Notulen ALV 25 november 2013

Agenda

1. Welkom en opening door de voorzitter
2. Toelichting commissies
3. Discussieonderwerpen
   1. Studenten op het congres
   2. Bedrijfsnaam op vacatures
4. Besluiten eerdere ALV’s
5. Wisseling kascommissie 2012 + rapportage
6. Financiën 2013 / Begroting 2014
7. Kascommissieverkiezing
8. Bestuursverkiezing
9. Rondvraag
10. Afsluiting

Tom Greuter opent de zevende Fronteers ALV, die op 25 november 2013 in Utrecht plaatsvindt. Van de 572 leden zijn er 20 op de ALV aanwezig. Achter de bestuurstafel zitten:

• Tom Greuter (voorzitter)
• Arjan Eising (secretaris, notulist ALV)
• Matijs Brinkhuis (penningmeester)
• Roy Tomeij (algemeen bestuurslid)
• Vasilis van Gemert (algemeen bestuurslid)
• Sander van Lambalgen (algemeen bestuurslid)
• (virtueel) Krijn Hoetmer (algemeen bestuurslid, notulist ALV)

In de zaal zitten de volgende leden: Charis Rooda, Michael Hastrich, Edwin Martin, Meta Kruijs, Joël Kuijten, Sander Aarts, Jeroen Hulscher, Jim Sangwine, Jules Ernst, Mallory van Achterberg, Carlo Roosen, Jaco Koster, Wim van Iersel. Charis was gemachtigd om voor Flurin Egger te stemmen.

Toelichting commissies

In het verleden lieten we elke commissie zelf de uitleg op de ALV doen, dit jaar doet Tom verslag van alle commissies. Na afloop kunnen er vragen gesteld worden.

Activiteiten

Er zijn dit jaar 7 bijeenkomsten geweest in Nederland, waarvan 5 in Amsterdam, 1 in Den Haag, en 1 in Enschede. In België zijn 4 bijeenkomsten geweest (georganiseerd door de commissie België). Er is geprobeerd om het oude format (bijeenkomsten met sprekers) te veranderen, zoals met een hackathon, pecha kucha en bijeenstorm. De opkomst wisselt heel erg (van 13 tot 43 bezoekers). De pecha kucha opzet was populair, de hackathon niet. De laatste bijeenkomst in Nederland was in juni. Uitdagingen voor de commissie zijn bereikbare locaties vinden, data prikken en een goed programma in elkaar draaien. De commissie is ook op zoek naar discussieleiders in plaats van sprekers (voor het andere format), maar mist concrete invulling. De plannen zien er wel superleuk uit; spontaanborrel, meerdaagse activiteit, multidisciplinaire hackathon, coding for kids, avondhackathon, nieuwe bijeenstorm met debatten/interviews, barcamp, etc. Ook wil de commissie volgend jaar meer samenwerken met andere commissies.

België

Mathias is blij dat hij meer vrijwilligers heeft kunnen activeren waardoor hij ook meer kan delegeren. De bijeenkomsten in België zijn altijd binnen een mum van tijd vol en 60 bezoekers op een avond is dan ook geen uitzondering.

Congres

De commissie stond dit jaar onder leiding van Hidde en het is het eerste jaar zonder de oude garde (Krijn, ppk) erbij. Het voorzitterschap is ondertussen overgedragen aan Charis

De commissie was dit jaar blij met het programma (op basis van onderwerp i.p.v. sprekers, waardoor een goede mix tussen praktijk en theorie ontstond). Er is een evaluatieformulier ingevuld door zo'n 90 bezoekers. Ook de MC en het idee om deze jaarlijks te wisselen beviel. Er was veel enthousiasme van het publiek en veel positieve reacties. Alleen qua veganisten en de rij bij de barista waren er wat opmerkingen. De (locatie van de) after party was goed en de kosten aanzienlijk lager dan vorig jaar. Ook het ontwerp en het idee van afwisselen van illustrator is bevallen. Er zijn meerdere offertes opgevraagd waardoor de kosten zo laag mogelijk zijn gebleven. Het congres is meer op zichzelf gaan staan, meer gedocumenteerd in het handboek en makkelijker over te dragen. Het team was enthousiast en er is hard gewerkt. Verder is dit congres zonder verlies en zonder sponsoren gerealiseerd en zijn alle financiën op orde.

Enkele verbeterpunten die de commissie voor zichzelf heeft gaan over het team. Soms deed men elkaars taken, sommige leden deden hun taken niet. Er waren soms reminders nodig. Het ging beter dan vorig jaar, maar er is nog steeds ruimte voor verbetering. Er was wel moeite met de mogelijkheid tot betalen op factuur, wat nu ook ter discussie staat. Verder bleek het bij sommige leveranciers niet altijd duidelijk wat het verschil is tussen Fronteers en Web Conferences Amsterdam, doordat er een aantal jaar overlap is geweest qua mensen. De houding naar de leveranciers (zoals catering, video en techniek) kan wat strakker.

De commissie van volgend jaar is al geformeerd, plannen liggen al klaar.

Marketing

Stond dit jaar onder leiding van Wes. Eén van de belangrijkste initatieven was het herontwerp van de website, maar dit is niet gelukt. Ook de uitvoerende rol is bijvoorbeeld bij Congres, die zelf ontwerp hebben uitgevoerd dit jaar, niet ingezet, wat ergens wel tegen het zere been zat. Er liggen verder wel plannen, maar er zijn te weinig actieve leden om ze uit te voeren. Wes heeft daarom ook gekozen om op te stappen.

Onderwijs

Vasilis heeft geprobeerd de commissie weer nieuw leven in te blazen door in gesprek te gaan met onderwijsinstellingen. Er zijn plannen, niet om een curriculum op te zetten, maar om meer ondersteunend bezig te zijn. Diverse vergaderingen zijn niet gelukt, maar online is er erg veel activiteit. Het doel voor volgend jaar zijn bijeenkomsten en docentendagen.

Online Community

Deze commissie is niet heel actief. In het voorjaar is er een bezem door de commissie gehaald, waarna een aantal leden afgehaakt is. Het @fronteers account op Twitter en onze LinkedIn groep worden onderhouden, maar veel discussie over nieuwe plannen is er niet. Wel is voor actieve leden laatst een IRCCloud account opgezet, die ook beheerd wordt (en door Fronteers wordt betaald). Krijn vraagt zich af of deze commissie nog wel nodig is. Sander vindt het goed dat de commissie bestaat, en we doen wel degelijk dingen (die we waarschijnlijk sowieso wel zouden doen), maar naar de toekomst toe is het goed dat dit namens de commissie gebeurt. Tom polst meningen en Jaco stelt voor het online deel onder Marketing te hangen. Sander licht toe dat oorspronkelijk Online Community vooral intern gericht was, en Marketing extern.

Webrichtlijnen

Deze commissie is gereduceerd tot 1 lid en er is weinig tot niets gebeurd afgelopen jaar. Het Nationaal Congres Digitale Toegankelijkheid is voor leden van Fronteers gesponsord, maar de enige activiteit (deelnemen in de Normcommissie van de Webrichtlijnen) is stukgelopen, aangezien de hele Normcommissie leegelopen is (wegens onvrede met het beleid van de stichting Drempelvrij). Er lopen plannen om met een aantal ex-leden van de Normcommissie in samenwerking met Fronteers een vervolgactie op te zetten, maar daar is nog weinig over te zeggen.

Workshops

Er zijn 5 workshop georganiseerd en alleen bij die van Bert Bos is een uitzondering gemaakt qua maximaal aantal bezoekers. Matijs treedt af als voorzitter, Joël volgt hem op. Door de toevoer van nieuwe leden is er een motivatie-boost ontstaan binnen de commissie.

Vragen vanuit de zaal, n.a.v. toelichting commissies

Activiteiten

Sander heeft een opmerking over het coding for kids plan: op IRC bleek dat Roel Nieskens ((nog) geen lid van de commissie) hier ook mee bezig is met een aantal collega's, dus neem contact op met hem. Sander raadt verder ook aan om de normale (oorspronkelijke) bijeenkomsten in Nederland weer op te pakken en daarnaast de nieuwe ideeën uit te werken. Meta geeft aan dit geprobeerd te hebben, maar dat dit niet lukt. Tom geeft aan dat het bestuur hierbij kan helpen.

België

Er wordt gevraagd of er ook workshops of andere activiteiten die kant op gaan, wat afhankelijk is van mensen die dat op willen pakken (er is budget voor). Ook is er onduidelijkheid over hoe het komt dat bijeenkomsten daar wel zo snel vol zitten. Nieuwigheid, minder events en bereikbaarheid zijn mogelijke antwoorden. Wellicht dat hier een duidelijke taak ligt voor Marketing.

Congres

Mallory merkt op dat de jam sessies steeds ontoegankelijker worden, omdat er ieder jaar meer mensen binnen lijken te zijn (omdat de kwaliteit van de talks steeds beter wordt). Een oplossing voor komend jaar zou kunnen zijn om minder mensen binnen te laten, schermen beneden te hangen of een andere locatie te zoeken. Verder is er nog discussie over de koffie en het aantal barista's bij Tuschinski, iets wat de commissie zelf ook heeft opgemerkt.

Marketing

Charis vindt het zorgelijk dat er weinig animo is, aangezien er best wat te behalen is qua marketing. Michael denkt dat een richting vanuit het bestuur wel handig is. Marketing heeft juist ooit gekozen om een meer afwachtende houding aan te nemen, maar lijkt niet ingezet te worden op de manier waarop ze dat voor ogen had. Charis en Meta geven aan wel contact gezocht te hebben, maar geen aansluiting te kunnen vinden. Roy stelt voor samen met Activiteiten te gaan zitten om dit probleem op te lossen. Een vraag over de opkomst bij bijeenkomsten komt op en Roy geeft aan (kleinschalig) onderzoek te hebben gedaan middels een enquête, iets wat we vaker moeten doen. Matijs stelt voor dat laatste onder Marketing te hangen, omdat dit ook voor de evaluatie van workshops handig is. Sander zegt dat we misschien de mensen niet hebben die dit leuk vinden om te doen, hoewel dit toch een duidelijke taak is die bij deze commissie neergelegd kan worden.

Onderwijs

Jeroen was bij de Haagse Hogeschool, waar ze een minor front-end development gaan opzetten. Hij geeft aan dat ze daar nog front-enders voor zoeken.

Online Community

Samenwerking met andere commissies kan geen kwaad.

Webrichtlijnen

Edwin vraagt of de commissie ons middels blogposts op de hoogte kan houden van ontwikkelingen rondom de webrichtlijnen. Jules zegt dat het vooral achter de schermen besloten wordt en dat dit gevoelig ligt. Jeroen legt de politiek hierachter verder uit; er gebeurt meer dan Fronteers kan zien op dit moment, dus we moeten afwachten.

Workshops

Anton vraagt of het mogelijk is om een workshop voor te stellen en om te polsen of meer mensen een bepaald onderwerp willen. Iets wat gewoon kan, via bijvoorbeeld het forum. Hierna volgt een discussie over de vergoeding van de docenten, zoals we die voor de Fronteers workshops aanhouden. Vasilis vraagt of er ook workshops specifiek voor docenten georganiseerd kunnen worden, wat natuurlijk kan. Voor de organisatie is kennis genoeg aanwezig binnen Workshops, dus het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden.

Discussieonderwerpen

Het bestuur wil de mening van een breder publiek peilen over de volgende twee onderwerpen.

Studenten op het congres

We doen al veel om de content van het congres toegankelijk te maken, maar dat is niet hetzelfde als erbij zijn. In het verleden hebben we studentenkaarten gehad, die dezelfde prijs hadden als ledenkaarten, waar amper gebruik van werd gemaakt. Dit jaar werden we benaderd door een docent die graag met studenten naar het congres wilde komen en na overleg bleek dat een prijs van €50,- haalbaar is voor die doelgroep. Vanuit Congres is hier vanwege het meerwerk niet direct belangstelling voor, maar we zijn benieuwd hoe de vereniging hierover denkt. Willen we goedkope kaarten aanbieden voor het Fronteers congres, of eerder een soort Fronteers Light aanbieden?

Mallory stelt voor om sponsoring van bedrijven in te zetten voor de studentenkorting. Tom stelt dat het niet puur een financieel issue is, wat de discussie over de kaartprijs aanslingert. Vasilis is erg voor om het mogelijk te maken dat studenten bij dit toffe congres kunnen zijn, maar over het hoe moet goed nagedacht worden. Jeroen begint over een landelijk platform voor creatievelingen, wat een mogelijkheid zou kunnen zijn voor het arbitraire probleem rondom het selectieproces van de studenten. Er is veel discussie over wat het verschil is tussen het congres bezoeken en online terugkijken, maar de meerderheid is positief over het voorstel van Jeroen. Vasilis en Tom stellen voor dit verder uit te zoeken binnen Onderwijs en er samen met het bestuur uit te komen.

Bedrijfsnaam op vacatures

Af en toe krijgen we voor onze vacaturebank aanvragen binnen van recruiters welke de naam van het uiteindelijke bedrijf waar ze voor werven niet willen vrijgeven. Een situatie die helaas bijna gebruikelijk is in freelance-land, maar ook voorkomt bij vacatures voor vaste posities. We zijn het binnen het bestuur redelijk eens dat dit voor front-enders niet de gewenste situatie is, maar niet of we de situatie (kunnen helpen) verbeteren door een bedrijfsnaam te verplichten voor alle vacatures voordat we deze op onze vacaturebank plaatsen. Er ontstaat veel discussie en er worden meerdere oplossingen besproken, waarbij Tom steeds het standpunt van recruiters vertolkt. We zouden vacatures die via recruiters lopen apart kunnen tonen, hoewel het nog steeds moeilijk blijft om dan de kwaliteit te waarborgen. Ook wordt geopperd om het juist vanaf de andere kant te bekijken, zodat we een lijst kunnen aanbieden met mensen die aangeven dat ze juist werk zoeken. Na meer overleg blijkt de ALV voor meer transparantie te zijn en dus namen van bedrijven vereist te maken. Andere oplossingen zijn natuurlijk welkom, als iemand dat op wil pakken.

Besluiten eerdere ALV’s

Financiële reserves

Elk jaar maken we winst en wordt de reserve aangevuld. Matijs maakt binnenkort een blogpost waarin op de huidige voortgang hiervan zal worden ingegaan.

Beeldmerk registratie Fronteers logo

Er is wat strubbeling met de ontwerper (Eden Spiekermann) over de rechten van het logo. Roy gaat dit overnemen van Arjan.

Evaluatie korting op buitenlandse congressen

We hebben dit jaar voor twee congressen deze korting bedongen; Nationaal Congres Digitale Toegankelijkheid in Utrecht en Beyond Tellerrand in Düsseldorf. Vorig jaar hebben we dit voor Front-Trends uit Warschau en From the Front uit Bologna gedaan. In totaal waren de kosten zo'n €500,-, 10% van de €5.000,- die de ALV ons hiervoor had toegezegd vorig jaar. Zo'n 17 verschillende leden hebben van deze kortingen gebruik gemaakt. Charis zegt dat het wel wat werk is om het te regelen, maar iedereen is het erover eens dat dit een nuttige toevoeging is en dat we het voort moeten zetten. Jeroen geeft aan dit op zich te willen nemen.

Wisseling kascommissie 2012 + rapportage

Vorig jaar zijn Edwin en Isaac gekozen, maar Isaac heeft niet gereageerd, dus we hebben Wim bereid gevonden zijn taak over te nemen. De ALV is het hier mee eens, Edwin rapporteert en de boekhouding van 2012 wordt goedgekeurd.

Financiën 2013 / Begroting 2014

Matijs licht de financiën van dit jaar en de begroting van komend jaar toe. Alle aanwezigen hebben dit voorafgaand aan de ALV ook ontvangen, en geïnteresseerde leden kunnen deze gegevens opvragen bij het bestuur. Ook de financiën rondom het congres (de grootste post van onze vereniging) wordt uitgebreid besproken. Er is wat discussie over het introduceren van een tweede ALV in het voorjaar, waar Matijs voor is, anders zouden de financiën van het vorige afgesloten jaar nog even als hamerstuk op de ALV aan het eind van het jaar moeten langskomen.

Kascommissieverkiezing

Edwin Martin en Jeroen Hulscher worden gekozen.

Bestuursverkiezing

Tom treedt af als voorzitter, Sander stelt zichzelf herkiesbaar en wordt unaniem herkozen met 21 stemmen. De verdeling van de bestuurstaken wordt als volgt: Sander van Lambalgen voorzitter, Matijs Brinkhuis penningmeester, Krijn Hoetmer secretaris. Roy Tomeij, Vasilis van Gemert en Arjan Eising blijven algemeen bestuurslid.

Vervolgens wordt er afscheid genomen van Tom Greuter, die al sinds het begin van de vereniging in het bestuur zit. We hopen Tom snel terug te zien als vrijwilliger! :)

Rondvraag

Edwin merkt op dat Workshops wellicht meer met Marketing moet samenwerken om de workshops vol te krijgen.

Afsluiting

Na drie uur wordt de ALV afgesloten en worden de beloofde bitterballen in het vet gegooid.