Notulen bestuursvergadering 21 augustus 2014

Aanwezig: Arjan, Krijn, Matijs, Roy, Sander en Vasilis.

Agenda

1. Notulen vorige vergadering
2. ALV (beleidsvoorstellen, notulen, rapportage, locatie, organisatie)
3. Zeiluitje
4. Terugtrekking Vasilis
5. Nieuwe boekhouder
6. Knab als bank?
7. Commissies
8. Ledenadministratie
9. Post
10. Rondvraag

Notulen vorige vergadering

De notulen van vorige keer, 28 mei worden goedgekeurd.

ALV

Dit jaar willen we eerder beginnen met de voorbereiding van de ALV. Begin december: ALV, begin november: aankondiging, begin oktober: opening nieuwe bestuurskandidaten. Beleidsvoorstellen die we willen voorleggen aan de ALV moeten begin november ook klaarliggen.

Tom deed vorig jaar de presentatie van de commissies; dat willen we dit jaar weer bij de commissies zelf leggen, maar met restricties in aantal slides, die aangeleverd gaan worden. Sander gaat dit in goede banen leiden tijdens de ALV. Taak Sander: een hamer-achtig object meenemen.

Sander merkt op dat op de ALV vorig jaar een vraag kwam over de jam sessies en de grootte van Zeppos. Dit jaar proberen we in meerdere ruimtes presentaties te houden om dat probleem aan te pakken.

Over de Webrichtlijnen werd vorig jaar op de ALV gevraagd om meer updates op het blog. Sander en Krijn hebben met de Webrichtlijnen Expert Groep gezeten en dit besproken, maar er lijkt niet veel te gebeuren. Misschien dat we dit via Kaj kunnen laten lopen, die sinds kort bezig is met schrijvers zoeken voor het Fronteers blog.

We hebben vorig jaar twee vragen gesteld aan de ALV: 1) studentenkorting voor het congres (aangenomen, opgepakt, niet uitgepakt zoals we gehoopt hadden) en 2) bedrijfsnaam verplicht maken op vacatures (aangenomen, rapporteren dat dat goed werkt).

Rapportage over financiële reserves: 2 jaar geleden is besloten dat we die gaan aanleggen. Vorig jaar konden we nog niet rapporteren, aangezien het jaar nog niet was afgesloten. Matijs zou hier een blogpost over schrijven, wat niet gelukt is. Dit jaar op de ALV moeten we dat wel rapporteren. Matijs zegt dat 2013 nog niet is afgesloten. We hangen hierbij af van onze boekhouder. Sander wil echt specifiek iets over de groei van de financiële reserve opnemen. Matijs wil zo snel mogelijk alles overbrengen naar een nieuwe boekhouder. Taak Matijs: rapportage voorbereiden.

Beeldmerkregistratie is nog niets mee gedaan. Roy zegt dat dit wel gaat lukken voor de ALV. Taak Roy: dit aftikken.

Jeroen heeft vorig jaar gezegd dat hij de kortingsregeling voor congressen op zich wilde nemen. Daar is niets mee gedaan, maar hij heeft niet expliciet gezegd dat hij er niets mee wil doen. Taak Vasilis: Jeroen vragen of hij dit nog steeds wil doen.

Locatie voor dit jaar: zelfde als vorig jaar, Utrecht. Datum: begin december. Taak Krijn: datumprikker inschieten en locatie regelen.

Zeiluitje

Loopt goed. Arjan denkt dat er zo'n 30 man bij zijn dit jaar. Voor de goodies voor vrijwilligers die er niet bij kunnen zijn stelt Arjan wat voor. Arjan neemt dit op zich. Liefst is dit geregeld rondom het zeiluitje, zodat daar niet te veel tijd tussen zit.

Terugtrekking Vasilis

Vasilis heeft besloten om vanaf de ALV niet meer als bestuurslid door te gaan. Hij mist motivatie, vindt front-end development minder interessant en heeft wat commentaar op de vereniging en het doel, professionalisering, en dat we daar te weinig mee bezig zijn. Hij legt ook zijn functie in de Onderwijs Commissie neer. Er volgt een lange, gezellige discussie, maar we weten helaas Vasilis niet om te praten.

Sander vraagt zich af of we hierdoor actief nieuwe bestuursleden willen gaan zoeken, of dat we met 5 verder willen. Taak allen: nadenken of we er iemand bij willen vragen, en diversiteit in het achterhoofd houden. Krijn geeft aan zich herkiesbaar te stellen dit jaar.

Vasilis geeft aan dat wel het adres van de vereniging, dat nu op zijn adres staat, dan ook veranderd moet worden.

Nieuwe boekhouder

Matijs heeft een gesprek gehad bij Londen & Van Holland en heeft daar een goed gevoel over. Liefst brengen we zo snel mogelijk alles daar onder. Taak Matijs: uitzoeken of het verenigingsadres ook bij hun ondergebracht kan worden.

We willen ook overgaan op het gebruik van MoneyBird van facturering. Matijs heeft eerder aangegeven zijn penningmeesterschap op te willen gaan zeggen, maar hij wil eerst het huidige proces overdraagbaar maken, waar dit een onderdeel van is. Voorlopig trekt hij die opzegging dus terug en gaat hij het nog een jaar blijven.

Knab als bank

Op dit moment overwegen we Triodos en ASN als alternatieve bank. Roy vindt dat we voornamelijk moeten kijken naar het rentepercentage, niet naar doelstellingen van een bank zelf, en dus ook andere banken moeten kunnen overwegen. Een tweede rekening openen is nog steeds belangrijk om te doen. Wat Matijs betreft gaan we naar ASN. Taak Krijn.

Activiteiten

Arjan gaat de commissie vragen echt te letten op diversiteit rondom sprekers, zodat het niet te snel gebeurt dat een bijeenkomst alleen bestaat met sprekers die voor dat bedrijf werken. Taak Arjan: dit actief in de gaten houden.

Achter de opmerking over Antons aansluiting bij Marketing en Onderwijs gaat Vasilis aan. Taak Vasilis.

België

Sander vindt de stilte zorgelijk gezien de grootste plannen die er zijn. Met name voor de ALV en onze voorbereiding is het wel belangrijk dat we ruim om tijd weten of en hoe de plannen doorgaan.

Sander vraagt uitstel aan voor het document met kernwaarden dat hij 15 september zou hebben. De nieuwe streefdatum is 5 oktober.

Onderwijs

Vasilis heeft geprobeerd Bram voorzitter te laten worden, maar die heeft te weinig tijd. Hij gaat in de groep gooien dat hij zich terugtrekt en hoopt dat iemand anders opstaat.

De studentenactie voor het congres is helaas mislukt, door te weinig goede animo. De kaarten die hierdoor weer vrijkomen gaan terug naar Congres, voor de normale verkoop. Eerst alleen voor leden, daarna voor niet-leden, als ze overblijven.

Online Community

Taak Krijn: het gebruik van IRCCloud wordt in november gecontroleerd.

Workshops

Matijs wil graag meer korte updates van de commissie op het blog. Taak Krijn: op de juiste manier aan commissies vragen of ze regelmatiger op het blog een update willen zetten.

Congres

Sander vraagt of Matijs dit jaar inderdaad minder werk heeft aan het boeken van vluchten. Matijs beaamt dat, ondanks dat hij wat druk is de laatste tijd.

Ledenadministratie

Sander merkt op dat we niet meer zo hard stijgen in ledenaantal.

Taak Krijn: het aanmeldingsformulier aanpassen, zodat duidelijker is dat je een handmatige mail ontvangt na inschrijven.