Notulen bestuursvergadering 23 oktober 2012

Notulen bestuursvergadering Fronteers, 23 oktober 2012 gehouden in de Eetkamer van Restaurant 1e klas in Amsterdam. Aanwezig: Arjan Eising, Krijn Hoetmer, Matijs Brinkhuis (via Skype), Peter-Paul Koch (PPK), Roy Tomeij (kandidaat bestuurslid), Sander van Lambalgen, Tom Greuter en Vasilis van Gemert (kandidaat bestuurslid).

Notulen vorige bestuursvergadering.

Ingebrachte onderwerpen

Bestuursverkiezing

Op de aankomende ALV van november zal PPK aftreden als bestuurslid. Op onze oproep aan leden om zich kandidaat te stellen voor het bestuur hebben we twee reacties ontvangen: van Vasilis van Gemert en van Roy Tomeij. Het bestuur heeft hen uitgenodigd voor deze vergadering. Allereerst lichten de Vasilis en Roy hun kandidatuur toe.

Vasilis wil vanuit het bestuur de volgende twee punten onder de aandacht brengen:

Onderwijs: Vasilis ziet graag een betere aansluiting met de onderwijsinstellingen.
Fronteers Umfelt: Vasilis zou graag willen dat Fronteers zich meer op de ons omringende vakgebieden richt, zoals design en back-end development, om wederzijdse kennisoverdracht te stimuleren.

Vasilis denkt deze doelstellingen vanuit het bestuur beter te kunnen bereiken.

Roy sluit zich aan bij Vasilis' constateringen, met name bij de kruisbestuiving met andere vakgebieden. Verder vindt hij dat hij met zijn kandidatuur verantwoordelijkheid neemt voor zijn vroegere kritiek op het bestuur. Ook vindt hij dat er in het bestuur mensen met een andere achtergrond dan freelancer moeten zitten om beter aan te sluiten bij de achterban.

Sander merkt op dat het bestuur een meer ondersteunende, sturende en borgende rol wil hebben. De kandidaten sluiten zich hier direct bij aan.

Tijdens onze vorige vergadering kon het bestuur geen overeenstemming bereiken over de vraag of we het bestuur willen indikken naar 5 personen of dat we 6 personen acceptabel blijven vinden. Nu worden we met de vraag geconfronteerd of een bestuur van 7 mensen een bezwaar vormt. Het bestuur verwacht dat zonder stemadvies alle vier kandidaten (de aftredende en herkiesbare bestuursleden Arjan en Matijs) en Roy en Vasilis gekozen zullen worden.

Na enige discussie besluit het bestuur geen motie in te dienen op de ALV om het bestuur te beperken tot 5 of 6 personen. Mochten alle kandidaten gekozen worden dan willen we het komende jaar aankijken hoe dit praktisch uitpakt. Eventueel kunnen we de ALV van 2013 alsnog om een begrenzing van het aantal bestuursleden vragen.

Ook besluiten we de huidige stemprocedure, waarbij elke kandidaat die meer dan 50% van de stemmen haalt gekozen wordt, te handhaven.

Verder beraden Tom en Sander zich op de positie van voorzitter. Krijn heeft zich teruggetrokken.

Financieel voorstel

Sander heeft een voorstel geschreven over de aan te houden financiële reserve door de vereniging. De uitgebreide beschrijving van dit voorstel verschijnt binnenkort als blogpost op fronteers.nl. Kort samengevat destilleren we uit het voorstel drie moties die we op de ALV willen indienen:

Het bestuur wil een minimale continuïteitsreserve vaststellen van 50% van de gemiddelde cashflow over de vorige twee jaren.
Het bestuur stelt voor dat de gewenste grootte van de gecombineerde continuïteitsreserve + investeringsreserve vast te stellen op 125% van de gemiddelde cashflow over de vorige twee jaren.
Het bestuur zal geen acties ondernemen t.a.v. het uitvoeren van activiteiten met als doel om de hoogte van de cashflow (en dus van de reserve) te beïnvloeden.

Het bestuur kan zich vinden in dit voorstel van Sander en wil de drie moties indienen op de ALV.

Als er eenmaal genoeg reserve is opgebouwd is het de taak van het dan zittende bestuur om te bepalen waar het overige geld voor gebruikt kan worden. We zouden (ook nu al) meer ledeninitiatieven kunnen ondersteunen. Ook kunnen we de leden vragen met voorstellen te komen.
Sander schrijft hier een blogpost over.

PPK merkt op dat hij de winst van het congres wil aanhouden als reserve voor het congres voor volgend jaar, zodat de prijs van de kaartjes omlaag kan. Dit doen we al jaren zo en het bestuur is hiermee akkoord.

Voorbereiden ALV

België (Arjan/Sander)

Arjan meldt dat er belangstelling is om een commissie België in het leven roepen. We hebben maar 30 Vlaamse leden, maar bijeenkomsten met 80 man zijn in no-time vol. De commissie zou het ledenaantal in België omhoog moeten brengen, onderzoeken vanaf wel moment een zelfstandige organisatie in België levensvatbaar zou zijn, en of het oprichten van zo'n organisatie inderdaad gewenst is.
In de slipstream hiervan wil Sander de vraag beantwoorden wat Fronteers nu tot Fronteers maakt. Wat zijn de kernwaarden van Fronteers?

Financiën

Krijn/Matijs presenteren de cijfers. Denk aan de visuals!
Nieuwe begroting presenteren.

Overig

Alle cie's presenteren zelf op de ALV.

Commissies

Commissie Congres (voorzitter Peter Beverloo)

We constateren dat er te veel last-minute brandjes geblust moesten worden bij de organisatie van Fronteers 2012. Het bestuur heeft te weinig naar de stand van zaken geïnformeerd. Tegelijkertijd heeft de Congrescommissie te weinig van zich laten horen of om hulp gevraagd. Het komende jaar moet er meer afstemming plaatsvinden, zeker omdat er mogelijk geen bestuursleden in de congrescommissie zullen zitten.
Het bestuur is eveneens van mening dat niet meer te lang gewacht moet worden met het bekendmaken van de sprekers. Fronteers heeft de geheimhouding niet meer nodig.

Het bestuur wil van de Congrescommissie graag voor 15 november het volgende vernemen:

Evaluatie congres 2012
Wie nemen er plaats in de nieuwe congrescommissie?

Tevens wil het bestuur graag horen of het kan helpen bij de evaluatie of de samenstelling van de cie.

Hidde werkt aan een draaiboek voor het congres. Tevens wil hij zich inzetten om grotere sponsors aan te trekken.

PPK heeft al een datum in gedachten: 10 en 11 oktober 2013.

Begin december zou de nieuwe congrescommissie bij elkaar moeten komen, zodat in januari de eerste sprekers benaderd zijn.

Commissie Diplomering (in opheffing)

Voormalig commissievoorzitter Wilfred Nas wil op de ALV een motie indienen om de commissie Diplomering op te heffen. Wilfred heeft hierover een blogpost geschreven.

Commissie Online community (voorzitter Krijn Hoetmer)

Geen bijzonderheden.

Commissie Onderwijs (inactief)

Vasilis en Arjan overwegen de commissie nieuw leven in te blazen.

Commissie Marketing (voorzitter Hidde de Vries)

Geen bijzonderheden.

Commissie Webrichtlijnen (voorzitter Peter-Paul Koch)

PPK wil uit deze commissie stappen en vindt dat het nieuwe bestuur zich moet afvragen wat Fronteers hier mee wil. Krijn zal bij de normcommissieleden Koen Willems en Janita Top de vraag neerleggen of Fronteers ergens aan kan bijdragen. Het bestuur heeft meer info van de normcommissie nodig, zodat het er een visie over de normcommissie en de bijdrage van Fronteers kan ontwikkelen.

Commissie Workshops (voorzitter Matijs Brinkhuis)

Arjan en Hidde zijn nieuwe actieve leden in deze commissie. Zij zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de beamer. Begin volgend jaar komt er een cursus met Bert Bos.

De huidige cursussen lopen matig. Hidde overweegt flyers in te zetten ter promotie.

Het bestuur denkt dat het belangrijk is om de cursussen ook buiten onze eigen kring te promoten. Aanverwante organisaties zoals ISOC, Webdesign Magazine, Hack de Overheid zouden vroegtijdig (uitzoeken: hoe vroeg) van onze cursussen op de hoogte gesteld moeten worden. Het bestuur wil van de commissie een visie over het genereren van aandacht voor de cursussen overlegd krijgen.

Matijs wil de naam van 'cursus' wijzigen naar 'workshop', omdat dat beter de lading dekt. Om mogelijke naamsverwarring met de workshops voor het Fronteers Congres te voorkomen, stellen we voor de naam daarvan te veranderen in 'training'.

Activiteitencommissie

Arjan heeft de eenmalige lustrumcommissie over laten gaan in een continue activiteitencommissie. De precieze rol van deze commissie moet nog verder uitgewerkt worden. Arjan denkt aan het organiseren van een hackaton en een barcamp. Wat dit laatste betreft raadt m.n. Sander aan om aan te sluiten bij andere initiatieven.

Vaste agendapunten

Ledenadministratie (Krijn)

Momenteel heeft Fronteers bijna 500 leden.

Financiën (Matijs)

Matijs neemt dit van Krijn over en wil op zoek naar een andere boekhouder.

Vacaturebank (Krijn)

De vacaturebank loopt goed, op het factureren na. Krijn en Matijs gaan dit oppakken. We willen een incassobureau inschakelen bij onbetaalde facturen (nadat er een herinnering gestuurd is en tenminste een keer nagebeld is).

Bijeenkomsten (Arjan)

Er vinden veel bijeenkomsten plaats. We overwegen een videocamera aan te schaffen en de beelden van de bijeenkomsten online te zetten op het Vimeo-account van Fronteers. Hiermee kunnen we met een bijeenkomst meer leden bereiken. Bovendien kan het terugkijken van een eigen presentatie leerzaam zijn voor een beginnende spreker.

ALV (Tom)

Het aanmeldformulier moet zo spoedig mogelijk online gezet worden.

Nieuwsbrief (Sander)

Voor de ALV wil Sander nog een nieuwsbrief versturen.

De post (Sander)

Berichten voor België moeten direct geforward worden aan Mathias met een CC aan het bestuur.

Wat verder ter tafel komt

PPK vraagt of we een aparte bankrekening kunnen aanvragen voor de organisatie van het congres. De rest van het bestuur vindt dit niet nodig.

De volgende bestuursvergadering is op woensdag 12 december om 18.30 in de Eetkamer van Restaurant 1e Klas.
Voor de ALV van 22 november komt het bestuur om 17.30 uur bij elkaar om samen te eten en de laatste dingen door te spreken.