Notulen bestuursvergadering 10 oktober 2018

Aanwezig via Slack videochat

Anneke Sinnema (voorzitter)
Edwin Martin (secretaris)
Sander Vink (penningmeester)

Agenda

Voorbereiding ALV
Korte evaluatie Fronteers Conference
Verantwoordelijkheden Fronteers Conference
Code of Conduct tijdens het congres
Voorbereiding ALV

Anneke heeft in de afgelopen week gebeld met Koen Willems voor advies en tips rond het voorzitten van de ALV. Daarnaast is er contact geweest met Peter-Paul Koch rond het voorstel om met Fronteers lid te worden van het W3C met vertegenwoordiging door Rachel Andrew. Er was een suggestie van Koen om de discussie over het mogelijk lidmaatschap los te trekken van het stemmen over een voorstel. We hebben besloten om toch door te gaan met een stemming omdat we in het geval van een 'nee' de discussie aan kunnen gaan over 'hoe dan wel', als er interesse is maar het voorstel in de huidige vorm wordt afgewezen. Wel zijn er nog vragen die beantwoord moeten worden. Anneke en Edwin gaan in overleg met Peter-Paul Koch en geven feedback op de antwoorden op de vragen.

Hiernaast had Koen een suggestie om de agenda van de ALV aan te passen, en wel om de agendapunten rond financieen door te nemen, voorafgaand aan de stemming over het W3C-voorstel. Dit advies nemen we over. (Het idee om eerst voor het W3C voorstel te stemmen kwam vanuit een wens om speciale gast Rachel Andrew niet langer op te houden dan nodig, maar het belang van de leden om eerst een beeld te hebben van de financiele situatie van Fronteers weegt zwaarder.)

Anneke wil graag de ALV kunnen informeren over het aantal af- en aanmeldingen over het afgelopen jaar. Sander gaat deze informatie opzoeken.

Korte evaluatie Fronteers Conference

Anneke had een aantal ideeen genoteerd tijdens het Fronteers congres rond de promotie van de vereniging. Anneke vindt dat het Fronteers Congres een duidelijker onderdeel moet zijn van Fronteers (Fronteers zelf moet een herkenbaar merk zijn).

Er is een offerte opgevraagd bij Ready for Take-Off, die de veelgeprezen huisstijl van het congres heeft ontwikkeld na een identiteits-sessie. Er wordt dan niet alleen een sessie gedaan met een aantal vrijwilligers, maar er wordt ook een ontwerp gemaakt voor middelen die we kunnen gebruiken voor de promotie van Fronteers.

Een van de dingen waar we nu aan denken is een trui (of t-shirt) voor alle vrijwilligers van Fronteers. Een kledingstuk dat zo prettig draagt en leuk er uit ziet dat het vanzelf gedragen wordt. Hiermee kan de vrijwilliger zichzelf dan ook laten zien en aangesproken worden op hun rol binnen Fronteers.

Verantwoordelijkheden Fronteers Conference

Anneke vroeg zich ook af of we niet de crew van het congres zelf moeten aanleveren als vereniging. Op dit moment is er een situatie dat voormalig vrijwilligers van Fronteers zijn ingehuurd als crewleden van Eventstack.

Sander betoogt dat het erg moeilijk wordt om een scheiding te maken van wie welke verantwoordelijkheden heeft als we eigen vrijwilligers hebben en crewleden van Eventstack. Hetzelfde geldt wat de communicatie vanuit de Fronteers Conference identiteit. Als deze in zijn geheel overgenomen zou worden door de congres-programmacommissie moeten er heel heldere afspraken gemaakt worden. Wel moet het in het minste geval zo zijn dat de congres-programmacommissie tweets en dergelijke moet kunnen plaatsen op Twitter.

Code of Conduct congres

Tot slot waren Anneke en Edwin het er tijdens het congres over eens dat de tekst voor de Code of Conduct erg vaag is. "Behave like a decent human being" is wat iedereen van zichzelf denkt. Edwin stelt voor het te verwoorden als "Zorg dat iedereen zich welkom voelt". We gaan zodra er tijd voor is een voorstel schrijven.

(In aanvulling hierop denkt Anneke dat deze Code of Conduct verenigingsbreed kan gelden, ook in het Slack-kanaal).