Word lid!

Notulen ALV 22 november 2012

Agenda

  1. Welkom en opening door de voorzitter
  2. Toelichting commissies
  3. Ingebrachte beleidsvoorstellen
  4. Besluiten eerdere ALV’s
  5. Begroting
  6. Kascommissieverkiezing
  7. Bestuursverkiezing
  8. Afscheid PPK
  9. Rondvraag
  10. Afsluiting

Welkom en opening door de voorzitter

Peter-Paul Koch (PPK) opent de ALV. Dit is de zesde Algemene Ledenvergadering van Fronteers. Hij vindt plaats op 22 november 2012 in de "Hoog Brabant" nabij het Centraal Station van Utrecht. Van de ruim 500 leden zijn er 29 op de ALV aanwezig.

Achter de bestuurstafel zitten:

Toelichting commissies

Commissie Onderwijs (Arjan Eising)

Niels Sijm is dit jaar definitief afgetreden als voorzitter van de commissie. De commissie leidt sindsdien een slapend bestaan. Gelukkig zijn er drie actieve docentenleden (uit België) en een nieuw bestuurslid (Vasilis) die de ambitie hebben de commissie uit het slop te trekken.

Tot de belangrijkste taken van de commissie behoorden:

Naar aanleiding van een vraag wordt verduidelijkt dat de onderwijscommissie zelf geen onderwijsactiviteiten ontplooit. De workshops die Fronteers organiseert vallen onder de commissie Workshops.

Online community (Krijn Hoetmer)

Er is naar inzicht van de commissie te weinig activiteit geweest op de mailing list en op het forum. Daarentegen is het IRC-kanaal van Fronteers een succes. Op IRC worden ook de tweets voorbereid van het goedlopende Twitteraccount @fronteers. In 2013 wil de commissie meer leden koppelen aan online activiteiten.

Congres (Hidde de Vries)

Op 5 en 6 oktober dit jaar heeft de commissie voor de 5e keer een Fronteers-congres neergezet. Hoogtepunten:

Isaac vraagt waarom PPK als enig commissielid niet bij de evaluatie aanwezig was. PPK antwoordt dat hij hier even geen energie meer voor had en vindt verder dat dit een interne commissieaangelegenheid is.

Marketing (Hidde de Vries)

De commissie had voor een groot deel dezelfde koers als vorig jaar: on demand goodies maken.

De nieuwe goodies dit jaar waren de schetsboekjes voor het congres. Naast goodies deed de commissie ook: Fronteers promoten bij andere Nederlandse congressen. Dit zijn er niet veel, maar we hebben nu een deal met Inspire Conf en zijn bezig met Kings of Code. Fronteers promoten bij Webdesigner Magazine (partner van het congres). Door inzet van de marketingcommissie is in het laatste nummer van Webdesigner Magazine een stuk gepubliceerd over Fronteers 2012. De commissie heeft kortom twee nieuwe doelgroepen geprobeerd te bereiken: beginners en developers onbekend met Fronteers (via Webdesigner Magazine) en 'front-end designers' (de doelgroep van Inspire). Vorig jaar werd op de ALV de vraag gesteld of de marketingcie meer kan doen dan alleen af en toe ad hoc iets regelen. Hidde is van mening dat de commissie dan meer een 'marketing en communicatie-commissie' zou worden. Een goede marketingstrategie (d.w.z. een strategie om mensen die ons niet kennen te bereiken) zou best nuttig kunnen zijn, maar de commissie heeft daar momenteel helaas geen mensen voor.

Workshops (Matijs Brinkhuis)

Vragen: Roy vraagt of de commissie de prijsstelling wil heroverwegen. Roy merkt dat zijn eigen cursussen de markt uitgeprijsd worden doordat hij soortgelijke workshops veel goedkoper via Fronteers geeft. Er ontstaat een levendige discussie over de vraag welke activiteiten binnen de vereniging wel of niet betaald moeten worden. Sander van Lambalgen rondt deze af door te vragen de discussie op het forum voort te zetten.

Glenn merkt op dat er een tekort aan gekwalificeerde front-enders is. PPK vindt deze opmerking te algemeen en vraagt om concrete plannen.

Edwin vraagt hoe de onderwerpen van de workshops bepaald worden? Zijn ze aanbod- of vraaggedreven? Krijn zegt dat het moeilijk is om de juiste mensen te vinden en vindt dat de commissie er nader naar moet kijken.

Sander Aarts vraagt of de cryptische namen van de workshops een oorzaak vormen van het slechte bereik buiten Fronteers. Matijs antwoordt dat juist om die reden aan elke cursus een beschrijvende tagline is toegevoegd.

Webrichtlijnen (Janita Top)

Activiteiten 2012:

Anne van Kesteren vraagt zich af wat de normcommissie vindt van de site van Robert-Jan Verkade over de webrichtlijnen. Jules Ernst merkt op dat grote partijen moeite hebben met de implementatie van de webrichtlijnen. Bij Fronteers zitten de specialisten, maar zij vinden elkaar niet. Krijn vraagt zich af hoe Fronteers technische ondersteuning kan bieden.

Er worden meer vragen gesteld dan beantwoord. De commissie moet samen met het bestuur een antwoord op deze vragen pogen te vinden.

Activiteitencommissie (Arjan Eising)

Deze nieuwe commissie is voortgekomen uit de lustrumcommissie. De lusutrumcommissie heeft dit jaar een hackaton en een bijeenkomst met internationale sprekers bij Lost Boys georganiseerd. De bijeenkomsten, die voorheen altijd door Arjan werden opgepakt, worden vanaf nu door de activiteitencommissie georganiseerd. Een van de taken die de commissie wil oppakken is het maken van audio- of video-opnemen van de Fronteersbijeenkomsten.

Oprichting commissie België (Arjan Eising)

Fronteers groeit in België. Bijeenkomsten in Vlaanderen zitten altijd in een mum van tijd vol. Het aantal Belgische leden blijft hier nog enigszins op achter. Daarom wil de oprichtingscommissie België onderzoeken of er behoefte is aan Fronteers België. 6 december 2012 is de oprichtingsvergadering. Vanuit het Nederlandse bestuur is Sander van Lambalgen hierbij aanwezig.

Isaac vraagt of het alleen om Vlaanderen gaat. Arjan antwoordt dat er ook in Brussel een bijeenkomst gehouden is, in het Engels. Edwin vraagt of er Duitse plannen zijn. PPK antwoordt dat dat leuk zo zijn (Fronteers heeft enkele Duitse leden), maar dat wij niets voor hen zullen organiseren. Wij moeten de infrastructuur kunnen leveren en willen beginnende organisaties ook financiële ondersteuning bieden. België is in feite een proeftuin waaruit een draaiboek moet voortkomen.

Samen met het bestuur en de vereniging wil Sander van Lambalgen de vraag beantwoorden waar Fronteers nu eigenlijk voor staat. Waar moeten buitenlandse verenigingen aan voldoen willen zij voor (financiële) steun van Fronteers Nederland in aanmerking komen?

Ingebrachte beleidsvoorstellen

Opheffen commissie Diplomering

De laatste twee jaar leidde de commissie Diplomering al een slapend bestaan. Vorig jaar wilde enkele leden dit initiatief nieuw leven inblazen. Hier kwam veel feedback op vanuit de leden van Fronteers, waaruit bleek dat er in de vereniging geen draagvlak en behoefte meer bestond voor diplomering. Het bestuur wil de commissie daarom opheffen. Aangezien de commissie Diplomering door de ALV van 2007 ingesteld is, moet hij ook door de ALV ontbonden worden.

Rein Groot merkt op dat er bij bedrijven juist wel behoefte is aan diplomering van front-enders. Isaac denkt dat die behoefte niet zozeer door een commissie Diplomering, maar eerder door goed onderwijs en de commissie Onderwijs bevredigd zou moeten worden.

Hetty de Vries vraagt zich af waarom de commissie niet gewoon een slapend bestaan kan blijven leiden. Sander van Lambalgen antwoordt hierop dat het bestuur niet meer achter deze commissie staat. Mocht deze zienswijze in de toekomst veranderen, dan kan de commissie altijd weer opnieuw ingesteld worden.

Het besluit om de commissie Diplomering op te heffen wordt door de ALV aangenomen.

De financiële reserve van Fronteers

In 2011 verzocht de ALV om met een visie te komen op de financiering van Fronteers. Sander van Lambalgen heeft namens het bestuur deze visie uitgewerkt. Een uitgebreide uitwerking van deze visie op fronteers.nl te lezen: De financiën en reserves van Fronteers. Het bestuur wil de volgende drie moties voorleggen aan de ALV:

  1. De vereniging bouwt een continuïteitsreserve op, waarvan we de grootte vaststellen op 50% van de gemiddelde cashflow over de vorige twee jaar.
  2. De vereniging bouwt, nadat de continuïteitsreserve de gewenste grootte heeft bereikt, ook een investeringsreserve op, waarvan we de uiteindelijke gewenste grootte vaststellen op 75% van de cashflow over het gemiddelde van de vorige twee jaar.
  3. Het bestuur van de vereniging zal geen acties ondernemen ten aanzien van het uitvoeren van activiteiten met als doel de hoogte van de cashflow (en dus van de reserves) te beïnvloeden.

Vragen

Anton Kouliavtsev vraagt zich af waar het percentage van 50% vandaan komt, waarom niet 30% of 60%? Sander antwoordt dat dit gebaseerd is op andere verengingen, maar geeft toe dat hij arbitrair is.

Isaac geeft complimenten voor de goede uitwerking. Hij vraagt zich af waarom de continuiteitsreserve groter is dan de investeringsreserve. Sander geeft aan dat ook deze percentages arbitrair zijn. Hij denkt dat 50% genoeg is om alle risico's af te dekken.

Isaac vraagt zich af hoe de controle op de reserve geregeld is. PPK geeft aan dat deze achteraf door de ALV gecontroleerd wordt. Sander voegt hieraan toe dat bij controversiële uitgaven een extra ALV in het leven geroepen kan worden (en bij minder controversiële uitgaven kan de vereniging altijd via fronteers.nl op de hoogte gesteld worden).

Wim van Iersel vraagt wat er gebeurt met de reserve bij opheffing van de vereniging. PPK antwoordt dat die verdeeld worden onder de mensen die op dat moment lid zijn.

Edwin Martin vraagt zich af wat er gebeurt als de reserves aangevuld zijn. Sander antwoordt dat dit naar verwachting pas rond 2020 het geval zal zijn en dat het aan het dan zittende bestuur is hoe hier mee om te gaan. Matijs voegt hieraan toe dat er vanuit de cijfers van Fronteers nog geen duidelijke trends af te leiden zijn omdat de vereniging nog betrekkelijk jong is. Dit maakt het lastiger om hier voorspellingen over te doen.

De ALV neemt alle drie moties aan.

Besluiten eerdere ALV's

Op de ALV van 2011 is verzocht de website en andere "content" die door de vereniging wordt geproduceerd, onder zo vrij-mogelijk licenties beschikbaar te maken, zodat de vereniging indien nodig geforked kan worden.

Het bestuur heeft het voorstel van de ALV volledig overgenomen. Alle inhoud op de website die door het bestuur van de vereniging is gepubliceerd (de meeste blogposts en inhoudelijke pagina's) zullen een CC0 licentie krijgen (effectief "public domain"). Overige inhoudelijke blogposts zijn grotendeels geïnventariseerd waarbij de schrijvers voor het merendeel toestemming geven voor CC BY-NC-SA. Dit moet nog in detail worden nagelopen; de default voor bestaande blogposts door derden zal (c) blijven. Schrijvers van alle toekomstige blogposts krijgen de optie voor CC0 danwel CC BY-NC-SA, maar geen (c). Congresvideo's zijn al CC BY-NC-SA (met toestemming van de sprekers), en dit zal ook gelden voor de transcripts. Vacatures blijven (c) van het bedrijf dat ze plaatst.

De website wordt momenteel aangepast om deze licentie-informatie per pagina eenduidig beschikbaar te maken.

Vasilis vraagt zich af of we ook een derde variant, "by attribution", op kunnen nemen? PPK geeft aan dat we de details altijd nog aan kunnen passen mocht dat wenselijk zijn.

Edwin geeft aan dat een auteur altijd zijn copyright behoudt. Sander zegt dat dit inderdaad waar is, maar dat hij een licentie voor zijn werk afgeeft.

Vastleggen beeldmerk Fronteers

Op de vorige ALV is de vraag opgeworpen of wij het logo van Fronteers officieel willen vastleggen. Het logo is in 2007 speciaal voor ons ontworpen door Eden Design en het copyright ligt tot op heden bij hen. Eden heeft op ons verzoek aangegeven het logo aan ons over te willen dragen voor een tegenprestatie in de trant van gratis vacatures of congreskaartjes. Dit wil het bestuur sowieso oppakken.

Verder biedt het bestuur de ALV ter overweging aan het logo officieel te laten vastleggen bij een merkenbureau. Dit hebben we vorig jaar ook met onze naam gedaan. De kosten voor Europese registratie zijn ongeveer 2.000 euro, waarmee het logo voor 10 jaar wordt vastgelegd.

Het voorstel blijkt enkele vragen op te roepen, zoals in welke mate wij het gebruik van het logo door derden willen afdwingen. PPK benadrukt dat dit een voorzorgsmaatregel is dat we (vooralsnog) niet actief regels over het gebruik willen opstellen. De ALV raadt aan verder uit te zoeken wat de opties en mogelijkheden zijn.

Het voorstel om ons logo officieel te registreren wordt met 1 tegenstem en enkele onthoudingen aangenomen.

Evaluatie vacaturebank

Ron heeft de praktische invulling van Krijn overgenomen en doet dit prima. Een probleem is echter dat er de afgelopen twee jaar in het geheel niet gefactureerd is. Krijn en Matijs hebben aan de vooravond van de ALV alles op een rijtje gezet en inmiddels staan 120 facturen met een totaalbedrag van 22.500 euro klaar.

Vanuit de leden is er forse kritiek op de lakse houding van het bestuur. Krijn belooft beterschap. Roy vindt dat we niet te laks moeten zijn met niet-betalende bedrijven en niet moeten schuwen een incassobureau in te schakelen.

Op de vraag van Anne wat er met oude vacatures gebeurt antwoordt Krijn dat deze altijd online blijven staan, omdat ze relevant zijn voor onze doelgroep.

Evaluatie korting op buitenlandse congressen

Vorig jaar heeft de ALV ingestemd met het voorstel om korting te regelen op buitenlandse congressen, onder de voorwaarde dat achteraf niet zou blijken dat slechts enkele leden hier profijt van hebben. Over het algemeen is de korting een succes. Fronteers bedingt 10% korting bij de organisator en betaalt uit eigen zak 20% van het toegangsbewijs, zodat het Fronteerslid uiteindelijk 30% korting krijgt.

Deze korting is bedongen voor vier buitenlandse congressen (Warschau, Oslo, Bologna en Verona). 20 leden hebben er gebruik van gemaakt. Opvallend is dat geen enkel congres de kosten bij Fronteers in rekening heeft gebracht. Sander Aarts benadrukt dat we ons niet rijk moeten rekenen en vindt dat Fronteers zelf actief achter de betaling aan moet gaan.

Tevens heeft Fronteers korting bedongen voor enkele Nederlandse congressen (zonder de regeling dat Fronteers een deel van het kaartje betaalt). Hier is door zo'n 30 leden gebruik van gemaakt. Aan al te commerciële congressen (Kings of Code bijvoorbeeld is een randgeval) willen wij niet onze naam lenen. Sommige leden vinden echter dat wij minder principieel moeten zijn wanneer het voordeel voor de leden evident is. Bij korting buitenlandse congressen wordt geopperd de 30% regeling alleen toe te passen als de kaartprijs (op basis van 2 dagen?) onder een grens van ~500 euro ligt (om daarmee een objectieve grens te hebben voor "commercieel").

Het bestuur krijgt van de ALV het mandaat om nog 1 jaar te experimenteren en komt er over een jaar op de ALV op terug. Hiervoor moet een stelpost van 5.000 euro op de begroting opgenomen worden.

Strikter uitschrijven niet-betalende leden

Sinds dit jaar is de procedure voor leden die hun lidmaatschapsfactuur niet betalen als volgt:

  1. Na drie weken wordt een herinnering verstuurd.
  2. Na zes weken wordt het lid automatisch uitgeschreven.
  3. Als er dan pas een reactie komt, reageert de ledenadministratie niet direct en wordt er meer inspanning van het potentiële lid verwacht.

Ongeveer 2 op de 3 opzeggingen vindt plaats via automatische uitschrijving.

Sander Aarts vraagt hoe het zit met het idee van de vorige ALV om een niet-betalend lid administratiekosten in rekening te brengen als hij uiteindelijk toch lid wil worden. Krijn vindt dit niet nodig, omdat het om een marginale groep gaat.

Automatische incasso

Het bestuur heeft onderzocht of het zinvol is om automatische incasso in te zetten bij het innen van de jaarlijkse contributie en is tot de conclusie gekomen dat dit niet de moeite waard is. Pas wanneer bijna alle leden mee zouden doen is er een tijdsvoordeel voor de penningmeester.

Voor de leden zou het betalen vergemakkelijkt kunnen worden door een link naar iDEAL of een dienst als Moneybird op te nemen op de factuur. Hier moeten we nog naar kijken.

Hoogte contributie

Tom vraagt of de ALV de hoogte van de contributie (60 euro per jaar) nog OK vindt. De meeste leden hebben geen moeite met de hoogte van het bedrag. Ten eerste is de reserveringsruimte nog niet bereikt en ten tweede staat het ruim in verhouding tot de voordelen die het lidmaatschap biedt.

Begroting 2012

Matijs licht als nieuwe penningmeester de begroting toe. Hij benadrukt dat de begroting door elk lid op is te vragen.

Anne zou graag twee begrotingen willen zien omdat het congres zo'n groot deel van de begroting uitmaakt dat andere posten automatisch wegvallen. Matijs wil het bij 1 begroting houden, omdat de vereniging verantwoordelijk is voor de hele begroting. Isaac vraagt of er voortaan ook een financieel verslag van het congres gegeven kan worden, juist omdat het 80% van de verenigingsbegroting uitmaakt.

Begroting 2013

De gedetailleerde begroting die op de ALV is getoond is op te vragen bij het bestuur van Fronteers. Wat opvalt is dat de begroting voor het congres lager uitvalt dan in 2012. Dat komt doordat we ernaar streven het congres volgend jaar zo'n 25 euro goedkoper te maken.

Diverse leden merken op dat de begroting ruim voor de ALV beschikbaar had moeten zijn. Dat geldt eigenlijk voor alle stukken. Het bestuur dacht deze soortgelijke kritiek van 2011 ter harte genomen te hebben door van tevoren een gedetailleerde agenda bekend te maken en de ingebrachte beleidsvoorstellen te publiceren op fronteers.nl. Het bestuur zal volgend jaar nog meer aandacht besteden aan de voorbereiding van de ALV.

Kascommissie

De kascommissie (Isaac en Wim) geeft aan dat de boekhouding goed op orde was. Het was hen opgevallen dat de facturen van de vacaturebank ontbraken. Dat mysterie is inmiddels opgehelderd. Zij geven akkoord over de boekhouding van 2011.

Edwin Martin en Isaac Andela bieden zich aan om de kascommissie voor 2012 te vormen.

Bestuursverkiezing

Arjan Eising en Matijs Brinkhuis treden na drie jaar verplicht af als bestuurslid, en Peter-Paul Koch treedt tussentijds af. Peter-Paul houdt het voor gezien. Arjan en Matijs zijn herkiesbaar. Tevens hebben zich twee nieuwe kandidaatbestuursleden aangemeld: Roy Tomeij en Vasilis van Gemert. Om in het bestuur verkozen te worden moet meer dan 50% van de stemmen behaald worden. Vandaag betekent dat dat de kandidaat 15 stemmen moet zien te halen.

Alle vier kandidaten hebben zich op fronteers.nl al uitgebreid voorgesteld aan de leden. Op de ALV lichten zij ook mondeling hun kandidatuur toe. Iedereen wordt in het bestuur verkozen met het volgende aantal stemmen:

Afscheid Peter-Paul Koch

Tom staat stil bij het vertrek van PPK uit het bestuur. Als initiatiefnemer tot Fronteers is PPK verantwoordelijk voor het opzetten van zowel de vereniging als het succesvolle jaarlijkse congres. PPK heeft vaker aangegeven dat zijn hart niet ligt bij bestuurlijke taken en vindt de tijd nu rijp om zich aan andere zaken te wijden.

Als dank voor zijn inzet geeft het bestuur aan PPK het erelidmaatschap van Fronteers kado, aangevuld met een goede fles wijn.

Rondvraag

Opmerkingen / tips voor volgend jaar:

Afsluiting

Als vervanger van PPK bedankt Tom Greuter de leden voor hun opkomst (de hoogste sinds het oprichtingscongres) en sluit de vergadering.