Fronteers — vakvereniging voor front-end developers

ALV 2016: Motie: Andere aanpak organisatie congres

Het Fronteerscongres is in negen jaar uitgegroeid tot Fronteers Conference. De organisatie daarvan is inmiddels geen avondwerk meer, maar een dagtaak. De congrescommissie gaat niet verder in zijn huidige vorm: een goed moment om het anders aan te pakken. Aangeboden ter overweging aan de algemene ledenvergadering van Fronteers: Ik stel voor om de commissie op inhoud te laten sturen en om de praktische organisatie uit te besteden.

Achtergrond

Het Fronteerscongres bestaat bijna 10 jaar. In dit decennium is het congres uitgegroeid van een mooie bijeenkomst tot een congres van wereldformaat met een begroting in tonnen. De organisatie moet momenteel rekening houden met, en zorgen voor, steeds meer verschillende facetten van het congreswezen. Een zaal en een groep sprekers is niet meer voldoende, het huidige congres is een onderneming met een voorbereiding van een jaar, een groep side events en een logistieke piek van twee weken. Dat brengt allerlei reis-, branding-, contact-, plan-, en ander organisatiewerk met zich mee.

De inspanning die daarvoor nodig is, past niet meer in de avonden en weekenden van enkele vrijwilligers. Bovendien is niet alleen de hoeveelheid, maar ook de aard van de werkzaamheden gegroeid. Inmiddels is front-end-inhoudelijk werk helemáál nog maar een klein onderdeel van het takenpakket.

Jan van Hellemond en ik zijn al jaren bij het congres betrokken; eerst als vrijwilliger en sponsor, en sinds 2014 en 2013 als lid van de congrescommissie. We hebben met onze collega-vrijwilligers veel (mee)gemaakt van deze groei. Wij vinden het inmiddels juist uitermate leuk om allerlei logistieke werkzaamheden uit te voeren - dit jaar hebben we naast ons front-end-bedrijf samen ook een bedrijf opgericht voor de organisatie van bijeenkomsten en evenementen voor developers.

Voorstel

Kortweg stel ik daarom het volgende voor: Een nieuwe congrescommissie legt zich toe op de inhoudelijke invulling van het congres, en Fronteers schakelt onze 'tweemanszaak' Eventstack in voor de praktische organisatie van Fronteers Conference.

(Net zoals reisexpert Been Here wordt ingeschakeld voor het regelen en boeken van reizen voor sprekers, Event Engineers om de Wi-Fi te verzorgen tijdens het congres, DJP Media voor de videoregistratie, Van Dam Catering en Select Catering voor het eten, enzovoort.)

Thomas van Zuijlen

Voorstel: Het management van de praktische organisatie van Fronteers Conference uitbesteden aan leverancier Eventstack. De congrescommissie hoeft geen logistieke werkzaamheden meer uit te voeren en blijft inhoudelijk verantwoordelijk voor het congres. Fronteers richt zich op inhoud, terwijl de organisatie van het congres verder professionaliseert.

Vragen

Waarom leg je dit voor aan de leden - we worden toch ook niet over de cateraar van het congres geconsulteerd?

Het bestuur was verdeeld over het initiële voorstel en adviseerde om de leden te raadplegen. De verdeeldheid zat 'm erin dat congresorganisatie traditioneel onderdeel is van de vrijwilligersactiviteiten van de vereniging. Ook was men benieuwd wat dit betekent voor de continuïteit van de congressen. Omdat er geen overeenstemming bereikt werd en er dus niet zonder meer een besluit genomen is, kwam het advies om de kwestie aan de leden voor te leggen.

Gaan we nu vrijwilligers betalen?

Nee, dit is een voorstel om een leverancier in te schakelen voor het gedurende het hele jaar tijdens kantooruren runnen van de praktische kant van het congres. Dat is dus onder meer het corresponderen met sprekers, leveranciers, en bezoekers via mail, Twitter en website, maar ook het coördineren van logistiek voor de congresweek, het reserveren van locaties, het zorgen voor promotiemateriaal, het verzorgen van design, regelen van video-opnames enzovoort.

Waarom ga je niet gewoon door met vrijwilligen?

Het vasthouden en verder doen groeien van de kwaliteit van het congres kost volgens ons te veel tijd in de oude congrescommissie-opzet. Bovendien gaat veel tijd zitten in het vergaderen en opvolgen van takenlijstjes bij alle vrijwilligers. Die moeite en tijd gaat dan ten koste van regulier werk overdag en van te veel avonden in de week, gedurende het hele jaar. Het terugschroeven van die inzet vertegenwoordigt volgens ons een stap terug in kwaliteit en klasse van het congres. Daarom willen we logistiek leverancier worden: gewoon tijdens werktijd overdag, behoud en groei van evenementkwaliteit gedurende het jaar, en de commissie kan meer op de inhoud zitten.

Als we de praktische organisatie uitbesteden, doet de vereniging dan zelf nog iets?

Jazeker - sprekers uitkiezen, side events bedenken, vrijwilligen tijdens de congresweek, initiatieven toevoegen, enzovoort. De congrescommissie kan met veel minder bijeenkomsten toe, en kan het bij vergaderen en bij inhoudelijke actie houden.

Wie bepaalt of het goed gaat?

Een nieuwe congrescommissie. Namens het bestuur blijft een bestuurslid een oogje in het zeil houden (zoals gebruikelijk, en zoals bij alle commissies). Dat is een ander bestuurslid dan Thomas. Jan en Thomas zitten ook niet meer in de congrescommissie, maar Eventstack is wel bij vergaderingen aanwezig om snel te kunnen schakelen.

Wat kost dit?

Het gaat bij dit voorstel in eerste instantie om het idee van uitbesteding van de praktische werkzaamheden, maar om je een beeld te geven: we schatten € 15-20K per jaar, om een dag per week full-pull aan het congres te werken. Precieze tijdsbesteding fluctueert natuurlijk, want bepaalde perioden van het jaar vergen meer tijd per week. De exploitatie van het congres is nu een kleine € 200.000 per jaar.

UPDATE: Wacht even, leuk idee, maar je zit toch ook in het bestuur? Is dat niet dubbel?

Dat is een goed punt. Ik ben het met verschillende vraagstellers eens, dat dat eigenlijk niet goed te combineren is met het gelijktijdig deel zijn van een bedrijf dat ingehuurd wordt. Zeker niet als er een beoordeling gemaakt moet worden of er iets verkeerd gaat: dan moet Fronteers natuurlijk Eventstack (net zo goed als de cateraar, of de mensen van de verlichting, of de boekhouder) zonder meer de wacht aan kunnen zeggen.

Als ik bestuurslid ben, is dat natuurlijk ontzettend drassig gebied. Om de vereniging niet in die positie te brengen (noch mijzelf, noch Eventstack), stel ik daarom voor mijn positie in het bestuur neer te leggen als de ALV dit voorstel aanneemt en erop geacteerd wordt.

Reacties

1 Wim op 22-11-2016 om 09:01 uur:
Wordt verwacht dat dit voorstel impact heeft op de ticket prijs van het congres?

Zo ja, dan wil ik voorstellen om de reserves van de vereniging in te zetten om eerst een jaar te kijken wat dit opleverd alvorens het in de prijs van de tickets door te berekenen.
2 ppk op 22-11-2016 om 12:13 uur:
Ik heb eens nagedacht over dit voorstel, en heb besloten dat ik voor ben. Ik weet hoe verschrikkelijk veel werk het organiseren van het congres is, en als we de zeer hoge kwaliteit zoals die afgelopen oktober te zien was, willen waarborgen, dan is het verstandig de organisatie te professionaliseren.

In mijn tijd werd het eigenlijke werk altijd gedaan door 1 of 2 commissieleden, terwijl de overige leden relatief weinig deed. Uit gesprekken maak ik op dat deze situatie nog niet veranderd is. Laten we de situatie dan ook formaliseren door de organisatie los te maken van de programcommissie, en door de organisatie te betalen.

De somma van 15-20K lijkt me redelijk. Ik heb jaren geleden eens berekend wat ik zelf voor dergelijke werkzaamheden zou vragen, en kwam eerder op 30K uit. Dus Fronteers krijgt hier een goed aanbod.

Wel heb ik twee vragen:
- Hoeveel winst heeft Fronteers 2016 gemaakt? En 2015, ter vergelijking? Daaruit zou uitendelijk de organisatie betaald moeten worden.
- Behelst de offerte van 15-20K alleen het traditionele Fronteers-congres, of ook het lentecongres?

*

Van hieruit voort redenerend ben ik er ook voor dat een soortgelijke regeling wordt getroffen voor alle vrijwilligers die flink wat werk verzetten. Ik denk hierbij vooral aan de organisatie van de bijeenkomsten, maar moet toegeven dat ik tegenwoordig een slecht beeld heb van hoeveel werk welke commissie eigenlijk verzet.

Het grote voordeel van zo'n regeling is dat het bestuur de uitvoerders voortaan kan afrekenen op resultaten. Geen 12 bijeenkomsten georganiseerd dit jaar? Dan ook minder geld. (Of wat voor streefcijfers dan ook.) Bij een vrijwilligersorganisatie is dat veel moeilijker, omdat je niet in andermans agenda kan kijken en dus niet kunt zien of ze de kantjes er af lopen of echt geen tijd hebben gehad.

Deze motie gaat niet over het professionaliseren van andere Fronteers-taken, en ik laat eventuele uitwerking hiervan verder graag over aan het bestuur, maar ik zou zo'n regeling toejuichen. Volgens mij is het precies wat Fronteers nodig heeft.
3 Sander v. L. op 22-11-2016 om 12:57 uur:
@ppk: Relevant data-punt op jouw suggestie om dit breder te trekken: Slechts 21% van de reacties in de ledenraadpleging van september vond het een goed idee om vrijwilligers te gaan betalen voor hun werk.
4 Hidde de Vries op 23-11-2016 om 11:28 uur:
Ik denk dat Thomas en Jan ons hier een goed voorstel doen. Het bedrag kan uit de congreswinst betaald worden, en beide heren hebben in de afgelopen jaren bewezen erg goed te zijn in het organiseren van Fronteers-congressen. Een prima prijs-kwaliteit-verhouding, dus. Bovendien zou er veel voor te zeggen zijn de ‘opdracht’ aan ze te gunnen, omdat ze zelf jaren hebben bijgedragen aan het succes van het congres (let wel, er zijn ook andere congresorganisatoren die jaren hebben bijgedragen aan het succes van het congres).

Tegelijkertijd denk ik ook dat ze een problematisch voorstel doen. Hoewel ze juridisch een aparte entiteit zouden zijn en ‘leverancier’ worden, is dat laatste slechts één label. Het is onvermijdelijk dat er ook een ander label aan gaat kleven: mensen die het ooit vrijwillig deden promoveren tot betaalde krachten. Puur door het historische verloop van zaken, hoe graag we het ook anders zouden willen bekijken. Dat maakt ze als leverancier fundamenteel anders dan de cateringpartij en de videopartij.

Je kunt dit voorstel lezen als: ‘laten we dit werk niet meer in onze avonden en weekenden doen, en onderdeel maken van onze werkweek’. Het beoogde resultaat? Een nog professioneler congres, neergezet met minder (of in ieder geval andere) stress. Daar is veel voor te zeggen. Wordt het doel van Fronteers zo gediend? Ja, want we willen de professionaliteit van front-end development in Nederland in stand houden, en een goed congres helpt daarbij.

Echter, volgens mij wil Fronteers meer dan dat: reguliere meetups, reguliere workshops, een gezond bestuur, degelijke financiële administratie, goed contact (en ‘kruisbestuiving’) met organisaties buiten ons vakgebied. Al die dingen kosten óók vele avonden en weekenden van vrijwilligers. Al die dingen zouden óók beter kunnen als ze een (betaald) onderdeel van de werkweek van specifieke leden kunnen worden.

Ik denk dat we als vereniging er niet voor moeten kiezen team A te betalen, terwijl we van teams B, C en D wel een vrijwillige bijdrage blijven verwachten. Waarom het één in avonden en weekenden, en het ander niet? Dat gaat voor ongemakkelijke interacties zorgen. Bijvoorbeeld de penningmeester die op een vrije zondagmiddag belt over een BTW-kwestie die bij het congres speelt, met een congresorganisator die datzelfde telefoontje in werktijd pleegt. Zulke telefoontjes vinden nu natuurlijk ook al plaats tussen cateraars en vrijwillige organisatoren, maar ik denk dat het heel anders gaat voelen. En hoe zou het zijn voor vrijwilligers in andere commissies? Het is juist ‘gevoel’ op basis waarvan veel van onze vrijwilligers besluiten tijd te steken in het organiseren van dingen.

Ik denk dus dat de enige oplossing ‘iedereen betalen’ is. Even los van dat 21% van de geraadpleegde leden daar tegen is (zie svl's comment hierboven), wat zou dat betekenen? Het voordeel is duidelijk: dan kunnen we potentieel alles professioneler doen en de doelen van Fronteers beter behalen. Ik realiseer me dat dat als oplossing een stuk minder hapklaar is en niet concreet genoeg om nu ‘ja’ tegen te zeggen. We zouden de details goed moeten uitdenken. Het zou vereisen dat actieve leden ureninschattingen en facturen gaan indienen, alsmede dat we een onafhankelijk orgaan instellen dat dit soort dingen netjes kan accorderen. Een ingewikkelde (maar niet onmogelijke) ambitie!
5 Hidde de Vries op 23-11-2016 om 11:31 uur:
* 21% is voor, niet tegen
6 Rowdy Rabouw op 23-11-2016 om 11:51 uur:
Even een nuance op die 21%.
Dat was 21% van 44 mensen die hadden gereageerd.
Er zijn bijna 500 leden.

Maar even aannemen dat die 44 lid zijn, dan is dat zo'n 9% van het totaal aantal leden.
Lijkt me niet heel erg representatief.
7 Sander v. L. op 23-11-2016 om 12:52 uur:
@Rowdy: Kanttekening: Er zijn na die 44 nog een aantal verdere reacties komen binnendruppelen, waar geen andere trend in te herkennen viel, dus het percentage van het totaal aantal leden ligt in de praktijk iets hoger.

Ja, het blijft een laag aantal reacties afgezet tegen het grote aantal leden dat we hebben, maar het is tegelijkertijd wel een aantal dat 2x hoger ligt dan het aantal aanwezigen bij de gemiddelde ALV, waar bindende besluiten worden genomen.

Ik schat zelf in dat de resultaten wel degelijk representatief zijn: De meeste leden boeit het weinig, maar degene die zich sterker betrokken voelen bij de vereniging en wel een mening hebben zijn in grove mate op deze manier verdeeld.


Ik denk dat de vraag die Hidde stelt een fundamentele is: Wat willen we met z'n allen met deze vereniging. Het zijn van een organisatie die op basis van vrijwilligers werkt heeft zowel voordelen als nadelen. Bij onze oprichting hadden we geen keus om het anders te doen, nu - misschien - wel. Zien we genoeg voordelen, en wegen we die zwaar genoeg, om het risico aan te willen gaan dingen op een heel andere manier aan te gaan pakken, of vinden we juist belangrijk om te blijven houden wat we nu hebben?

Dat is absoluut geen makkelijke discussie om te voeren gegeven de totaal verschillende inzichten die mensen vanuit hun verschillende rollen binnen de vereniging hebben. Waar hecht je persoonlijk (als vrijwilliger of gewoon lid) belang aan, hoe leg je onze missie uit, en hoe stel je je de consequenties (zowel positief als negatief) voor van zo'n verandering?

En, voor de komende ALV: Zien we Thomas z'n voorstel inherent als onderdeel van die grotere discussie, of beoordeel je hem los met het uitgangspunt dat voor de rest alles bij hetzelfde zal blijven, en het congres een uitzonderlijke positie heeft?

We hebben dankzij een zeer goed lopende vacaturebank ruim budget, en ook ruime reserves, maar als we op basis van onze huidige financiele situatie slechts 10 'vrijwilligers' 10k per jaar zouden gaan betalen, dan zouden we over 2-3 jaar failliet zijn.
8 Flurin op 23-11-2016 om 13:33 uur:
Ik heb er nog even over nagedacht en ik heb geen enkel probleem met zaken uitbesteden (bijv. ook de website).

Waar ik wel een probleem mee heb is dat Jan & Thomas dat als Evenstack zouden doen. Voor de duidelijkheid: ik heb groot respect en bewondering voor wat Jan & Thomas persoonlijk de afgelopen jaren allemaal gedaan hebben en teweeg gebracht hebben.

Maar mij gaat het om het volgende:

- Er wordt gesuggereerd dat er een scheiding zou zijn tussen het "logistieke" en "inhoudelijke" deel. Kan dat praktisch gezien überhaupt wel?
- Hoe zorg je er voor dat het straks niet (alleen) het feestje is van Jan & Thomas en werk je zo niet het feit dat twee mensen alles doen en de rest er een beetje meesukkelt in de hand?
- Hoe zorg je er voor dat het mogelijk wordt dat Eventstack vervangen wordt?
- Hoe zorg je er voor dat je niet Eventstack inhuurt maar specifiek Jan & Thomas?
- Tot slot: Thomas is ook bestuurslid. Inhoeverre is dit belangenverstrengeling?

Kortom: betalen voor werk vind ik eigenlijk niet meer dan logisch en het congres organiseren is naast een full-time baan en een goed gevuld privé-leven een behoorlijke belasting. Dat men daar uit de vereniging mensen voor betaald juich ik toe.

Dat er echter door een schijnconstructie met een bedrijf ontstaat waardoor je uiteindelijk controle over het congres kan verliezen vind ik een slecht idee.
9 ppk op 23-11-2016 om 14:00 uur:
In reactie op Flurins punt over scheiding logistiek en inhoudelijk: dit is erg makkelijk. Jaren geleden heb ik er over nagedacht, en ik kwam op het volgende uit:

1) De congrescommissie levert begin januari een geordende lijst van, zeg, 12-15 sprekers aan aan de organisatie.
2) De organisatie nodigt deze sprekers in volgorde uit. Ergens in maart volgt een rapportage: hoeveel sprekers hebben Ja gezegd, en hoeveel hebben we er nog nodig.
3) De congrescommissie levert een nieuwe geordende lijst aan.
4) Afhankelijk van de hoeveelheid sprekers die Nee zeggen, moet dit nog 1 of 2 keer herhaald worden.

Zodoende behoudt de congrescommissie de inhoudelijke leiding. Er zal van tijd tot tijd overleg nodig zijn; vooral als we een maand van tevoren nog een paar sprekers nodig hebben, maar dat hoeft geen probleem te zijn. Idem als er opeens heel veel sprekers over een bepaald onderwerp zijn, en geen enkele over een ander onderwerp: dan zal de volgende lijst van de commissie hiermee rekening moeten houden.

In praktijk werkt het al zo; alleen de meer strikte scheiding tussen commissie en organisatie is nieuw. Thomas en Jan verliezen hun stemrecht voor sprekers; dat is alles.

Wat betreft twee mensen die alles doen: in praktijk is dit altijd al zo geweest. Dus hier vindt geen verandering plaats. We maken alleen de praktijk ook officieel beleid.
10 Thomas van Zuijlen op 23-11-2016 om 15:02 uur:
Wat goed om al deze reacties te zien. Dank, voor jullie tijd en kritische kijk.

Even ter verduidelijking: Eventstack bestond al, en is niet opgericht om dit congres te organiseren.

Flurin vraagt zich in zijn reactie af hoe Fronteers ervoor kan zorgen dat niet ons bedrijf, maar wij zelf ingehuurd kunnen worden. Dat is juist niet onze bedoeling, onze insteek is om met ons bedrijf leverancier te worden voor een specifieke afgebakende taak. We willen juist niet commissielid of vrijwilliger zijn voor het congres; het gaat ons erom, ons daarvan af te scheiden. Wat mij en Jan betreft is dat overigens juist ook beter vanuit het oogpunt van vervanging en beoordeling.

Lidmaatschap van het bestuur van de vereniging is een ander verhaal. Ik ben het met verschillende vraagstellers eens, dat dat eigenlijk niet goed te combineren is met het gelijktijdig deel zijn van een bedrijf dat ingehuurd wordt.

Zeker niet als er een beoordeling gemaakt moet worden of er iets verkeerd gaat: dan moet Fronteers natuurlijk Eventstack (net zo goed als de cateraar, of de mensen van de verlichting, of de boekhouder) zonder meer de wacht aan kunnen zeggen.

Als ik bestuurslid ben, is dat natuurlijk ontzettend drassig gebied. Om de vereniging niet in die positie te brengen (noch mijzelf, noch Eventstack), stel ik daarom voor mijn positie in het bestuur neer te leggen als de ALV dit voorstel aanneemt en erop geacteerd wordt. Ik neem deze informatie ook op in het "vragen"-gedeelte van de post, zodat we het straks allemaal over hetzelfde hebben.

Ik denk dat het uitbesteden van de praktische organisatie van een grote activiteit, geen enkel vrijwilligerschap in de weg hoeft te staan. Ook niet dat van mij, om maar een voorbeeld te noemen. Zo ben ik ook trots lid van de activiteitencommissie van Fronteers en ga dat gewoon blijven doen, met net zoveel plezier.

Ik denk ook dat er door een ieder én door de vereniging gestreefd moet worden naar een gezonde levensbalans. Als je als vrijwilliger met gelijkgestemden ééns in de maand een avond bij elkaar komt om een meetup te hosten, is dat supertof, en equivalent aan een leuke hobby.

Als je als vrijwilliger elke dag met een boekhouder aan de telefoon zit en uren moet besteden aan het maken en opvolgen van facturen voor je vereniging, vind ik dat je je best mag afvragen of dat niet te veel is van het goede. Je vraagt als vereniging betrokkenheid en inzet van je mensen: als je daarboven ook dermate veel tijd vraagt dat andere onderdelen van het leven van je vrijwilligers eronder komen te lijden, werk je een ongezonde situatie in de hand.

Als vereniging mogen we er best over nadenken hoe we onze vrijwilligers belonen, en net zo goed over hoe we ze belasten. Ik hoor en lees verschillende mensen zeggen, "maar andere mensen doen ook veel!". Dat spreek ik in het geheel niet tegen. Het gaat mij bij dit voorstel niet over "mensen die veel doen", het gaat om de hoeveelheid werk en hoe die uit te voeren.

We kunnen het binnen onze vereniging prima hebben over beurzen voor vrijwilligers en/of bestuurders (waar je iets concreets voor terug mag vragen gedurende een vast te leggen termijn), of over het anders verdelen van de werkzaamheden zodat die belasting gedeeld wordt.

Echter: In de praktijk, zoals ik die in slechte en goede tijden heb meegemaakt sinds 2013, is die verdeling bij de congrescommissie alvast hartstikke scheef. We hebben het hier niet over een avondje per maand, het gaat hier om meerdere avonden per week, en een waslijst met klussen overdag.

Zoals PPK zegt in zijn comment, en Flurin ook weet van zijn congresjaar (overigens niet mijn hoogtepunt), dat werk komt toch te liggen bij een paar mensen. Ik wil die situatie formaliseren en zorgen dat dat geen probleem meer is voor de organisatie van het congres. Tot nog toe is het namelijk zo, dat er dingen mislopen als vrijwilligers er tegen hun beste bedoelingen in, toch even geen tijd in kunnen steken. Dat zorgt voor frustratie, risico's, en past m.i. niet meer bij het niveau van Fronteers Conference.

Bovendien wil ik het werk ook blijven doen, maar dan anders en beter: besteed de praktische zaken dus uit aan een bedrijf, houd het accountable, en ga met de vereniging lekker kijken naar de inhoud en de sprekers die je wilt zien. Ik houd van Fronteers, ik houd van organisatiewerk, en ik denk oprecht dat dit voorstel een win-win-win kan zijn. Vreselijke term, natuurlijk, excusez le mot, maar ik denk dat het goed is voor de vereniging, het congres, en de congresorganisatie.
11 Thomas van Zuijlen op 23-11-2016 om 19:28 uur:
Addendum: Om misverstanden te voorkomen: Ik schrijf in het epistel hierboven "Zoals [...] Flurin ook weet van zijn congresjaar (overigens niet mijn hoogtepunt), dat werk komt toch te liggen bij een paar mensen." Met "niet mijn hoogtepunt" wilde ik niets ten nadele zeggen van Flurin - in tegendeel juist, ik bedoelde "niet het hoogtepunt van mijn persoonlijke effectiviteit" - waarmee ik wilde refereren aan hoeveel drukker Flurin het heeft gehad dan ik, tijdens dat congresjaar. Dat was o.m. omdat ik een van de commissieleden was die veel minder af kreeg, en hij een van de mensen (HOI CHARIS) die de slack op moesten pakken. Ik ben blij dat dat niet meer het geval is maar minder gelukkig met mijn formulering hier.
12 Flurin op 24-11-2016 om 09:57 uur:
@thomas : ik vatte je reactie ook zo op hoor :) En begrijp me niet verkeerd: ik gun het jullie van harte om betaald te worden, maar vraag me af of de leveranciers-situatie die jullie voorstellen de way to go is.

Er nog een nachtje over geslapen te hebben heb ik ook voordelen gezien (maar weet nog niet of ik die vind opwegen tegen de nadelen). Het is natuurlijk wel een manier om continuïteit te waarborgen.

Tegelijkertijd zijn er ook weer meer nadelen bij gekomen. (Het zou ook eens niet). Hoe zorg je er voor dat je ook andere mensen er nog tussen komen? Als ik naar mezelf kijk heb ik ondanks de enorme druk genoten van mijn jaar in de congres cie. En ik zou het zo weer doen als ik (of mijn werkgever) voor de tijd een vergoeding zou krijgen, zodat ik ook veel overdag zou kunnen doen. Maar kan dat dan nog wel?

Mijn inziens is het congres veel meer dan alleen "inhoud" v.s. "organisatie". Ik zou het niet interessant vinden in een commissie te zitten die niet veel meer doet dan "hier is een lijstje met sprekers, regel het maar". (misschien wat ongenuanceerd maar ik hoop dat 't punt over komt)

Je zult dus goede regels moeten opstellen wie wat waarover te zeggen heeft en hoe de scheiding in elkaar zit. (Ik gooi hem er maar in: mogen de mensen van Eventstack dan mee op de boot?). Wat misschien de boel juist weer lastig en troebel maakt.

Dus, mensen een vergoeding geven: jazeker! een bedrijf gebruiken dat zo nauw aan het congres verbonden is dat er onduidelijkheden over wie nu het congres organiseert ontstaat: nee.
13 Sander Aarts op 25-11-2016 om 19:38 uur:
Fronteers heeft altijd gedraaid op het vrijwilligerswerk van een klein clubje fanatiekelingen. Er zit weliswaar een langzaam verloop in dat clubje, maar het blijft een beperkte groep van leden die actief zich in wil zetten voor de vereniging. Als taken te groot worden om ze naast alledaagse werkzaamheden te doen dan lopen we het risico dat ze uiteindelijk helemaal uitblijven. En waar het bij de workshops en bijeenkomsten misschien niet zo heel erg is als de frequentie soms wat fluctueert is dat bij het congres denk ik meer een probleem.

Ik ben er voorstander van dat Fronteers zich verder professionaliseert als organisatie. En dat leidt dan vroeg of laat tot uitbesteden van werk en vergoedingen voor gedane arbeid. Het zou ideaal zijn als hiervoor een regeling zou komen die direct geldt voor iedereen die zich actief inzet voor de vereniging. Maar wellicht moet dit geleidelijk ingevoerd worden en kan dit voorstel een soort pilot daarvoor zijn.
Dat is makkelijk gezegd natuurlijk als je, zoals ik, momenteel niet actief bent als vrijwilligers. Ik ben dan ook erg benieuwd hoe de huidige vrijwilligers hier tegenover staan.

De overgang van een vereniging die op vrijwilligers draait en een met betaalde krachten zal altijd voor wat wrijving zorgen. Maar als we dit als start zien, dan hebben we voor de ALV van 2017 hopelijk genoeg moeilijke vraagstukken beantwoord om een vergoedingsregeling breder in de vereniging door te kunnen voeren. We kunnen dit volgens mij niet vooruit blijven schuiven en m.b.t. het congres ligt er nu een concreet voorstel.

En mocht EventStack niet bevallen dan willen hun conculega's van Web Conferences Amsterdam wellicht hun diensten aanbieden ;)
14 Krijn op 25-11-2016 om 21:30 uur:
@Sander Aarts: Wat mij betreft in ieder geval al niet, dus die suggestie mag achterwege blijven, ook op de ALV. Ik weet dat ppk er altijd wel oren naar heeft gehad (zie ook eerdere ALV's, daar heeft hij nooit een geheim van gemaakt), maar ik zie niet voor me hoe dat goed kan werken, zonder andere vrijwilligers op meerdere fronten op termijn te verliezen (tunnelvisie op het congres lijkt me nog steeds geen goed idee). En vergeet niet dat sprekers, die ook een groot deel van het succes van het congres voor hun rekening hebben genomen en nog zullen nemen, dat ook zijn. Geld verdienen over de rug van anderen terwijl anderen me daarbij gratis helpen of geholpen hebben in het verleden trekt me niet zo, los van hoeveel tijd en energie ik ergens ook in steek, of hoe eloquent ik het ook weet te formuleren. Mochten de leden hun voorkeur uitspreken voor een betaalde elite selecte groep vrijwilligers die betaald worden (en dan vraag ik me sterk af of dit leden zijn die zelf ook vrijwilligerswerk doen, of vooral eens per jaar naar het congres komen, maar dat zullen we nooit weten dankzij anonieme stemming), dan weet ik in ieder geval dat dit niet meer mijn soort vereniging is. Ik vind nog een hoop meer van dit voorstel, maar ik zal me verder inhouden tot op de ALV (voorzover me dat lukt :). (Reactie aangepast n.a.v. de opmerking dat ik me iets te fel liet gaan in eerste instantie, waarvoor excuses)
15 Sander Aarts op 26-11-2016 om 23:15 uur:
@Krijn: Vandaar dat ik ook benieuwd ben naar wat de huidige vrijwillers ervan vinden. Hun mening lijkt me zwaar te wegen.

Wat betreft de sprekers: daar had ik, tot mijn schaamte, even niet bij stilgestaan. Dat ligt idd. wat gevoelig.
Maar ook nu zijn er natuurlijk partners die verdienen aan het congres. Het congreslogo werd oorspronkelijk ook door een vrijwilliger ontworpen, terwijl dat later werd uitbesteed als betaalde opdracht. De runner was bij mijn weten ook ooit een vrijwilliger, later lange tijd een ingehuurde kracht en nu volgens mij weer een vrijwilliger.
Zou het logistieke deel van de organisatie uitbesteed kunnen worden aan een 3rd party event organizer als deze verder geen enkele relatie heeft met Fronteers? Ik denk van wel.
En met een verdere professionalisering van het congres is een sprekersvergoeding wellicht onvermijdelijk.
16 Hidde de Vries op 27-11-2016 om 10:39 uur:
@Sander het probleem met deze motie is dat het niet ‘een’ 3rd party is, het zijn Thomas en Jan, bij sprekers en publiek bekend als Fronteers-vrijwilligers. Daardoor weten we aan de ene kant dat ze een fantastisch Fronteers-congres kunnen neerzetten, en aan de andere kant ook dat ze nooit een ‘gewone’ 3rd party zullen zijn.

Ik vrees dat het vanwege dat laatste gaat wringen met bestaande vrijwilligers, tenzij ook die gelijk naar rato betaald worden. Maar dan moet er in de begroting een hoop om, want er is nu niet genoeg winst om dat mee te doen. Net als in de organisatie, want we weten als vereniging van een hoop taken niet precies met hoeveel geld ze zouden moeten waarderen.

Als het probleem is ‘Fronteers slokt de tijd van haar vrijwilligers op en dat komt de gewenste professionaliteit ten slechte’, dan moeten we dat voor alle actieve vrijwilligers oplossen, en voor al onze takken. Waarom alleen een professioneler congres en geen professionelere workshops, meetups of vacaturebank? Die laatste drie zijn juist extreem belangrijk voor Fronteers om in brede zin haar doelen te bereiken, en hebben het arguably harder nodig.
17 Krijn op 04-07-2023 om 11:32 uur:
Wat een topidee was dit toen hè!
Plaats een reactie