor:

• Gratis deelname (voucher-achtig) aan één workshop per jaar.
• Korting van 50% op de contributie.
• Voorrang bij aanschaf congresticket.

De voorzitters van de commissies bepalen samen met het bestuur wie hiervoor in aanmerking komt. De aanwezigen vinden het alternatief een goed idee, en het nieuwe bestuur zal dit verder oppakken.

Financiën 2016, 2017 & 2018

In 2015 heeft de vereniging behoorlijk wat winst gemaakt, dus we proberen om in deze jaren aan te sturen op een negatief bedrijfsresultaat (dit om te voorkomen dat we winstbelasting moeten gaan betalen). Dat is gelukt met een resultaat van ca. -/- €17.000 in 2016.

De penningmeester heeft samen met de kascommissie van 2016 (Koen Willems en Wim van Iersel) de jaarrekening doorgenomen, en de kascommissie adviseert de ALV om op grond van de bevindingen het bestuur décharge te verlenen. De kascommissie heeft ook een aantal aanbevelingen gedaan die meegenomen zullen worden in de komende periode.

Het resultaat tot nu toe in 2017 (t/m oktober) ligt op ca. -/- €5.000 en de verwachting is dat we rond hetzelfde resultaat zullen uitkomen als in 2016. Voor 2018 zullen we eveneens daarop aansturen.

Op de reservering voor de kosten van een nieuwe website is nog geen aanspraak gemaakt, en deze reservering zal blijven staan voor 2018. Hier kan dus het komende jaar alsnog wat mee gedaan worden.

Kascommissie verkiezing 2017

Sander Aarts meldt zichzelf aan voor de kascommissie van 2017, en Wim van Iersel wil het ook nog een jaar doen.

Aftreden Jaco en Roy

Jaco en Roy hebben zich al meerdere jaren ingezet als vrijwilliger voor de vereniging (zowel in het bestuur, als bij andere gelegenheden). De termijn van Jaco eindigt, en hij stelt zichzelf niet opnieuw verkiesbaar. Doel van Roy was om slechts één jaar in het bestuur te gaan (aangezien hij al drie eerdere jaren in het bestuur gezeten heeft), en hij legt zijn functie dus eveneens neer. Sander bedankt Jaco en Roy voor hun inspanningen en de samenwerking het afgelopen jaar.

Bestuursverkiezing Anneke en Edwin

Anneke Sinnema heeft zichzelf kandidaat gesteld van tevoren, en heeft zichzelf geïntroduceerd middels een blogpost. Ze kon helaas niet aanwezig zijn wegens ziekte. Edwin Martin stelt zich ter plekke als kandidaat beschikbaar voor het bestuur. Edwin wil graag aandacht gaan besteden aan de Website- en Marketingcommissie. Het bestuur heeft 5 machtigingen ontvangen, zodat een aantal leden een of twee extra stemmen had. Anneke is verkozen tot het bestuur met 19 stemmen, en Edwin met 20 stemmen.

Rondvraag

Peter-Paul: meer plaats voor leden op het congres zou ik wel erg fijn vinden. Kunnen we niet, net als bij Spring Conference, de eerste batch voor alleen leden hanteren? Hier volgt nog een korte discussie over, en men is het hier over eens, maar de invulling moet nog over nagedacht worden. Geven we mee aan de Congrescommisie.

Peter-Paul: gaan wij ooit wat doen voor de niet-Nederlandstalige front-enders? Bijvoorbeeld voor degenen in Amsterdam? Er volgt een korte discussie over, en over het algemeen vindt men het een goed idee. Statuten zeggen niets over Nederlandstalig, dus dit moet gewoon kunnen.

Jan: weinig mensen op ALV, misschien kunnen we daar wat mee? Bijvoorbeeld ten tijde van het congres ook de ALV? Zodat de opkomst wellicht omhoog gaat? Bestuur neemt het mee als overweging voor 2018, en kijkt of we met een andere datum wellicht meer aanwezigen kunnen bewerkstelligen.

Paul (van Buuren): zou het bestuur een doel voor de komende vijf jaar kunnen formuleren? Een actueel doel voor de eerstvolgende jaren? Jaco raadt aan om eens kritisch te kijken naar onze missie en doel, en Arjan geeft aan dat Sander van Lambalgen wellicht meer informatie heeft over het eerdere werk hieraan.

Arjan: hebben jullie overwogen om na het opstappen van Michael een nieuw bestuurslid te zoeken? Dat heeft het bestuur zeker overwogen, maar we hebben daar op dat moment niks mee gedaan. We wilden graag rust creëren, en hebben daarom besloten geen extra ALV daarover te beleggen.

Jules: zou de toegankelijkheid van onze ticketshop verbeterd kunnen worden? Ik heb daardoor de eerste batch gemist. Jan reageert daarop dat er inmiddels al technische verbeteringen zijn doorgevoerd, maar pas na de eerste batch. Daarnaast gaat het ook echt supersnel, dus het blijft lastig om een ticket te bemachtigen. Het idee om leden voorrang te geven helpt wellicht ook. Tijdvenster was maar 8-10 seconden. Jules wil wel helpen met testen van het aanmeldformulier voordat het live gaat.

Jasha: is het een optie om de ALV volgende keer ook bij de bijeenkomsten op de site te zetten? Uiteraard!

Sander Aarts: kunnen we nog iets doen aan de diversiteit? Anneke heeft dit als speerpunt genoemd voor haar kandidaatschap, en hier zal zeker komend jaar meer aandacht voor komen; dit nemen wij mee in het bestuur. Dit is ook echt hard nodig, en er zal veel werk voor verzet moeten worden/aandacht voor moeten zijn.