Notulen ALV 7 december 2011

Agenda

1. Welkom en opening door de voorzitter
2. Terugblik 2011
3. Toelichting commissies
4. Status ingebrachte beleidsvoorstellen 2010
5. Ingebrachte beleidsvoorstellen
6. Begroting
7. Kascommissieverkiezing
8. Bestuursverkiezing
9. Rondvraag
10. Sluiting

Welkom en opening door de voorzitter

Peter-Paul Koch (PPK) opent de ALV. Het is de vijfde Algemene Ledenvergadering van Fronteers, die plaatsvindt op 7 december 2011 in de "Zilveren Toren" naast het Centraal Station van Amsterdam. Van de ruim 400 leden zijn er 16 op de ALV aanwezig.

Achter de bestuurstafel zitten:

• Arjan Eising (algemeen bestuurslid)
• Krijn Hoetmer (penningmeester)
• Matijs Brinkhuis (algemeen bestuurslid)
• Peter-Paul Koch (voorzitter Fronteers; voorzitter ALV)
• Sander van Lambalgen (algemeen bestuurslid)
• Tom Greuter (secretaris; notulist ALV)

Elk bestuurslid is verplicht na drie jaar af te treden, maar kan zich herkiesbaar stellen. Dit jaar treden Sander van Lambalgen, Krijn Hoetmer en Peter-Paul Koch af. Zij stellen zich allen opnieuw verkiesbaar. De andere drie bestuursleden blijven aan. Er zijn geen leden die de wens hebben uitgesproken lid te worden van het bestuur.

Terugblik 2011

We beginnen met een korte terugblik op de activiteiten van 2011. Sommige onderdelen worden nader toegelicht bij de commissie waaronder zij vallen.

Veel succesvolle cursussen

Zie voor een nadere toelichting de commissie Cursussen.

Veel bijeenkomsten in Nederland en België

De bijeenkomsten loper beter dan nooit, zeker nu er België ook steeds meer georganiseerd worden. Nederland en België zouden sprekers uit kunnen wisselen. Bijeenkomsten vinden wel onevenredig vaak plaats in Amsterdam, dat merkten we ook aan de soms wat magere opkomst. Amsterdam huisvest veel Fronteersleden, er zitten ook veel bedrijven die graag een bijeenkomst organiseren. De Nederlandse bijeenkomsten moeten eerder aangekondigd worden (de Belgische zitten doorgaans binnen een uur vol, dus daar speelt dat (nog?) niet). Het bestuur benadrukt nogmaals dat leden op eigen initiatief een bijeenkomst mogen organiseren en dat hier geld voor beschikbaar is.

Anne van Kesteren raadt aan om de bijeenkomsten te evalueren. Wat vinden leden belangrijk? Locatie? Onderwerp? Waarom ben je gekomen? Wat verwacht je van een bijeenkomst? Arjan zal dit op gaan pakken.

Succesvol en uitverkocht Congres

Zie de commissie Congres.

Registratie merknaam "Fronteers"

Vorig jaar hebben we de registratie van de naam "Fronteers" in gang gezet, die dit jaar is afgerond. "Fronteers" is als merknaam geregistreerd in de Europese Unie. Bij misbruik van de naam, zouden we juridische actie kunnen ondernemen. Buiten de EU wordt onze naam al waargenomen, in Zwitserland en Korea. In België en Zweden wordt al serieus nagedacht over het opzetten van een eigen Fronteersvereniging. De Nederlandse vereniging moet nog indicatoren vaststellen op basis waarvan we buitenlandse vestigingen toestemming verlenen om de naam Fronteers te gebruiken. Als er naast Nederland nog een Fronteersvereniging is, zou de domeinnaam fronteers.org (verwijst nu nog door naar fronteers.nl) als een overkoepelend domein ingezet kunnen worden.

Vanuit de leden wordt voorgesteld om ook het beeldmerk vast te leggen. Het bestuur zal uitzoeken of dit de moeite waard is. Anne moedigt het bestuur aan om voor een open format te kiezen.

Fikse ledengroei

Het ledental is het afgelopen jaar gestegen van ongeveer 320 naar ongeveer 420.

Spontaanborrels

Er zijn enkele "spontaanborrels" georganiseerd, met name in Utrecht, waarbij Fronteers het eerste rondje voor Fronteersleden betaalt. De borrels hoeven niet per se "spontaan" te zijn wat het bestuur betreft. In januari 2012 organiseert Fronteers een nieuwjaarsborrel in Amsterdam.

Actieveledenuitje

De zeiltocht werd dit jaar voor de tweede keer georganiseerd en mag een succes genoemd worden. De ALV vraagt zich af wat precies de definitie van een vrijwilliger is. Arjan: "commissieleden, bestuursleden, leden die zich anderszins voor Fronteers verdienstelijk gemaakt hebben". Anne stelt voor om hier ook de sprekers op de bijeenkomsten aan te voegen, gezien de voorbereidingstijd die zij in hun presentatie moeten stoppen. De ALV neemt dit voorstel aan. We vragen ons eveneens af of de schrijvers voor de adventskalender ook tot de actieve leden gerekend moeten worden. Arjan zal de uitnodigingenlijst nog eens goed bestuderen.

Adventskalender

Op het moment dat de ALV plaatsvindt is de adventskalender, gestart door Arjan, geïnspireerd op 24ways, al een week bezig. Het is nog te vroeg voor een evaluatie.

Vacaturebank

Er hebben dit jaar veel vacatures online gestaan, die de vereniging van extra inkomsten hebben voorzien. Krijn heeft het vacatureplaatsen volledig uit handen gegeven aan Ron Derksen. De ALV vraagt of Ron de vacatures kan evalueren, zodat we weten of de vacature dankzij ons ingevuld is. Charis raadt aan om Twitter vaker én informeler in te zetten, ook bij het plaatsen van vacatures.

Toelichting commissies

Commissie Onderwijs (Arjan Eising)

De commissie is nog steeds op zoek naar een voorzitter, maar Niels Sijm is van plan aan te blijven totdat een ander zich meldt.

De docentendag was succesvol. In 2012 moet er weer een plaatsvinden. Charis Rooda stelt voor om de docentendag ook via leerlingen kenbaar te maken om een hogere opkomst te bewerkstelligen. Ook zouden oud-deelnemers aangeschreven kunnen worden. Anne van Kesteren merkt op dat ook de studieverenigingen van CMD-opleidingen (Communicatie en Multimediadesign) aangeschreven kunnen worden.

De cie. heeft moeite om mensen te bereiken die Fronteers niet kennen. Iemand merkt op dat de CMD-opleidingen een eigen vereniging hebben via welke de Onderwijscommissie docenten kan benaderen.

De cie. wil meer docenten aantrekken. Tot op heden hebben twee opleidingen elkaars curriculum vergeleken.

Commissie Diplomering (Peter-Paul Koch (PPK))

Op het congres hebben zich twee leden gemeld die deze cie. nieuw leven zouden willen inblazen.

Het bestuur ziet als eerste opgave dat er een basisexamen HTML/CSS gemaakt wordt. Wilfred Nas moet eerst de bestaande vragenlijst (die waarschijnlijk al enigszins gedateerd is) online zetten. Het bestuur wacht vooralsnog af of de activiteit binnen de commissie doorzet, want in potentie kan hier veel tijd in gaan zitten.

De leden hebben een aantal opmerkingen en tips:

• De vragen moeten beperkt geldig zijn.
• Een vragenlijst/-test kan nieuwe leden aantrekken.
• Het publiceren van de testen kan ook door de marketingcommissie aangewend worden voor naamsbekendheid van Fronteers en meer.
• Je kunt het examen inzetten als een soort quiz.

Online community (Krijn Hoetmer)

• Het IRC loopt goed. Soms zijn er tot 65 mensen gelijktijdig online.
• 157 leden hebben hun forumaccount geactiveerd.

Anton Kouliavtsev zou graag zien dat het forum in meer topics opgedeeld wordt zoals Beginners, HTML, CSS, JS etc. Sander van Lambalgen antwoordt dat het de bedoeling is een bepaald onderwerp af te splitsen zodra de forumactiviteit daarover toeneemt.

Congres (PPK)

• Het congres was met 500 plaatsen uitverkocht.
• Er is ongeveer 10.000 euro winst gemaakt.
• Video's en transcripties zijn sneller beschikbaar dan vorig jaar.
• Omdat Vimeo niet aan al onze wensen kan voldoen moet de cie. misschien YouTube nader bekijken.
• Peter Beverloo is de nieuwe voorzitter.
• Er wordt naar een nieuwe locatie voor de borrels gezocht. Dat was een van de weinige verbeterpunten van Fronteers 2011.
• De registratie 's ochtends (lange rijen) moet ook verbeterd worden.
• Er wordt naar een alternatief voor Paydro gezocht.
• De cie. is tevreden over Tuschinski, de catering en de wifi.
• Anne merkt op dat er bij de jamsessies ook betere wifi moet komen.
• Sander van Lambalgen vindt dat er een draaiboek moet komen. Een compleet nieuwe groep zou in staat moeten zijn om het congres te organiseren.
• Anne vraagt of de mailing list van de congrescie. openbaar gemaakt kan worden als aanzet tot een draaiboek. Volgens Sander is dat niet mogelijk, omdat er bijvoorbeeld passwords gecommuniceerd worden. Hij pakt dit op.
• Anne vindt dat er vaker feedback gevraagd kan worden aan de leden via het blog of het forum.

Marketing (Hidde de Vries)

• Hidde heeft het voorzitterschap van Kilian Valkhof overgenomen.
• De cie. reageert nu vooral op verzoeken van het bestuur of andere commissies.
• In 2011 is de webshop gelanceerd maar die loopt nog slecht. Hier zitten geen kosten aan, maar hij levert Fronteers ook geen inkomsten op, die gaan namelijk naar Spreadshirt.
• Verder heeft 2011 branded USB-sticks opgeleverd en flyers die kort Fronteers inleiden.
• De cie. was betrokken bij side events (zoals een geek fest dat echter op het laatste moment werd afgeblazen).
• In 2010 is er gewerkt aan een redesign van fronteers.nl, maar hier staat de cie. niet meer achter.
• In 2012 wil de commissie nieuwe goodies introduceren.
• Ook wordt er gedacht aan flyers om de cursussen te promoten. Hiervoor zouden we bijvoorbeeld ook AdWords in kunnen zetten, maar we zoeken naar iemand die hier serieuze kennis van heeft.

De ALV wil de cie. het volgende meegeven:

• Vergroot de naamsbekendheid buiten ons vakgebied.
• Roy Tomeij vraagt zich af of de cie. te zelfstandig opereert en meer vanuit andere commissies ingezet zou kunnen worden.
• Anne vindt dat commissies sowieso meer kunnen communiceren, bijvoorbeeld via het blog of het forum.
• Isaac Andela merkt op dat de webshop niet is gelinkt vanaf fronteers.nl.

Cursussen (Matijs Brinkhuis)

In 2011 zijn de Fronteerscursussen flink op stoom gekomen! Bijna elke maand vond er wel een plaats. Omdat het budget voor de cursussen overschreden dreigde te worden (Fronteers legt namelijk geld toe op elk Fronteerslid dat een cursus volgt) is in de loop van het jaar de prijs verdubbeld. In vergelijking met andere cursusaanbieders is Fronteers nog steeds zeer goedkoop.

Niet alle cursussen werden evengoed bezocht. Matijs wil AdWords inzetten om niet-leden te bereiken. Verder vertelt hij dat de cursussen worden geëvalueerd en dat er meer samenwerking met de cie. Marketing gezocht gaat worden.

Het afgelopen jaar hebben twee cursussen doorgang gevonden ondanks dat zich te weinig mensen hadden aangemeld. Voor 2012 zou dit weer kunnen voorkomen. Dit wordt per cursus bekeken en overlegd. De cursussen die het afgelopen jaar toch zijn door gegaan waren:

1. HTML/CSS-beginnerscursussen (omdat Fronteers streeft naar professionalisering van ons vakgebied, geldt dit des te meer voor nieuwe front-enders).
2. De cursus Terminally Chill aangezien dit de eerste cursus in België was.

Tips en opmerkingen vanuit de ALV:

• De cursussen moeten eerder aangekondigd worden.
• Er moet getracht worden meer niet-leden te bereiken.
• Isaac stelt voor om testimonials toe te voegen aan cursussen die al hebben plaatsgevonden.
• Roy stelt voor dat de cursusleider zijn cursus op het blog inleidt met een inhoudelijk artikel over het onderwerp.
• Omdat sommige onderwerpen zich niet lenen voor een hele dag, zouden er ook een aantal onderwerpen op één dag gecombineerd kunnen worden, of kunnen er avondcursussen georganiseerd worden. Anne is geïnteresseerd in het geven van korte cursussen.

Webrichtlijnen (PPK)

Janita Top zit namens Fronteers in de Normcommissie en bericht daarover op het weblog.

Status ingebrachte beleidsvoorstellen 2010

Boekenclub

Wim van Iersel stelde voor een boekenclub te starten om gezamenlijk goedkoop boeken in te kunnen slaan. Door gebrek aan tijd is dit initiatief niet van de grond gekomen.

Merkregistratie

De merkregistratie is volbracht. In alle landen van de EU is "Fronteers" als merknaam beschermd.

Studentenkorting

Deze is ingevoerd. Studenten krijgen 50% korting op het lidmaatschap. Vooralsnog heeft Fronteers slechts 4 studentenleden. We kunnen hier meer ruchtbaarheid aan geven, bijvoorbeeld op de docentendag.

Barcamp

Hier is onderzoek naar gedaan, maar een te hoge offerte van de locatie die we op het oog hadden heeft zand in de raderen gestrooid. De ALV raadt aan om ons aan te sluiten bij andere partijen of sponsors (zoals Booking.com of Hyves) te benaderen. PPK zal er opnieuw naar kijken.

Congreskaarten met korting

• Dit loopt. In 2012 volgt een pilot waarbij Fronteers 30% korting wil leveren op Front-Trends in Warschau.
• Anne merkt op dat we dit moeten evalueren. Als steeds dezelfde 10 mensen van de korting profiteren schieten we ons doel voorbij.

Bijwonen bijeenkomsten België door bestuursleden

In 2010 vroeg het bestuur om een vergoeding voor het bezoeken van bijeenkomsten in België. De ALV vond toen dat het bestuur met een beter voorstel moest komen. Het voorstel van het bestuur is dat het bestuur dit per geval wil bekijken. Na enige discussie trekt het bestuur dit voorstel in. Er is op de begroting al geld vrijgemaakt voor het opzetten van Fronteers België. Mocht het nodig zijn dan kunnen de kosten uit dat potje betaald worden. Hiervoor is geen apart besluit nodig.

Ingebrachte beleidsvoorstellen

Extra administratiekosten voor wanbetalers

Het bestuur wil extra administratiekosten in rekening brengen aan leden die hun contributie niet op tijd betalen. Met name om de overhead in de administratie te beperken. We willen wanbetalers, leden die ook na herhaald herinneren hun contributie niet betalen uitschrijven als lid. Mochten zij zich datzelfde jaar nogmaals als lid aan willen melden dan dienen zijn 30 euro aan administratiekosten te betalen. We willen op deze manier voorkomen dat de ledenadministratie een slepende zaak wordt die Krijn veel onnodige tijd kost (zoals in de afgelopen jaren het geval was). De ALV heeft grote moeite met dit voorstel. Het principe wordt akkoord bevonden: als een lid na twee herinneringen nog niet betaald heeft en niet reageert, dan wordt hij uitgeschreven als lid. Hij loopt dan zijn voordeeltjes, zoals korting op het congres, mis. Dit is al veel strenger dan Fronteers tot nog toe opgetreden is. Maar de boeteclausule wordt onnodig gevonden. Laten we eerst een jaar strenger optreden en niet-betalende leden direct uitschrijven, dan kunnen we dit volgend jaar evalueren. Mocht het dan nog steeds een groot probleem zijn dan kan de volgende ALV alsnog besluiten de boeteclausule in te voeren.

Anne stelt voor automatische incasso te introduceren. Krijn vreest een papierwinkel. Matijs belooft dit uit te zoeken.

Hoogte contributie

De contributie voor Fronteers bedraagt 60 euro per jaar en 30 euro voor studenten. De ALV beoordeelt dit bedrag elk jaar. Dit jaar vindt de ALV het niet nodig het bedrag aan te passen.

Termijn overleggen jaarstukken

Sander van Lambalgen merkt op dat in de statuten staat dat het bestuur binnen 6 maanden de jaarstukken over het vorige jaar moet presenteren aan de ALV. We willen deze termijn oprekken naar 12 maanden, omdat we in de praktijk maar eens per jaar een ALV houden, aan het einde van het kalenderjaar. De ALV gaat hiermee akkoord onder de voorwaarde dat de stukken wel binnen zes maanden digitaal beschikbaar zijn (op aanvraag).

Aanpassing kascommissie 2010

Aangezien Luc de Brouwer niet in staat was om zijn rol als kascommissielid in te vullen, hebben we aan de vooravond van de ALV aan Hidde de Vries gevraagd om hij deze rol wilde overnemen. Hidde heeft samen met Wim van Iersel de boeken gecontroleerd. De ALV gaat achteraf met deze wisseling akkoord.

Begroting

Krijn ligt de begroting toe over 2010 en 2011 toe (op aanvraag zijn deze beschikbaar voor leden).

Opmerkingen ALV:

• Isaac vindt dat het bestuur zich een mening moet vormen over de grootte van de aan te houden reserve. Het bestuur noemt bijvoorbeeld dat het een failliet van Paydro aan de vooravond van het congres zou moeten kunnen opvangen (d.w.z. geen inkomsten van het congres, wel alle uitgaven), maar heeft verder geen onderbouwing of visie.
• Thijs merkt op dat de begroting overzichtelijker wordt en dat er wellicht risio's gescheiden kunnen worden als het congres (het leeuwendeel van de begroting) apart begroot wordt.

Kascommissieverkiezing

Isaac Andela en Wim van Iersel worden in de kascommissie gekozen.

Bestuursverkiezing

Sander van Lambalgen, Krijn Hoetmer en Peter-Paul Koch moeten als bestuurslid aftreden en zijn allen herkiesbaar. Krijn krijgt 15 stemmen. Sander en Peter-Paul worden door de 16 aanwezige leden unaniem herkozen. Alledrie zien we dus terug als bestuurslid.

Rondvraag

Anne stelt voor om een Creative Commons licentie in te stellen voor publicaties op fronteers.nl, bijvoorbeeld de CC0. Video's moeten hier misschien buiten vallen en zouden alleen niet-commercieel hergebruikt mogen worden. Anne stelt voor dat alle auteurs/sprekers voortaan uit twee opties kunnen kiezen:

1. CC0 of Public domain - dit betekent dat iedereen hier verder mee aan de slag kan.
2. CC voor niet-commercieel gebruik.

• We zouden ook alle bestaande auteurs en sprekers moeten benaderen om hun werk op fronteers.nl van een van deze licenties te voorzien (of een strictere, mochten zij dat willen). Voor nieuwe bijdragen wordt in het voorstel van Anne alleen een keuze uit bovenstaande twee opties mogelijk. De licenties moeten ook zichtbaar worden op de website.
• Vacatureteksten vallen buiten de licenties.
• Sander van Lambalgen pakt dit op.

Er wordt gevraagd om online een overzicht te tonen van alle vrijwilligers die voor Fronteers actief zijn. Sander Aarts zal een voorstel doen.

Fronteers bestaat in 2012 vijf jaar. Arjan en Charis zetten een lustrumcommissie op.

Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering. We hebben vier uur zitten kleppen; de borrel valt in het water...