Notulen bestuursvergadering 17 januari 2014

Aanwezig: Arjan, Vasilis, Krijn, Sander, Roy. Matijs schuift een uur later aan.

Agenda

1. Opening door de voorzitter
2. Notulen vorige vergaderingen
3. Ingebrachte punten
   1. De hoeveelheid werk die van een bestuurslid wordt verwacht (Vasilis/Krijn)
   2. Takenlijst (Sander)
   3. E-mail- en commissie-communicatie verantwoordelijkheden (Sander)
   4. Hoe we als bestuur een goede ondersteuning kunnen bieden voor de andere vrijwilligers (Arjan)
   5. Algemene voorwaarden (Matijs)
   6. Overzicht met kortingen voor leden (Vasilis)
   7. Fronteers-ness voor nieuwe vrijwilligers (Sander)
   8. Bemoeienis van het bestuur (Vasilis)
4. Commissies
5. Ledenadministratie/facturatie update
6. Post
7. Rondvraag
   1. Fronteers 'soos' voor co-working, workshops, meetups, testlab, bibliotheek? (Krijn & Vasilis)
8. Afsluiting door de voorzitter
9. Nieuwjaarsborrel

Notulen vorige vergaderingen

Sander heeft een opmerking over de notulen van de ALV: door Jeroen Hulscher is gezegd dat hij achter de kortingen voor buitenlandse congressen aan zou gaan. Of hiemand hier nog iets van heeft gehoord, wat niet zo blijkt te zijn. Vasilis gaat Jeroen hier om vragen.

De notulen van de bestuursvergadering van 10 september 2013 staan nog niet af op de site; Arjan geeft aan even in een Fronteers dipje te zitten, maar dit komend weekend af te ronden. De eerstvolgende bestuursvergadering komt dit weer terug, maar we hopen ze een week na afronding door Arjan online te kunnen zetten.

De hoeveelheid werk die van een bestuurslid wordt verwacht

De strubbelingen tussen Krijn en Roy waren op IRC al uitgepraat. Krijn maakt excuses voor de demotiverende toon, en Roy geeft aan dat het goed is geweest om het er even over te hebben. Een volgende keer is het voor zowel Roy als Krijn taak dit eerder expliciet uit te spreken of door te vragen. Er is discussie over de hoeveelheid werk die verwacht wordt. Sander concludeert dat er in het bestuur altijd verschil is geweest in de mate van inzet, en dat dit geen probleem is. "Je zit in het bestuur namens de leden; zolang je zelf het idee hebt dat je die leden dient en nuttig bezig bent, is dat genoeg."

Arjan geeft als laatste nog aan dat het sarcasme van Krijn in geschreven tekst (IRC voornamelijk) vaak niet goed/prettig overkomt en vraagt om iets meer reflectie voor het versturen. Krijn geeft aan hier meer op te gaan letten, omdat hij niet wil dat het als negatieve kritiek op vrijwilligers overkomt.

Takenlijst

Het is de bedoeling dat we eenmalig de takenlijst volledig doorlopen, zodat iedereen weer op de hoogte is van alle taken en we ook kunnen wegstrepen of overnemen als ze niet meer relevant zijn, of als er belemmeringen zijn, we deze kunnen bespreken. Hieronder alleen uitgewerkt de punten van de takenlijst waar relevante discussie, actie of uitbreiding op volgde, niet de volledige takenlijst.

Rondom het artikel over Fronteers voor A List Apart schrijven, waarbij de eerste opzet ligt bij Sander en de uitwerking bij Vasilis, geeft Sander aan nog niet de juiste mood gehad te hebben. Vasilis geeft aan te wachten op een outline, niet per se een creatief schrijfsel, maar Sander zegt dat hij geen outlines kan schrijven en meteen een geheel wil neerzetten. Deze taak blijft de komende zes weken bij Sander liggen. Arjan stelt later iets als Editorially voor om dit met meerdere mensen tegelijk op te zetten, waar Sander in eerste instantie niet heel voor is.

Over de congres video's Vimeo "something" komt wat discussie; Arjan vindt het een leuk idee om dit in een hackathon te gooien en uit te breiden. Krijn wil deze taak wel overnemen van Sander, mits het alleen over de video's blijft gaan en het op fronteers.nl uitgevoerd kan worden. Krijn maakt hiervoor een voorzet.

Voor de brainstormsessie van het meerjarenplan van Sander en Vasilis stelt Arjan zichzelf beschikbaar, maar hij suggereert ook dat dit iemand buiten het bestuur kan zijn. Krijn stelt Peter-Paul voor, omdat die nu al een tijdje vanaf de zijlijn meekijkt en misschien ook wel goede nieuwe ideeën heeft.

Over het overdragen van de afvinklijst voor bijeenkomsten van Arjan naar de Activiteitencommissie is wat onduidelijkheid. Arjan zegt dit wel doorgestuurd te hebben, maar het is blijkbaar nog niet zo geland. Sander ziet graag dat zowel het goed overdragen van de lijst als het aanmaken van wiki accounts (zodat men zich de lijst eigen kan maken) wel nog gaat gebeuren in één slag. Eventueel later overstappen naar andere wiki software hoeft dat niet tegen te houden.

Het uitwerken en berichten over de verdienstenenquête, die we begin 2012 gehouden hebben, gaat niet meer gebeuren. Sorry Johan voor de tijd die je hier aan hebt besteed. Dit idee gaat verder in de koelkast, mocht iemand het ooit op willen pakken.

Vasilis stelt voor om zijn taak over het samen met de Activiteitencommissie opzetten van bijeenkomsten naar aanleiding van een nieuwe visie te schrappen, aangezien de commissie zelf goed bezig lijkt te zijn, zeker sinds de ALV. Sander merkt op dat deze taak vooral het initiatief van Vasilis was en vraagt zich af over Vasilis die andere visie op bijeenkomsten nog steeds heeft. Vasilis zegt vooral met andere dingen bezig te zijn en is juist blij nu dat er weer bijeenkomsten georganiseerd worden.

Over de ondersteuning van Jeroen Hulscher voor de nieuwe Onderwijs commissie vraagt Vasilis zich af of zij wel de juiste personen zijn. Misschien dat hij nu hij zelf ook in het onderwijs werkt er meer mee krijgt. Sander zegt dat het belangrijk is als er echt gevoel van een commissie komt; kom bij elkaar met een paar mensen en maak iemand voorzitter om dit voor elkaar te krijgen.

Matijs' taak over de opzet van een jaarlijks terugkerende consequente ledenenquête (gehouden en uitgewerkt voor de ALV) wordt overgenomen door Arjan. Arjan wil dit wat breder trekken, ook voor vrijwilligers, maar de rest stelt voor om dit in kleine stappen te doen.

E-mail- en commissie-communicatie verantwoordelijkheden

Sander wil graag duidelijkheid houden over de verantwoordelijkheden rondom wie reageert op binnenkomende mail, van zowel interne (commissies) als externe communicatie. Hij heeft het idee dat hij nu redelijk vaak reageert, maar dat wil hij graag wat verminderen. De verantwoordelijkheden moeten naast goed in onze hoofden ook bijgehouden worden op ons wiki; Marketing → Roy, Congres → Sander, Vacaturebank → Krijn, Onderwijs → Vasilis, Bijeenkomsten → Arjan, Website → Krijn. De onderwerpen die we nu niet verdelen, doen we op het moment dat het voorkomt, waarbij we dat ook meteen vastleggen.

Hoe we als bestuur een goede ondersteuning kunnen bieden voor de andere vrijwilligers

Arjan merkt dat vrijwilligers soms niet weten hoe en dat ze dat kunnen worden, wat ze kunnen/mogen doen en soms door feedback van anderen op het verkeerde been gezet worden. Als voorbeeld noemt hij het probleem rondom Mike/Trifork. Krijn stelt voor dat we onze vrijwilligers misschien in dit geval goed kunnen helpen door ze buiten schot te zetten en dit over te nemen vanuit het bestuur, en op een ander vlak, zoals het CMS en de site, gewoon goed de vinger aan de pols te houden en op de details te blijven letten.

Arjan zegt wel dat nieuwe dingen ondersteunen ook wel wat meer aandacht kan krijgen. Concreet heeft hij geen voorbeelden, maar Roy oppert planning poker als voorbeeld waarbij we wel initiatieven meteen ondersteunen. Sander geeft als voorbeeld van iets wat niet meteen goed liep Roel en de video's wat we iets te lang hebben laten liggen, voordat we dat oppakten. Sander vraagt Arjan of hij een oplossing weet, en Arjan denkt dat onze (nieuwe) wiki hier wat aan kan bijdragen.

Roy leest mee op de Activiteiten mailinglist en vraagt zich af of het gewaardeerd wordt als hij ook meedoet aan discussies, of dat dat te veel overkomt als het bestuur dat zich ergens mee bemoeit. Sander merkt op dat Meta specifiek gevraagd heeft om meer actief meelezen van andere vrijwilligers en vraagt aan Arjan of het beter is als hij ook wat meer van zich laat horen op de lijst. Arjan geeft aan helemaal uit de commissie (en Workshops) te willen, maar wel op de lijst te blijven staan. Het onderwerp overdracht komt weer terug en Sander denkt dat Arjan zich net iets te snel heeft teruggetrokken als actief lid van de Activiteiten commissie, waardoor er misschien wat dingen verkeerd zijn gegaan. Roy geeft aan dit iets meer over te willen nemen. Arjan vindt de hoeveelheid mail die hij ontvangt niet meer te overzien en Sander stelt voor dat hij wel nog blijft meelezen bij Activiteiten, maar zich terugtrekt uit Workshops, aangezien Matijs (die ook net binnen is gekomen) dit goed in de gaten houdt. Arjan wil wel graag iets nieuws om zijn tanden in te zetten.

Krijn zegt ondersteunen en in de gaten houden waar nodig, en dat helemaal loslaten geen goed idee is. Matijs beaamt dit en heeft het gevoel dat dat laatste juist verlamt. Roy had hetzelfde gevoel met de hackathon en budget aanvragen (wat er gewoon is). Sander denkt dat we nieuwe vrijwilligers een stukje training moeten geven en dus aan de hand moeten nemen bij bijvoorbeeld het organiseren van een bijeenkomst. Matijs zegt dat hij dat precies zo gedaan heeft bij de Workshops en bijvoorbeeld Mirella. Krijn heeft hetzelfde gedaan met de Vacaturebank en Bernard. Wellicht dat Meta hetzelfde kan doen met de leden van de Activiteiten commissie.

Algemene voorwaarden

Iedereen heeft ze gelezen; sommige punten waren iets te gedetailleerd en niet relevant voor meerdere edities van het congres. Matijs vraagt of ze nog door een professional gecontroleerd moeten worden. Roy vraagt waar ze op gebaseerd zijn; Smashing Magazine, Beyond Tellerrand, dConstruct en An Event Apart. Volgens Matijs is überhaupt iets hebben al beter dan niets hebben, waarbij Roy aangeeft dat dat alleen niet zo is als het onze aansprakelijkheid verhoogt. Arjan vraagt of er inderdaad iets staat over aansprakelijkheid, wat niet zo is. Matijs gaat dit verder uitzoeken.

Overzicht met kortingen voor leden

We hebben op dit moment geen specifieke pagina met een overzicht van kortingen voor leden, alleen de categorie Ledenkorting op het blog. Vasilis dacht dat deze pagina er wel was. Mochten er in de toekomst meer acties komen die langdurig gelden voor leden, dan kunnen we hier altijd nog een net overzicht van maken. Voorlopig houden we het concept met blogposts dus nog aan.

Fronteers-ness voor nieuwe vrijwilligers

We merken soms dat mensen niet echt het gevoel hebben van wat Fronteers Fronteers maakt, dat ze niet bezig zijn voor de leden en de missie van Fronteers. Sander heeft geen specifiek doel wat hij wil bereiken met dit punt, maar vraagt zich af hoe we dit idee kunnen verbeteren. Matijs ligt het met voorbeelden van Mike/Trifork en De Voorhoede/workshops toe. Sander noemt het Mozilla Manifesto als voorbeeld van hoe het beter zou kunnen, maar vraagt zich af of we echt actie moeten ondernemen hierop.

Bemoeienis van het bestuur

Vasilis had het idee dat we ons even te veel bemoeiden met de commissies, maar vraagt zich nu af of dat echt zo is. Er gebeurt op dit moment gewoon veel binnen Fronteers en op een aantal punten moeten we bijsturen. Sander vraagt met het voorbeeld over de hackathon of dit de juiste vorm van bemoeienis is, wat wordt beaamd.

Commissie Activiteiten

Sander geeft aan dat Meta meer hulp/tips rondom het gebruik van QMS wil (zeker voor beginnende vrijwilligers) en stelt voor om een handleiding in onze wiki op te nemen. Krijn pakt dit op.

Commissie België

Arjan vindt het jammer dat het even stil ligt. Krijn geeft aan dat Johan Ronsse net is toegevoegd aan de commissie. Een bijeenkomst in Mechelen zit waarschijnlijk in de planning. Matijs vindt dat we komend jaar moeten aansturen op een nieuwjaarsborrel in zowel Nederland als België. Hieruit volgt dat we een soort kalender nodig hebben, zodat we ruim van tevoren de nodige actie kunnen ondernemen. Vasilis pakt dit op.

Commissie Congres

Sander noemt de aparte domeinnaam en website die in de laatste update vanuit de commissie naar voren kwam en is daar tegen, aangezien het congres nog steeds onderdeel is van de vereniging. De rest van het bestuur is het hier mee eens.

Commissie Marketing

Er is op dit moment geen voorzitter, Roy is interim-voorzitter en gaat aan de slag om nieuwe leden te vinden. Jaco en Roel staan op de nominatie voor deze commissie en binnenkort hebben zij een afspraak.

Commissie Onderwijs

Vasilis zegt dat het moeilijk is om een bijeenkomst te organiseren. Sander stelt een datumprikker voor; de eerste waarop minimaal vijf mensen kunnen, dat wordt de commissie. Vasilis gaat dit proberen.

Commissie Online Community

Krijn is begonnen met het linken van werkgevers en het tonen van leden die bij die werkgever werken, en de link naar de website van de werkgever. Sander heeft zijn bedenkingen en stelt dat in eerdere discussies rondom de openbare ledenlijst het tonen van werkgevers juist een discussiepunt was en wil nog de oorspronkelijke uitspraak daarvan teruglezen. De links naar de sites worden voorlopig weggehaald.

De evaluatie van IRCCloud wordt in eerste instantie gezet na drie maanden (ergens in februari/maart) en vervolgens ieder jaar. Krijn pakt dit op.

Commissie Webrichtlijnen

Voor 31 januari staat een afspraak met Vasilis, Sander, Krijn en de Expertgroep Webtoegankelijkheid en Evaluatie (veelal ook leden van Fronteers) gepland, om de toekomst van de samenwerking tussen Fronteers en de Webrichtlijnen te bespreken.

Commissie Workshops

Voor de workshop van Jeroen Visser op 16 januari zijn vier mensen niet opkomen dagen, waarvan slechts één met afmelding. Er was eerder al discussie over de prijsstelling van onze workshops; misschien zijn ze zo goedkoop dat niet iedereen er genoeg waarde aan hecht. Dit is nog niet eerder gebeurd, maar we willen dit op gaan lossen met betere communicatie over de voorwaarden tijdens en na het inschrijven.

Sander vraagt zich af wat Joël in zijn update naar het bestuur bedoelt met de genoemde jaarplanning. Matijs verduidelijkt dat dit gaat om een blogpost over welke workshops er de komende tijd aan zitten te komen.

Ledenadministratie/facturatie update

Zo'n 30% van de verstuurde ledenfacturen zijn (na anderhalve week) betaald. Nieuwe aanmeldingen en afmeldingen worden snel afgehandeld, dus we lopen hiermee op schema. Fronteers telt op dit moment zo'n 550 leden.

Post

Er is geen relevante post binnengekomen.

De sleutel van de postbus gaat van Arjan door naar Krijn.

Rondvraag

Arjan maakt een opmerking over de workshop die Frances vandaag aan hem doorbelde, en dat hij het jammer vindt dat we hier niets mee hebben gedaan. Door miscommunicatie had de rest van het bestuur niet door waar dit over ging, en ondertussen zit deze al vol.

Sander vraagt of Arjan het qua wiki eens is met overstappen van Wagn naar MediaWiki; Arjan vindt dit geen probleem.

Over De Voorhoede wil Sander een update van Matijs per e-mail.

De bankpassen (oude en nieuwe) die Arjan in bezit heeft, worden overgedragen aan Krijn. De oude wordt vernietigd. Op dit moment hebben Krijn en Matijs een bankpas van Fronteers. Die van Matijs staat nog op naam van Peter-Paul Koch; iets wat we bij de Rabobank moeten wijzigen. Krijn pakt dit op.

Fronteers 'soos' voor co-working, workshops, meetups, testlab, bibliotheek? (Krijn & Vasilis)

De discussie rondom een eventuele soos/clubhuis voor Fronteers wordt verplaatst naar de borrel en e-mail. Arjan wil hier graag mee aan de slag en Sander vraagt of hij hiervoor een voorstel kan doormailen.

Tot zover deze vergadering; tijd voor de nieuwjaarsborrel!

De eerstvolgende bestuursvergadering is op 28 maart 2014.