Notulen bestuursvergadering 3 november 2011

Notulen bestuursvergadering Fronteers, 3 november 2011 gehouden bij Info.nl in Amsterdam. Aanwezig: Arjan Eising, Krijn Hoetmer, Matijs Brinkhuis, Peter-Paul Koch en Tom Greuter. Afwezig met afbericht: Sander van Lambalgen.

Notulen vorige bestuursvergadering.

Commissies

Commissie Congres (voorzitter Peter-Paul Koch)

Direct na afloop van het Fronteers 2011 congres heeft de organisatie een korte evaluatie gehouden, waarmee feitelijk de aftrap van het Fronteers 2012 congres gegeven was. Om puntsgewijs wat zaken te benoemen:

Fronteers 2011 was een succesvol congres, de discussiepunten liggen met name intern binnen de commissie, organisatie van de vrijwilligers en praktische zaken. Er was kritiek op de organisatie van de afsluitende borrel. Dit is een verbeterpunt voor 2012.
Charis Rooda heeft haar entree in de commissie gemaakt. Vasilis van Gemert is uit de commissie gestopt vanwege te weinig tijd. Sander Aarts heeft aangegeven interesse te hebben om mee te doen, Wes Oudshoorn eveneens. Gezien de huidige grootte van de commissie (7 man) zullen we beginnen met de huidige commissie.
De eerste bijeenkomst staat gepland voor december.
In 2012 komt er intensievere samenwerking met het Mobilism congres, dat ook in Tuschinski plaats zal vinden. Mobilism herhaalt het Fronteersconcept, zodat beide congressen van elkaar kunnen leren en makkelijker te organiseren zijn.

De financiële gegevens van het congres zijn nog niet definitief.

Video transcripts gaan goed. We laten een initiële transcript maken door Castingwords, en Kor stuurt een team vrijwilligers aan die die dingen controleren en online zetten. Omdat de geluidskwaliteit dit jaar beter is dan vorig jaar lijkt de hoeveelheid benodigd werk voor de vrijwilligers minder te zijn, maar de proef op de som is de huidige meer technische talk van Bruce.
De video's zelf laten enigszins op zich wachten, omdat we met hun ons huidige Vimeo-account maar 1 presentatie per week mogen uploaden. Vreemd genoeg zou een account-upgrade bij Vimeo voor Fronteers nadelig uitpakken qua bandbreedtegebruik.

Commissie Diplomering (inactief)

Er is activiteit bij de diplomeringscommissie. Wilfred is op het congres twee leden tegen het lijf gelopen die hem willen ondersteunen bij het uitbouwen van de vragendatabase. Het bestuur is verdeeld over diplomering an sich.
We erkennen echter wel het nut van een vragendatabase en van proefexamens. Deze kunnen ook zonder uiteindelijke diplomering zeer waardevol zijn. We juichen daarom elk initiatief in de commissie toe.

Commissie Online community (voorzitter Krijn Hoetmer)

Het forum staat live en loopt aardig.
IRC wordt een steeds populairder communicatiekanaal. Soms zitten er wel 60 leden op.

Commissie Onderwijs (voorzitter Niels Sijm)

Niels heeft al eerder aangegeven afstand te willen doen van het voorzitterschap, maar blijft aan zolang er geen vervanger is.
Na de docentendag van begin 2011 is hij vrij rustig in deze commissie.
Sommige leden zijn bezig met een vergelijking van curricula van verschillende opleidingen.
Mogelijkheid bekijken of docenten via het forum aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

Commissie Marketing (voorzitter Kilian Valkhof)

Fronteers zou deelnemen aan het UvA geekfest met PPK als spreker. Het geekfest is echter afgelast. Er waren zeer weinig kaarten verkocht en de organsiatie was bang dat er te weinig mensen naar de Fronteers-talk zouden komen.

De commissie marketing zou in de toekomst andere Nederlandse web-gerelateerde events kunnen helpen door bijvoorbeeld een spreker aan te leveren, te bloggen, een korting voor Fronteersleden te regelen of misschien zelfs te sponsoren. Als dat 'geregeld' moet worden (bellen/mailen) kan iemand dat van de commissie marketing dat op zich nemen.

De site http://fronteers.spreadshirt.nl/ is gelanceerd, met shirts, beanies en laptophoezen. Nieuwe ontwerpen komen als er mensen zijn die die willen aanleveren. Verkoop gaat niet heel goed. Iets meer dan 1200 bezoekers, 13 artikelen verkocht.
Er zijn weer nieuwe pennen, stickers en nu ook 4GB USB-sticks.
Er is een marketingflyer ontworpen. Een aantal is uitgedeeld op het congres. Andere kunnen we kwijt op bijeenkomsten etc.
De redesign site is nog niet af. De meningen over een nieuw ontwerp zijn verdeeld. Het bestuur vindt de huidige site prima werkbaar (hoewel we enkele usabilityverbeteringen zouden toejuichen) en wacht de voorstellen van de commissie af.

Commissie Webrichtlijnen (voorzitter Peter-Paul Koch)

Geen nieuws. Janita zit in de normcommissie en plaatst webrichtlijnenposts op de website.

Commissie Cursussen (voorzitter Matijs Brinkhuis)

Matijs is erg tevreden. Er hebben meer cursussen plaatsgevonden in 2011 dan gedacht. De cursussen van na de zomer zaten niet allemaal vol.
De beginnerscursus HTML/CSS loopt niet zo goed. De vraag is hoe we nieuwe mensen bereiken? Misschien via Adwords?
Cursussen hebben vaak een nietszeggende titel. We willen echter wel de ruimte houden voor originele benamingen en zullen voortaan in een heldere tagline de cursusinhoud toelichten.

Vaste agendapunten

Ledenadministratie (Krijn)

We hebben nu zo'n 450 leden.
PPK stelt voor om een extra bedrag aan administratiekosten te introduceren voor wanbetalers, omdat Krijn elk jaar veel tijd kwijt is aan het najagen van niet-betalende leden. Matijs zal hier voor de ALV een verhaal van maken.
Krijn gaat uitzoeken of we automatische incasso kunnen inzetten.
Tegelijkertijd zoekt Roy uit of we de jaarlijkse contributie op de een of andere manier aan Paypal of Ideal kunnen koppelen.

Financiën (Krijn)

Boekhouding moet nog gedaan worden voor de ALV plaatsvindt.
Kascommissie moet nog kijken naar de bonnetjes van 2010.

Vacaturebank (Krijn)

Ron Derksen neemt de vacaturebank waar en neemt Krijn zo een hoop werk uit handen.

Bijeenkomsten (Arjan)

We hebben de laatste tijd veel bijeenkomsten in Amsterdam gehad. Die werden niet allemaal even goed bezocht. Voor een deel ligt dat misschien aan de overdaad aan Amsterdamse bijeenkomsten. Sommige meetings werden echter ook erg kort van tevoren aangekondigd. We moeten ernaar streven om de meeting op fronteers.nl bekend te maken zodra de plaats en datum definitief zijn. Het programma kan ook later ingevuld worden. Zodoende kunnen eventuele geïnteresseerden de datum alvast blokken in hun agenda.
Er staan meetings op stapel in Groningen, Amsterdam en Mechelen.
We zouden ook graag een bijeenkomst willen hebben in de regio tussen Eindhoven en Maastricht. Misschien kunnen we een locatie afhuren? Arjan gaat contact zoeken met leden in het zuiden.

ALV (Tom)

De ALV is inmiddels gepland en staat op de rol voor 7 december bij Regardz op Amsterdam C.S.
Sander, Krijn én PPK moeten aftreden en zijn allemaal herkiesbaar.

Nieuwsbrief (Sander)

Vlak na de bestuursvergadering hadden we genoeg copij en heeft Sander de nieuwsbrief verstuurd.

De post (Sander)

Geen bijzonderheden.

Wat verder ter tafel komt

We spelen met de gedachte om fronteersleden korting te geven op andere congressen. Krijn polst op het forum het animo. De congresorganisator zou een kortingscode kunnen geven, waarna Fronteers het verschil met de originele prijs betaalt. Hier zijn verschillende modellen mogelijk. We zouden Front-trends in Warschau als pilot kunnen nemen. PPK gaat hier achteraan.
Arjan is bezig met het organiseren van een Nederlandstalige 24ways op fronteers.nl.
Mathias Bynens merkte via de mail en IRC op Fronteers zich niet tot enkel NL beperkt en zou het logisch vinden dat de hoofddomeinnaam van Fronteers niet fronteers.nl maar fronteers.org wordt. Het bestuur is het hier niet mee eens. De Belgische leden zijn lid van een Nederlandse vereniging. Het bestuur zou het toejuichen als iemand in België een lokale vereniging opzet. PPK heeft op het congres een Zweed gesproken die in Zweden Fronteers zou willen oprichten. In de toekomst zou fronteers.org kunnen gaan verwijzen naar de verschillende landensites.
PPK en Krijn willen rond 15 januari een nieuwjaarsborrel organiseren. Er wordt gedacht aan de Bierfabriek in Amsterdam. Om het niet een sof te laten worden moet het snel aangekondigd worden.