Het Fronteerscongres is in negen jaar uitgegroeid tot Fronteers Conference. De organisatie daarvan is inmiddels geen avondwerk meer, maar een dagtaak. De congrescommissie gaat niet verder in zijn huidige vorm: een goed moment om het anders aan te pakken. Aangeboden ter overweging aan de algemene ledenvergadering van Fronteers: Ik stel voor om de commissie op inhoud te laten sturen en om de praktische organisatie uit te besteden.
Achtergrond
Het Fronteerscongres bestaat bijna 10 jaar. In dit decennium is het congres uitgegroeid van een mooie bijeenkomst tot een congres van wereldformaat met een begroting in tonnen. De organisatie moet momenteel rekening houden met, en zorgen voor, steeds meer verschillende facetten van het congreswezen. Een zaal en een groep sprekers is niet meer voldoende, het huidige congres is een onderneming met een voorbereiding van een jaar, een groep side events en een logistieke piek van twee weken. Dat brengt allerlei reis-, branding-, contact-, plan-, en ander organisatiewerk met zich mee.
De inspanning die daarvoor nodig is, past niet meer in de avonden en weekenden van enkele vrijwilligers. Bovendien is niet alleen de hoeveelheid, maar ook de aard van de werkzaamheden gegroeid. Inmiddels is front-end-inhoudelijk werk helemáál nog maar een klein onderdeel van het takenpakket.
Jan van Hellemond en ik zijn al jaren bij het congres betrokken; eerst als vrijwilliger en sponsor, en sinds 2014 en 2013 als lid van de congrescommissie. We hebben met onze collega-vrijwilligers veel (mee)gemaakt van deze groei. Wij vinden het inmiddels juist uitermate leuk om allerlei logistieke werkzaamheden uit te voeren - dit jaar hebben we naast ons front-end-bedrijf samen ook een bedrijf opgericht voor de organisatie van bijeenkomsten en evenementen voor developers.
Voorstel
Kortweg stel ik daarom het volgende voor: Een nieuwe congrescommissie legt zich toe op de inhoudelijke invulling van het congres, en Fronteers schakelt onze 'tweemanszaak' Eventstack in voor de praktische organisatie van Fronteers Conference.
(Net zoals reisexpert Been Here wordt ingeschakeld voor het regelen en boeken van reizen voor sprekers, Event Engineers om de Wi-Fi te verzorgen tijdens het congres, DJP Media voor de videoregistratie, Van Dam Catering en Select Catering voor het eten, enzovoort.)
Voorstel: Het management van de praktische organisatie van Fronteers Conference uitbesteden aan leverancier Eventstack. De congrescommissie hoeft geen logistieke werkzaamheden meer uit te voeren en blijft inhoudelijk verantwoordelijk voor het congres. Fronteers richt zich op inhoud, terwijl de organisatie van het congres verder professionaliseert.
Vragen
Waarom leg je dit voor aan de leden - we worden toch ook niet over de cateraar van het congres geconsulteerd?
Het bestuur was verdeeld over het initiële voorstel en adviseerde om de leden te raadplegen. De verdeeldheid zat 'm erin dat congresorganisatie traditioneel onderdeel is van de vrijwilligersactiviteiten van de vereniging. Ook was men benieuwd wat dit betekent voor de continuïteit van de congressen. Omdat er geen overeenstemming bereikt werd en er dus niet zonder meer een besluit genomen is, kwam het advies om de kwestie aan de leden voor te leggen.
Gaan we nu vrijwilligers betalen?
Nee, dit is een voorstel om een leverancier in te schakelen voor het gedurende het hele jaar tijdens kantooruren runnen van de praktische kant van het congres. Dat is dus onder meer het corresponderen met sprekers, leveranciers, en bezoekers via mail, Twitter en website, maar ook het coördineren van logistiek voor de congresweek, het reserveren van locaties, het zorgen voor promotiemateriaal, het verzorgen van design, regelen van video-opnames enzovoort.
Waarom ga je niet gewoon door met vrijwilligen?
Het vasthouden en verder doen groeien van de kwaliteit van het congres kost volgens ons te veel tijd in de oude congrescommissie-opzet. Bovendien gaat veel tijd zitten in het vergaderen en opvolgen van takenlijstjes bij alle vrijwilligers. Die moeite en tijd gaat dan ten koste van regulier werk overdag en van te veel avonden in de week, gedurende het hele jaar. Het terugschroeven van die inzet vertegenwoordigt volgens ons een stap terug in kwaliteit en klasse van het congres. Daarom willen we logistiek leverancier worden: gewoon tijdens werktijd overdag, behoud en groei van evenementkwaliteit gedurende het jaar, en de commissie kan meer op de inhoud zitten.
Als we de praktische organisatie uitbesteden, doet de vereniging dan zelf nog iets?
Jazeker - sprekers uitkiezen, side events bedenken, vrijwilligen tijdens de congresweek, initiatieven toevoegen, enzovoort. De congrescommissie kan met veel minder bijeenkomsten toe, en kan het bij vergaderen en bij inhoudelijke actie houden.
Wie bepaalt of het goed gaat?
Een nieuwe congrescommissie. Namens het bestuur blijft een bestuurslid een oogje in het zeil houden (zoals gebruikelijk, en zoals bij alle commissies). Dat is een ander bestuurslid dan Thomas. Jan en Thomas zitten ook niet meer in de congrescommissie, maar Eventstack is wel bij vergaderingen aanwezig om snel te kunnen schakelen.
Wat kost dit?
Het gaat bij dit voorstel in eerste instantie om het idee van uitbesteding van de praktische werkzaamheden, maar om je een beeld te geven: we schatten € 15-20K per jaar, om een dag per week full-pull aan het congres te werken. Precieze tijdsbesteding fluctueert natuurlijk, want bepaalde perioden van het jaar vergen meer tijd per week. De exploitatie van het congres is nu een kleine € 200.000 per jaar.
UPDATE: Wacht even, leuk idee, maar je zit toch ook in het bestuur? Is dat niet dubbel?
Dat is een goed punt. Ik ben het met verschillende vraagstellers eens, dat dat eigenlijk niet goed te combineren is met het gelijktijdig deel zijn van een bedrijf dat ingehuurd wordt. Zeker niet als er een beoordeling gemaakt moet worden of er iets verkeerd gaat: dan moet Fronteers natuurlijk Eventstack (net zo goed als de cateraar, of de mensen van de verlichting, of de boekhouder) zonder meer de wacht aan kunnen zeggen.
Als ik bestuurslid ben, is dat natuurlijk ontzettend drassig gebied. Om de vereniging niet in die positie te brengen (noch mijzelf, noch Eventstack), stel ik daarom voor mijn positie in het bestuur neer te leggen als de ALV dit voorstel aanneemt en erop geacteerd wordt.