Notulen bestuursvergadering 2 juli 2018

Bestuursvergadering 2 juli 2018

Aanwezig: Anneke, Edwin, Sander & lid van de vereniging (gedurende het eerste uur)
Lokatie: Utrecht, Cafe/restaurant Ruig

ALV

Een lid heeft een interessante motie aan het bestuur gepitched. Dit idee zal worden voorgelegd aan de leden van de vereniging tijdens de Algemene Ledenvergadering van 2018. Hier zal meer over worden gedeeld in de aanloop naar de ALV.
Anneke en Sander willen de ALV graag eerder dan het afgelopen jaar. We willen de leden op tijd vragen om een datum vast te leggen met een 'Save the Date' bericht (via de marketingcommissie, dus in de nieuwsbrief, via Slack, en social media). We verwachten een datum in september aan te kondigen in de Save the Date. Als lokatie willen we graag opnieuw afspreken bij het La Vie Meeting Center in Utrecht (Sint Jacobsstraat 61). Sander zal de lokatie vastleggen.

Missie

• Anneke stelt een 'heisessie' voor van een dag met een groep van maximaal 10 personen die samen gaan nadenken over de missie en doelgroep van Fronteers. Het liefst enige tijd voor de ALV zodat de resultaten hieruit gedeeld kunnen worden met de leden. Sander zet vraagtekens bij de lengte (een dag is lang!). Een middag. Edwin stelt voor: twee uur aanloop/brainstorm, een uur iets leuks doen, en daarna een of twee uur napraten. We overwegen om een externe partij in te huren die ons kan begeleiden tijdens deze sessie.
• We hebben overlegd op welke manier of in welke vorm we kunnen komen tot het antwoord op de vraag "waarom is Fronteers".
• We willen onze 'why' weten. Anneke herinnerde Sander aan een sessie met Ready for Take Off (uitgevoerd voor de creatie van de huisstijl van het congres). De vorm daarvan spreekt Anneke en Sander aan. Wel realiseren we ons gezamenlijk dat die sessie meer gericht was op het bepalen van uitstraling en het vormgeven van een communicatiestrategie. Een sessie met RFTO is volgens ons beter geschikt als een vervolgsessie.
• Besloten is nu op zoek te gaan naar een externe persoon die een groep kan begeleiden in het vaststellen van het doel van Fronteers.

Marketing

• Anneke geeft aan dat de marketing van de vereniging gemakkelijker wordt als we de 'heisessie' hebben gedaan.
• Edwin zegt: als wij een bijeenkomst sponsoren, moeten mensen sowieso iets te weten komen over Fronteers, wie wij zijn en wat we doen. We kunnen folders/merchandise neerleggen. Anneke en Edwin gaan samen een tekst samenstellen voor een flyer.
• Anneke wil graag officieel Performance.Now() sponsoren zodat we (net als tijdens het komende Fronteerscongres) fysiek aanwezig en herkenbaar kunnen zijn als vereniging. PPK stelde eerder een bedrag voor voor sponsoring. Hiervoor krijgen we een tafel en twee vrijkaartjes voor het congres (zodat twee personen de Fronteersdesk kunnen bemensen). Hier gaan we mee akkoord. Met de marketingcommissie wordt overlegd wat leuke aankleding is.

De nieuwe website

Anneke heeft een plan geschreven om de bouw van de nieuwe website op te delen in losse delen met elk een duidelijk doel (zie hieronder). Anneke en Edwin gaan dit samen verder uitwerken en oppakken.

1. Lijst van gewenste features opstellen
2. Controle en vaststelling van de gewenste features/uitbesteding (De website-commissie inventariseert bij de andere commissies welke wensen er leven; spreekt bovenstaande lijst en eigen wensen door met het bestuur. Commissie presenteert de bevindingen aan het bestuur. Zijn er zaken die de website-commissie graag wil om de nieuwe site een succes te maken (bijvoorbeeld inhuur van een copywriter, bouw van een prototype of gebruikersonderzoek uitbesteden, een consult met een accessibility-deskundige) dan hoort het bestuur dat graag om te overleggen hoe dit gefaciliteerd kan worden.)
3. Overleg over design principes; welke uitstraling willen we dat de nieuwe site heeft? (Waar moet een design aan voldoen? De website-commissie stelt aan de hand van de resultaten van de verenigingsbrede 'heisessie' vast aan welke eisen een design voor de nieuwe website moet voldoen. Commissie stelt een briefing samen voor een uitvoerende partij. Het bestuur controleert deze ter afronding van deze fase.)
4. Design/uitvoering: Opdracht uitzetten bij een aantal onafhankelijke partijen en laten pitchen (De website-commissie zoekt een drietal partijen die geschikt worden geacht om de nieuwe website te bouwen en plant een middag om eventueel designs te laten pitchen. Hierbij is het (gedeeltelijke) bestuur aanwezig. Commissie geeft haar voorkeur aan, bestuur is verantwoordelijk voor het kostenplaatje.)
5. Begeleiding bij de uitvoer (De website-commissie begeleidt de uitvoerende partij bij vragen over de ontwikkeling van de website. Een van de bestuursleden is hier actief bij betrokken en rapporteert terug naar het bestuur, de vrijwilligers en marketingcommissie over de voortgang van de bouw.)

Wat verder ter tafel kwam

• Edwin stelt voor de pagina ‘lid worden’ te herschrijven. Er wordt geen gebruik gemaakt van korting voor boeken. Anneke en Edwin gaan samen de tekst van de pagina herschrijven.
• Edwin heeft korting geregeld voor Egghead.io en is bezig met onderhandelingen met Pluralsight. We gaan op de lidmaatschapsvoordelen-pagina zetten hoe je de korting kunt krijgen en dit uitrollen via alle channels.
• We hebben elkaar herinnerd aan de ophanden zijnde korting die leden kunnen krijgen voor Performance.Now(). Met de promotie van deze korting kunnen we ook binnenkort beginnen.
• Anneke stelt voor om bij wijze van experiment een bestellijst te maken voor A Book Apart boekjes die je dan kunt ophalen tijdens het congres?
• Zomerborrel: ja! 24 augustus. Anneke regelt lokatie voor eten en bowlen.
• Hans: broodfonds? Opnieuw inventariseren interesse? Bestuur zegt: go for it! Wij ondersteunen het wel. Onderzoek de animo.
• Charis vroeg: “gaan jullie het hebben over Eventstack en het betalen van vrijwilligers?” - Hier is kortgeleden discussie over geweest in de Fronteers Slack. Eventstack mag zelf bepalen of ze hun crew betalen of niet. Sander vindt het sympathiek dat Eventstack hun crew betaalt uit eigen inkomsten. We vinden het als bestuur wel vervelend dat na veel discussie over vrijwilligersvergoedingen dit niet eerst overlegd is.
• Wat betreft de vrijwilligersvergoeding: Edwin zegt: we kunnen onze vrijwilligers niet betalen in uren, maar we kunnen het jaarlijkse vrijwilligersbedankje wat groter maken. Sander: Vorige jaren hadden we een zeiluitje, afgelopen jaar hadden we een hoodie. Dit jaar krijgen mensen een workshop gratis, lidmaatschapskorting (50%) en etentjes met de vrijwilligers. We zijn gedrieën groot voorstander van het bij elkaar brengen van de vrijwilligers. Edwin noemt het idee van een escaperoom, de zeilboot. Het is onze intentie om zulke zaken vaker te organiseren voor vrijwilligers. In ieder geval in december opnieuw met de vrijwilligers uit eten.
• Anneke wil graag wat extra aandacht geven aan de vrijwilligers en attenter zijn op wat er in hun levens gebeurt. Ze heeft bijvoorbeeld een kleinigheidje voor Sander en zijn vrouw gekocht wegens hun verhuizing en wil dat ook doen voor andere vrijwilligers waar iets mee gebeurt. Anneke zelf gaat overigens trouwen op 7 november. Hint hint naar de rest van het bestuur ;)
• Sander heeft tussen nu en het vorige overleg gekeken naar overstappen van bank, maar het leek de moeite niet echt waard. Echter hebben we nu toch weer gedoe bij onze huidige bank, dus Sander gaat er toch nog een keer naar kijken.