Notulen bestuursvergadering 28 maart 2014
Aanwezig: Arjan, Krijn, Roy, Sander en Vasilis.
Agenda
- Opening door de voorzitter
- Notulen vorige vergadering
- Ingebrachte punten
- Opt-in nieuwsbrief (Roy)
- Juniorvacatures (Roy)
- "Werkzoekende" status (leden/vacaturebank)
- Gebruik van de Fronteers naam door derden
- Definitieve klap op de algemene voorwaarden (Matijs)
- Paydro voor workshops (Krijn, Matijs)
- Financiën/jaarstukken
- Inplannen/schedulen van @fronteers tweets (Bernard)
- Belgisch congres (Johan)
- Commissies
- Activiteiten
- België
- Marketing
- Onderwijs
- Online Community
- Webrichtlijnen
- Workshops
- Congres
- Eventuele opmerkingen huidige takenlijst
- Ledenadministratie
- Post
- Rondvraag
- Afsluiting door de voorzitter
Notulen vorige vergadering
De notulen van de bestuursvergadering van september zijn nog niet af. Arjan gaat zijn best doen om ze voor maandag af te krijgen, dus de eerstvolgende vergadering komt dit weer terug. Taak Arjan: notulen uitwerken.
Sander heeft een opmerking over de vorige notulen en het artikel voor A List Apart, wat niet gelukt is. De wil is er nog steeds om dit te schrijven. Er is met Garann niets afgesproken over een deadline, dus de druk is er niet echt. Het zou echter wel goed zijn voor de vereniging om dit toch te doen.
Een ander punt van Sander gaat over de e-mailverantwoordelijkheden. Hij vindt nog steeds dat dit te weinig vanzelf opgepakt wordt, als het niet duidelijk is wie de actie moet ondernemen. Na wat discussie blijkt dit wel mee te vallen.
Opt-in nieuwsbrief
Sander vraagt zich nog steeds af of er genoeg commitment is vanuit de Marketing commissie om een regelmatig terugkerende nieuwsbrief te onderhouden. Volgens Roy is er genoeg materiaal om een digest te maken. Er zal wat content geschreven moeten worden en Roy vraagt of er eigenlijk verslagen van bijeenkomsten gemaakt worden. Dit is niet het geval. Taak Krijn: verslagen voor bijeenkomsten toevoegen aan vrijwilligerspagina.
Krijn vraagt waarom we niet het blog meer gebruiken en de Feedburner functionaliteit die we al hebben beter inzetten. Roy zegt dat content voor een nieuwsbrief echt een andere insteek heeft. De marketing commissie heeft het standpunt dat er genoeg behoefte aan is en de commitment om dit een jaar te gaan doen. Roy wil dit toetsen door het aantal aanmelders te bekijken. Bij minimaal 150 aanmeldingen vindt de commissie het waard. Sander wil wel graag nog antwoord op de vragen die hij per mail heeft gesteld, maar het bestuur stemt wel in met het voorstel om een nieuwsbrief op te zetten.
De normale nieuwsbrief gaat er in april uit, tegelijk met de kaartverkoop van het congres. Roy wil rond die tijd ook een voorbeeld van de opt-in nieuwsbrief hebben, zodat we deze in de normale kunnen aankondigen. Sander stelt dat het ook in de eerstvolgende normale nieuwsbrief kan, en dat we de opt-in tot die tijd organisch kunnen laten groeien. Roy stemt hier mee in.
Juniorvacatures
Roy denkt dat Fronteers de missing link kan zijn om vacatures en werkzoekenden beter op elkaar aan te laten sluiten. Veel bedrijven zoeken een schaap met vijf poten, wat veel zoekenden juist afschrikt. Vasilis denkt dat er vooral veel te weinig senior developers zijn en dat daarom vacatures niet gevuld worden. Aan de ene kant zouden we bedrijven kunnen begeleiden in hoe ze junior front-end ontwikkelaars zelf op kunnen leiden en dit stimuleren, aan de andere kant kunnen we junior ontwikkelaars begeleiden in wat front-end ontwikkeling nou eigenlijk inhoudt. Sander stelt voor dit op het forum verder uit te zoeken. Roy denkt dat een workshop voor beginnende ontwikkelaars ook een goede manier is. Taak Roy: dit idee bij de workshops commissie neerleggen. Krijn stelt ook dat we ondertussen door de vacaturebank een aardige database met contactgegevens hebben. Wellicht dat wat rondbellen of -mailen met bedrijven ook veel inzicht kan geven in wat de problemen zijn, en hoe we die op kunen lossen.
Werkzoekende status
Kaj heeft gevraagd of zijn werkgever tijdelijk veranderd kan worden in “Zoekende”. Een tijdje terug heeft Krijn alle werkgevers op het ledenoverzicht een eigen pagina gegeven (met links vanaf /leden), zodat je op één pagina kunt zien welke leden bij een bepaald bedrijf werken. Deze combinatie zorgt er nu voor dat er een “Werkzoekende” pagina is, waar alleen Kaj op vermeld staat. Sander zit, vooral doordat het logo van Fronteers boven deze pagina staat, in over hoe dat overkomt. Na wat discussie over profielen en werkgeverspagina's besluiten we om, totdat we volwaardige ledenprofielen hebben, de links naar de werkgeverspagina's weg te halen. Zodra we profielen hebben, zullen ook de werkgevers op /leden verdwijnen en alleen op de detailpagina's vermeld worden. Taak Krijn: de links naar werkgevers weghalen.
Gebruik van de Fronteers naam door derden
In 2010 hebben we de merknaam “Fronteers” in Europa laten registreren. Tijdens dat traject kwamen we er ook achter dat in België iemand een bedrijf voert onder de naam “Fronteer”. Daar iets mee of tegen doen hebben we toen vooruit geschoven totdat de registratie was afgerond, maar dit is er vervolgens nooit meer van gekomen. Een aantal leden vindt nu echter dat we hier misschien wel iets mee moeten doen. Een deel van het bestuur vindt dat we onze Belgische leden moeten vragen om input, een deel vindt dat we dit zelf moeten bepalen. We besluiten eerst uit te zoeken wat we kunnen doen en daarna dit netjes op te lossen, door hem te benaderen. Taak Roy: advies vragen aan het merkenbureau.
Definitieve klap op de algemene voorwaarden
Roy vraagt zich af waarom we deze niet door een jurist hebben laten bekijken. Na wat discussie over de aansprakelijkheid nemen we ons voor een jurist de vraag voor te leggen of deze voorwaarden onze aansprakelijkheid juist vergroten. Doel is niet om perfecte (onleesbare) voorwaarden te krijgen, maar om zeker te zijn dat we ons hiermee niet in de voet schieten. Taak Roy: deze vraag voorleggen bij een jurist.
Paydro voor workshops
Workshop aanmeldingen verwerken en de facturatie daarvan is op dit moment aardig wat gedoe, dus we willen bekijken of we hier ook Paydro voor kunnen gebruiken. Matijs gaat uitzoeken wat de haken en ogen zijn, maar het lijkt sowieso makkelijker. Door dit onderwerp komt ook naar voren dat de communicatie rondom de combi-aanbieding (lidmaatschap + workshop) niet goed loopt. Taak Krijn: uitzoeken of dit wel goed gaat.
Financiën/jaarstukken
Sander wil graag een tussenstand van zaken van de penningmeester.
Inplannen/schedulen van @fronteers tweets
Bernard wil graag 's avonds vacaturebank tweets klaar kunnen zetten voor de volgende dag. We gaan uitzoeken of er een open source tool is dat we verenigingsbreed hiervoor kunnen gebruiken. Op korte termijn is Buffer handig. Taak Krijn: uitzoeken welke tools er zijn.
Belgisch congres
Johan Ronsse was benieuwd of er animo zou zijn voor een (kleinschalig) Fronteers congres in België. Hierop heeft hij veel enthousiaste reacties gehad en met een groepje komen ze op 15 mei samen om de plannen door te spreken. Het zou om een congres in de lente van 2015 gaan, vergelijkbaar met Responsive Day Out. Met name op financieel vlak (kaartverkoop, btw, etc.) gaan er vragen komen in hoeverre dit uit naam van de vereniging plaats zou vinden. We wachten voorlopig de plannen van 15 mei af en kunnen daarna een lijst opstellen, met voorwaarden waar ze aan moeten voldoen om het onder de Fronteers vlag te organiseren. Krijn en Vasilis monitoren dit.
Commissie Activiteiten
Meta heeft aangegeven dat ze best hard aan de commissie moet trekken om de leden actief te krijgen. Het is voor ons taak om nieuwe mensen te scouten die een goede toevoeging kunnen zijn voor de commissie. Arjan zegt dat hij misschien wel weer wat actiever wil worden in de commissie, maar de rest van het bestuur weerhoudt hem daarvan met het idee dat actief meelezen nuttiger is op de lange termijn. De vragen over goodies gaan opgepakt worden door Marketing. Sander vraagt zich af of Meta toegang heeft tot het netwerk met sprekers van eerdere bijeenkomsten. Taak Arjan: een lijst met contactgegevens en opmerkingen over eerdere sprekers opzetten. Taak Krijn: een aantal namen doorgeven aan Meta.
Commissie België
Sander heeft de mail over het Fronteers account op GitHub nog op zijn todo staan. Sander stelt voor dat ter voorbereiding op een eventueel congres in België, een aantal vrijwilligers alvast meedraaien met bijeenkomsten opzetten, om te polsen hoe de inzet is.
Commissie Marketing
Roy zegt dat er voornamelijk dingen gebeuren als hij er bovenop zit. Er zijn wel taken verdeeld, maar nieuwe initiatieven vereisen sturing van Roy (die interim-voorzitter is). De planning poker kaarten zijn hopelijk beschikbaar rondom de bijeenkomst in Rijswijk.
Commissie Onderwijs
Het is gelukt om een meeting te organiseren met de commissie, op 1 april. Sander wil vooral dat er na deze meeting een voorzitter opstaat die de boel gaat trekken.
Commissie Online Community
Krijn geeft aan niet meer de voorzitter van deze commissie te willen zijn, omdat hij het een wassen neus vindt. De meeste activiteit vindt op IRC plaats, ook met niet-leden van de commissie. Sander blijft het belangrijk vinden dat deze commissie bestaat en dat meer communicatie over wat er gebeurt wellicht meer actie van de andere leden tot gevolg heeft.
Commissie Webrichtlijnen
Janita heeft niets meer laten horen sinds de laatste blogpost. Taak Krijn: dit monitoren.
Commissie Workshops
Joël heeft aangegeven dat twee workshops per maand te veel van het goede is, ook qua tijd dat de organisatie kost. Verder gaat uitgezocht worden of de inschrijvingen via Paydro kunnen verlopen, zodat facturatie en betalingen geen tijd meer in beslag nemen. Het bestuur staat hier ook achter.
Commissie Congres
Sander vraagt of Vasilis de terugkoppeling op het voorstel voor studentenkaarten heeft doorgestuurd naar Jeroen. Vasilis gooit het dinsdag in de groep. Er is wat discussie over hoe omgegaan kan worden met de studentenkorting, maar Onderwijs gaat dit oppakken.
Het voorstel van Congres is om in totaal 100 early-bird kaarten te verkopen. Na veel discussie over de kaartverkoop, aantallen en verkoop in batches, stellen we voor dat we minimaal 100 early-bird kaarten voor leden willen, met een aantal suggesties voor hoe dit gedaan kan worden. De kaartprijs mag eventueel iets omhoog, en de winst van vorige jaren kan ook gebruikt worden als buffer. Sander gaat dit terugkoppelen naar de commissie.
De commissie gaat ook een voorstel doen voor aanpassingen aan de site. Tijdens de hackathon zijn een aantal zaken uitgezocht, maar hier is concreet nog niets mee gedaan.
Verder loopt de communicatie met de commissie erg goed. Vasilis vindt dat we soms iets te kritisch zijn, maar dit komt mede door wat er verkeerd ging in eerdere jaren, en doordat dit jaar geen enkel bestuurslid in de commissie zit.
Eventuele opmerkingen huidige takenlijst
Arjan wil graag een lijst gaan opleveren met geschatte financiële en praktische gevolgen, voor terugkerende zaken zoals de workshops, vergaderingen en opslag, die een eigen clubhuis met zich meebrengt.
Sander vraagt zich af of de meeting met ppk en Vasilis (over het vijfjarenplan en de visie voor de vereniging) wel zin heeft. Dit komt oorspronkelijk bij Tom vandaan. Vasilis vindt het nuttig om te doen, en wil het zelfs elk jaar terug laten komen. Taak Vasilis: afspraak maken.
Ledenadministratie
Op dit moment hebben we 491 leden, staan er nog 14 facturen open en hebben we 3 aanmeldingen die nog verwerkt moeten worden. Op de uitschrijvingen van wanbetalers zijn geen reacties geweest. Er zijn iets meer automatische uitschrijvingen dan vorig jaar, maar hier maken we ons niet druk om.
Roy en Vasilis zijn wel benieuwd naar de redenen achter uitschrijvingen, vooral bij de 'ik ben iets anders gaan doen'-varianten. Niemand wil het uitzoeken hiervan op zich nemen, dus deze taak gaat blanco op de takenlijst.
Post
De post is al een tijdje niet gecontroleerd. Taak Krijn: de postbussleutel lokaliseren en deze eens inzetten.
Rondvraag
Sander heeft een vraag over de masterclasses waar Vasilis over begon. Dit wordt een blogpost met een kortingscode, vergelijkbaar met de andere kortingsacties die we doen voor leden.