Notulen bestuursvergadering 19 januari 2016

Aanwezig: Sander, Arjan, Thomas, Hidde en Jaco

Sander opent de vergadering om 19:15, Jaco notuleert.

Notulen vorige vergadering

De notulen van de vorige vergadering zijn goedgekeurd.

Overdracht van bestuursrollen

De overdracht van de werkzaamheden is voorspoedig gegaan en het benodigde papierwerk voor de Kamer van Koophandel loopt en zal naar verwachting deze week rond zijn.

• Portefeuille/taak-verdeling
• Afgesproken is dat de voorzitter voortaan de agenda voor de vergaderingen opstelt en rondmailt. Verder is afgesproken dat de bestuursleden contact zullen houden met de aangewezen commissie's, en hiervan een kort verslag zullen uitbrengen bij de bestuursvergaderingen.
• De volgende verdeling is afgesproken:
• - Thomas: Congres-commissie
• - Hidde: Penningmeester en vacaturebank
• - Arjan: Workshop-commissie
• - Sander: Voorzitter en activiteiten-commissie
• - Jaco: Secretaris, Marketing & België

Wat betreft de overige commissie's (online community, onderwijs en webrichtlijnen) is afgesproken dat er geen algemeen aanspreekpunt zal zijn, maar dit opgepakt zal worden wanneer dit nodig is.

Activiteitencommissie

Op dit moment is er slechts één actief commissie-lid en die heeft aangegeven dat het op het moment niet meer mogelijk is om alles zelf te blijven doen. Thomas en Arjan geven aan dat ze zullen gaan kijken hoe ze de last kunnen verlichten. Het bestuur is eensgezind dat er dit jaar gekeken moet worden naar een uitvoering van de vrijwilligersdag, waarbij dan ook concreet gekeken kan worden naar oplossingen. Hidde en Arjan zullen hier een plan voor opstellen.

Overgebleven cadeautjes van het zeil-uitje

Arjan zal de laatste cadeautjes en doppers versturen naar de mensen die deze nog niet hebben ontvangen, hij zal daarvoor de adressen opvragen bij Jaco.

Overdracht penningmeesterschap

Dit is goed gegaan en Hidde heeft daar het een en ander doorgemaild over deze overdracht. Hij stelt voor om bij L&vH de boel van 2014 af te ronden en dan vervolgens aan zijn eigen boekhouder te vragen of zij dit kan oppakken. Hij zal kijken of hij een overdrachts-document kan opzetten en de komende week zal de facturatie van de leden verstuurd worden.

Communityondersteuning

Arjan heeft een mail gestuurd over de community-ondersteuning en behalve wat tekstuele wijzigingen gaat het bestuur akkoord wat betreft de strekking.

Fronteers Spring Conference

Dit evenement is een goed moment om te kunnen experimenteren met verschillende vormen en tegelijkertijd ook meer grotere evenementen te kunnen bieden. Dit wordt gedaan met onze doelgroep, Nederlandse front-end-developers, in het achterhoofd. De opzet zal hetzelfde zijn als Responsive Day Out, waarbij drie sprekers een presentatie van 20 minuten zullen geven en een afsluitend panel zal plaatsvinden met deze sprekers. Daarvan zullen 3 blokken zijn en er wordt afgesloten worden met een Keynote-speaker. Hiervan zijn op het moment van de vergadering al 8 sprekers en de MC geregeld. Doordat de zaal van Eye kleiner is, kunnen er maximum 300 mensen uitgenodigd worden, inclusief zo'n 40 op de gastenlijst. Waarschijnlijk zal er een tekort zijn op de begroting, het bestuur besluit dat dit geen probleem is vanwege de andere inkomsten van de vereniging. Het bestuur geeft ook aan dat het organiseren van congressen geen winstgevende activiteit hoeft te zijn. Zeker omdat Fronteers deze evenementen profileert als community-driven en sprekers niet betaald voor hun aanwezigheid. Op dit moment wordt er hard ingezet om sponsoren binnen te halen. Maandag 25 januari zal de online communicatie gestart worden en begin februari zal de kaartverkoop starten.

Volgende vergadering

De volgende vergadering zal plaats vinden op 11 april 2016 in Amsterdam.

Rondvraag

Sleutel van de postbus is van Jaco naar Thomas gegaan.