Notulen bestuursvergadering 28 mei 2014
Aanwezig: Arjan, Krijn, Matijs (online), Roy, Sander en Vasilis.
Agenda
- Opening door de voorzitter
- Notulen vorige vergadering
- Ingebrachte punten
- Nieuwe penningmeester
- Nieuwe boekhouder
- Hoe communiceren we als bestuur en vrijwilligers naar buiten als Fronteers
- België congres
- Gerelateerd: mogelijke oprichting VZW België
- Zeiluitje vrijwilligers
- Bankrekening wijzigingen
- Weg te nemen belemmeringen voor uitvoeren bestuurstaken
- Commissies
- Activiteiten
- België
- Marketing
- Onderwijs
- Online Community
- Webrichtlijnen
- Workshops
- Congres
- Eventuele opmerkingen huidige takenlijst
- Ledenadministratie
- Post
- Rondvraag
- Afsluiting door de voorzitter
Notulen vorige vergadering
De notulen van de vergaderingen van 10 september 2013 en 28 maart zijn goedgekeurd.
Nieuwe penningmeester
Matijs heeft aangegeven te gaan stoppen met het penningmeesterschap, dus we moeten op zoek naar een nieuwe penningmeester. Sander vraagt zich af hoe we dit aan gaan pakken, Matijs heeft geen idee. Vorig jaar hadden we hetzelfde probleem, maar toen heeft Matijs toegezegd het nog een jaar te doen, waarmee we het probleem voor ons uit geschoven hebben. Roy gaf toen aan het te overwegen, maar wil dat dit jaar niet doen. Vasilis heeft het Katrien toen ook gevraagd, maar die wil het dit jaar ook niet. Matijs vindt het wel een behoorlijke verantwoordelijke taak, dus we zijn het er over eens dat het het best is als de nieuwe penningmeester een op dit moment actief lid is, die dan ook tot het bestuur verkozen moet worden. We hebben een aantal namen in ons hoofd, die we kunnen benaderen. Roy vraagt aan Matijs of een duo-baan een optie is voor hem. Matijs geeft aan dat dat het op dit moment ook al deels is, aangezien Krijn de ledenadministratie en -facturatie doet. Roy zegt dit wel een richting is die hij ziet zitten, om Matijs te verlichten. Matijs zegt dat vooral het factureren en nalopen te veel tijd in beslag neemt en dat hier een betere tool voor gevonden moet worden. Roy wil graag weten wat de taken precies inhouden en hoeveel tijd het op dit moment kost. Sander stelt voor dat Matijs en Roy eens goed met elkaar gaan praten over de werkzaamheden. Verder moeten we specifiek op zoek naar een nieuwe penningmeester die dit zelf beter wil en kan inrichten. Taak Matijs en Roy: (op 5 juni) afstemmen en documenteren van huidige stand van zaken, en dat rapporteren naar het bestuur. Taak Krijn: door de ledenlijst lopen en mogelijke nieuwe kandidaten in kaart brengen.
Nieuwe boekhouder
Onze huidige boekhouder heeft aangegeven de eerste twee kwartalen van dit jaar nog te doen, maar er daarna mee te stoppen. Het vinden van een nieuwe staat los van een nieuwe penningmeester, dus voordat die gevonden is, moeten we al een nieuwe boekhouder uitgezocht hebben. Er worden een aantal criteria besproken (locatie, grootte, bekend met tools, aanbeveling van een lid, etc). Taak Matijs en Roy: tijdens hun afspraak het hier ook goed over hebben en daarna met een voorstel voor een nieuwe boekhouder komen.
Hoe communiceren we als bestuur en vrijwilligers naar buiten als Fronteers
Dit punt staat naar aanleiding van de discussie rondom "I vs. We" op het FronteersConf Twitter account op de agenda. Betreft hoe we als Fronteers naar buiten communiceren, maar ook hoe we als bestuur met onze vrijwilligers omgaan.
Arjan wil graag een lijst met richtlijnen opstellen waaraan vrijwilligers het liefst voldoen, zodat die ook weten waar ze aan beginnen als ze vrijwilliger willen worden. Vasilis begint over de cultuur van Fronteers, en vraagt zich af wat die inhoudt. Sander zegt dat we in zeven jaar tijd hier en daar wat veranderd zijn, maar dat de kernwaarden redelijk stabiel zijn gebleven. Nieuwe vrijwilligers pikken die langzaam ook op. Het documenteren van die kernwaarden gaat terugkomen bij de discussie rondom België, maar het uitschrijven van een tone of voice document lijkt ons te veel van het goede. Bewustwording hiervan is iets wat best door feedback over en weer tot stand kan komen. Taak Sander: voor 15 september een draft opstellen waarin de kernwaarden van Fronteers beschreven staan, zodat deze binnen de vereniging gedeeld kan worden, en hierbij ook een zusterdocument maken dat beschrijft wat we van vrijwilligers verwachten en wat zij van ons mogen verwachten. Taak Arjan: de community code of conduct van hood.ie doorsturen naar het bestuur, om te kijken of we hier wat mee kunnen.
Los hiervan; wat wij van vrijwilligers verwachten en hoe wij ze aansturen is ook een punt van discussie. Sander vraagt of we als bestuur, los van tone of voice, tevreden zijn over hoe we het inhoudelijk nu doen, of dat ons meer of minder met commissies zouden moeten bemoeien. Over het algemeen vinden we dat we het goed doen, maar we hebben wel signalen ontvangen dat we vaker waardering mogen uitspreken, dus hier gaan we aan werken.
België congres
We hebben er als bestuur alle vertrouwen in dat dit gaat lukken. Inhoudelijk lijkt over veel details al nagedacht, maar we gaan hier ons niet te veel mee bemoeien. Vasilis en Krijn blijven dit monitoren vanuit het bestuur, maar nemen een afwachtende houding in.
Mogelijke oprichting vereniging zonder winstoogmerk België
Het hele bestuur staat achter dit initiatief, ook financieel voor de opstart. Op lange termijn komen de merkregistratie en een overkoepelende vereniging aan bod; het kernwaardendocument gaat voor deze discussie het beginpunt zijn, maar Sander heeft hier nu al concrete ideeën over. Er ontstaan een aantal discussiepunten over onderlinge kortingen voor leden van de verschillende landen, maar dit lijkt niet praktisch haalbaar.
We gaan ze adviseren open te staan voor eventuele andere bestuursleden, die actief op te zoeken en een soort oprichtingsbijeenkomst te houden, zoals wij dat ook gedaan hebben rondom onze oprichting. We willen ze ook uitnodigen om een bestuursvergadering van ons bij te wonen, eventueel in combinatie met een etentje. Taak Sander: vrij snel laten weten aan België hoe wij er op korte en lange termijn in staan.
Zeiluitje vrijwilligers
Arjan neemt dit volledig op zich. Gaat vrijwel hetzelfde worden als vorige jaren, maar Arjan wil ook nog iets toevoegen voor alle vrijwilligers, dus ook de mensen die er niet bij kunnen zijn. Taak Arjan: zeiluitje organiseren en voorstel maken voor extraatje.
Bankrekening wijzigingen
Krijn gaat eind juni naar Brighton, dus het is handig als de wijzigingen bij de Rabobank (ppk en Tom staan daar nu nog als contactpersonen) voor die tijd doorgevoerd kunnen worden, zodat een eventuele nieuwe pas ook richting Matijs kan. Taak Krijn: wijzigingen bij de Rabobank doorvoeren.
Het openen van een spaarrekening bij een andere bank staat ook nog op de takenlijst. Triodos of ASN, afhankelijk van het rentepercentage. Taak Krijn: dit uitzoeken en opstarten.
Weg te nemen belemmeringen voor uitvoeren bestuurstaken
Sander heeft het gevoel dat we de laatste tijd minder doen, en vraagt zich af wat we hier aan kunnen doen. Krijn zegt dat hij meer van de impulsieve acties is en het ritme van de zaterdagupdate van Sander wat te missen. Zien werken doet werken, en ook Roy zegt dat contactmomenten voor hem stimulerend zijn. Arjan vindt nieuwe dingen interessanter om op te pakken. Vasilis heeft het vooral erg druk met zijn nieuwe baan, merkt dat Fronteers een te lage prioriteit heeft voor hem, en vindt zichzelf zelfs niet nuttig genoeg. Sander stelt dat het al dan niet vervullen van taken op onze takenlijst ons niet moet weerhouden van een mening hebben over bepaalde bestuurlijke zaken, en hij vraagt zich af of dat wel zo is. Voor hem werkt het bijvoorbeeld demotiverend als hij geen feedback krijgt op zijn zaterdagupdates. Aan de andere kant moeten we de lat misschien niet te hoog leggen; er gebeurt heel veel binnen Fronteers de laatste tijd. Taak allemaal: actief bestuursmail blijven lezen en beantwoorden, ook als je een neutrale mening hebt.
Commissie Activiteiten
Net voor de vergadering kwam Krijn erachter dat zijn mails naar Meta niet opgepakt werden, mogelijkerwijs door problemen met het aankomen van de e-mails, dus hier is een probleem ontstaan sinds de vorige bestuursvergadering. Er zijn een aantal mogelijke nieuwe vrijwilligers doorgegeven, maar dit is nog niet opgepakt. Meta is wel blij met hoe Wesley dingen oppakt, en er staan weer een paar bijeenkomsten en misschien een barbeque op de planning. Taak Arjan: lijst van sprekers beschikbaar maken in de ownCloud, eventueel met hulp van Krijn voor aanvullingen.
Commissie België
Oprichting van VZW is besproken, bijeenkomsten lopen goed.
Commissie Marketing
Activiteiten bij Marketing hebben een tijdje stilgelegen, maar Roy is erg blij dat Jaco hier aan is gaan trekken en er weer schot in heeft weten te brengen. Sander wil graag nog steeds bevestiging van Marketing dat zijn mail over het karakter van de opt-in nieuwsbrief geland is. Ook vraagt hij zich af of het idee met een welkomstpakket/kerstpakket nog loopt. Vasilis vraagt zich af hoe het zit met samenwerking met andere commissies. Sander denkt dat oplevering van de stickers en pokerkaarten een boost oplevert.
Commissie Onderwijs
Loopt best aardig. Jeroen is jammer genoeg uit de commissie gestapt, maar Vasilis stuurt de boel nu aan. Taak Sander: Jeroen polsen of dit wel goed verlopen is. Er ligt nu een voorstel voor de studentenkaarten rondom het congres, wat snel aangekondigd gaat worden. Taak Vasilis: dit voorstel doorsturen naar het bestuur. De docentendag wordt hopelijk ook door de commissie opgepakt. Sander vraagt zich af of Vasilis zijn interim voorzitterschap al door heeft weten te geven aan iemand anders. Vasilis heeft iemand op het oog en zal gaan polsen.
Commissie Online Community
Heeft op dit moment geen voorzitter, en 'gaat gewoon lekker door'.
Commissie Webrichtlijnen
Geen updates van ontvangen, mogelijk hetzelfde probleem als de mail naar Meta. Taak Krijn: uitzoeken wat er mis is met e-mail forwards.
Commissie Workshops
Matijs vindt het jammer dat het nog niet gelukt is om Paydro in te schakelen. Ondertussen weten we niet zeker of Paydro wel de juiste oplossing hiervoor is. Matijs en Roy gaan het hier 5 juni ook over hebben. Taak Krijn: in QMS iets inbouwen wat het aanmaken van workshops makkelijker maakt, zodat het handwerk voor de commissie minder wordt. Joël vroeg zich ook af of we mensen die veel werk verzetten eens in het zonnetje kunnen zetten. Sander vraagt zich af een soort interviews met actieve vrijwilligers op de site plaatsen dit kan invullen. Deze taak gaat op de lijst, op zoek naar iemand die het wil trekken. Taak Matijs: aan de commissie doorgeven dat ze een blog- of forum post kunnen starten met de vraag waar onze leden een workshop over willen krijgen.
Commissie Congres
Krijn denkt niet dat het verlies volgens de huidige prognose echt zo hoog uit gaat vallen, omdat de begroting altijd iets negatiever is dan de werkelijkheid, maar zelfs met het huidige verlies vinden we het geen probleem. De fout van Paydro rondom de early-bird kaarten gaat misschien naar het bestuur escaleren; we willen de commissie hier bij helpen als het nodig blijkt te zijn.
Eventuele opmerkingen huidige takenlijst
Geen.
Ledenadministratie
Weinig nieuwe leden de laatste tijd. Waarschijnlijk wacht men de tweede helft van het jaar af.
Post
Al een tijdje niet meer gecontroleerd. De tweede sleutel gaat binnenkort naar Vasilis.
Rondvraag
Arjan merkt op dat er nog Fronteers mokken liggen in Enschede. Taak Arjan: toevoegen aan de inventaris lijst.