Algemene ledenvergadering

Minimaal 1x per kalenderjaar organiseert het bestuur een algemene ledenvergadering. Deze vindt traditioneel aan het eind van het jaar plaats, zodat het afgelopen congres en de begroting voor het komende jaar besproken kunnen worden. Het bestuur kan indien daar behoefte aan is meerdere ledenvergaderingen per jaar organiseren, en ook de leden kunnen er een doen plaatsvinden d.m.v. een oproep door minimaal 10% van de leden. Aankondiging van de ALV vindt steeds schriftelijk aan alle leden plaats, uiterlijk 1 week voorafgaand aan de datum van de ALV.

De ALV is effectief het hoogste orgaan binnen de vereniging, waar opdrachten aan het bestuur kunnen worden gegeven, en plannen van het bestuur kunnen worden aangepast. In de praktijk zal dit zich voornamelijk uiten in het goed- of afkeuren van specifieke punten op de begroting, en in het goed- of afkeuren van ingediende beleidsvoorstellen.

Op een doorsnee ledenvergadering presenteren de verschillende commissies kort hun resultaten uit het afgelopen jaar en plannen voor het komend jaar. De penningmeester presenteert de jaarstukken van het vorige jaar, de financiële situatie van het huidige jaar (voor zover bekend), en de begroting voor het komende jaar. De kascommissie rapporteert over de controle van de jaarstukken. Eventuele beleidsvoorstellen (vanuit het bestuur danwel de leden) worden besproken, en de bestuursverkiezing vindt plaats.

Volgens de statuten moeten de jaarstukken in principe binnen 6 maanden worden gepresenteerd, maar de ALV van 2011 heeft deze termijn permanent opgerekt tot 12 maanden.

Het bestuur dient uit minimaal drie leden te bestaan, maar kan zoveel groter zijn als het bestuur wenselijk acht. Zolang het aantal te verkiezen bestuurskandidaten niet groter is dan het aantal beschikbare posities binnen het bestuur, worden alle kandidaten verkozen die minimaal 50% + 1 van de uitgebrachte stemmen binnenhalen. Als het aantal kandidaten groter is dan het aantal posities zullen alle kandidaten nog steeds 50% + 1 van de uitgebrachte stemmen nodig hebben om te worden verkozen, maar zal de verkiezing mogelijk over meerdere rondes plaatsvinden, waarbij steeds de kandidaat met de minste stemmen afvalt totdat het aantal kandidaten even groot is als het aantal beschikbare posities. Specifieke regels hieromtrent zijn in de statuten te vinden.

Bestuursleden worden in principe verkozen voor een periode van drie jaar, tenzij ze de positie van een tussentijds aftredend bestuurslid innemen, in welk geval ze verkozen worden voor de resterende periode. Bestuursleden mogen tussentijds aftreden, en mogen zich ook na afloop van hun termijn opnieuw verkiesbaar stellen. De ALV kan bestuursleden schorsen.

Niet-aanwezige leden kunnen wel-aanwezige leden machtigen om namens hen een stem uit te brengen. Ieder aanwezig lid kan door maximaal twee niet-aanwezige leden gemachtigd worden. Het bestuur dient machtigingen uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de ALV te hebben ontvangen, zodat er genoeg tijd is om deze te registreren.